Juillet 9, 2024
Re : § 58.1-1821 Application : Taxe sur les ventes au détail et la taxe d'utilisation
Chère ***** :
La présente répond à vos lettres soumises pour ***** (le "contribuable") dans lesquelles vous contestez le refus d'un remboursement de la taxe sur les ventes pour la période d'avril 2016 à septembre 2016 et d'un remboursement de la taxe sur l'utilisation pour la période d'avril 2016 à novembre 2016. Je vous prie de m'excuser pour le retard pris dans la réponse à votre demande.
FAITS
Le contribuable, un fabricant de dispositifs et d'équipements médicaux, a déposé une demande de remboursement pour la période imposable en question, affirmant qu'il avait accumulé et payé à tort la taxe sur les ventes et l'utilisation en raison d'erreurs comptables. Elle a joint à sa demande les rapports de synthèse fiscale utilisés pour produire les déclarations originales de taxe sur les ventes et l'utilisation. Le contribuable a également soumis des feuilles de calcul avec un grand livre des ventes et de la taxe d'utilisation et la balance de vérification correspondante, ainsi que des déclarations modifiées qui calculaient les montants des remboursements.
Le département a examiné la documentation fournie par le contribuable et a rejeté la demande au motif que des tableaux détaillés, et non sommaires, étaient nécessaires pour que la demande soit étayée. Le contribuable a introduit une demande de correction, en soutenant que la documentation qu'il a envoyée avec sa demande montre que la taxe sur les ventes et l'utilisation a été versée par erreur.
DÉTERMINATION
En vertu du Virginia Code § 58.1-633, tout commerçant tenu de remplir une déclaration de taxe sur les ventes au détail et l'utilisation et de payer ou de percevoir cette taxe doit tenir et conserver des registres appropriés des ventes, locations ou achats, selon le cas, soumis à la taxe sur les ventes au détail et l'utilisation. Le concessionnaire doit également tenir les autres livres de comptes nécessaires pour déterminer le montant de la taxe due et "toute autre information pertinente pouvant être exigée par le commissaire fiscal". Voir Virginia Code § 58.1-633 A.
Cette obligation d'archivage est expliquée plus en détail dans le titre 23 du code administratif de Virginie (VAC) 10-210-470, qui stipule que toute personne tenue de percevoir la taxe sur les ventes ou de verser la taxe sur l'utilisation, ou les deux, doit tenir et conserver pendant trois ans des registres adéquats et complets permettant de déterminer le montant de la taxe à payer. Ces registres doivent comprendre
a) Un registre quotidien de toutes les ventes au comptant et à crédit, y compris les ventes effectuées dans le cadre de tout type de financement ou de plan de paiement à tempérament ;
b) Un relevé du montant de toutes les marchandises achetées, y compris un connaissement, une facture, un bon de commande ou toute autre preuve justifiant chaque achat ;
c) Un registre de toutes les déductions et exonérations demandées dans les déclarations de taxe sur les ventes ou l'utilisation, y compris les certificats d'exonération et de revente, les biens retournés ou repris et les créances irrécouvrables ;
d) Un registre de tous les biens corporels utilisés ou consommés dans le cadre de l'activité de l'entreprise ;
e) Un inventaire exact et complet du stock disponible et de sa valeur, effectué au moins une fois par an.
Le département examine l'applicabilité de la taxe sur les ventes et l'utilisation sur la base de la documentation présentée pour chaque transaction. Cela est conforme à la politique établie de longue date selon laquelle la taxe sur les ventes au détail et l'utilisation est une taxe transactionnelle et que la détermination de l'imposition d'une transaction spécifique est basée sur les documents sous-jacents qui soutiennent la transaction. Ainsi, des documents doivent être fournis pour prouver que la taxe a été payée lors de chaque transaction avec un vendeur.
Le contribuable ayant indiqué qu'il n'avait pas d'établissement physique en Virginie, il a déposé ses déclarations modifiées en utilisant le formulaire ST-8(Virginia Out-Of-State Dealer's Sales and Use Tax Returns) au lieu du formulaire ST-9(Virginia Retail Sales and Use Tax Returns). En outre, le contribuable affirme qu'après avoir été racheté par ***** (la "société mère"), ses déclarations de taxes sur les ventes et l'utilisation ont été transférées à la division des services partagés de la société mère. La division des services partagés a utilisé les rapports récapitulatifs sur les taxes d'État pour préparer les déclarations originales de taxe sur les ventes et l'utilisation. Toutefois, après examen, il est apparu que les transactions de vente étaient parfois déclarées pour plusieurs périodes dans les rapports récapitulatifs.
Afin de déterminer le montant exact de l'impôt qui aurait dû être versé, le grand livre général du contribuable a été rapproché de sa balance de vérification. Ce rapprochement a révélé que les montants récapitulatifs figurant dans les déclarations initiales étaient supérieurs à l'impôt effectivement perçu et versé. Le contribuable a demandé un remboursement pour la différence entre l'impôt à payer indiqué dans la déclaration initiale et dans la déclaration modifiée.
Le vérificateur du département a examiné la documentation envoyée par le contribuable et a demandé des tableaux détaillés à l'appui des transactions de l'échantillon qui ont été examinées. Le contribuable a refusé et a demandé que les demandes de remboursement soient clôturées afin de pouvoir déposer une demande de correction. Les documents joints à la demande ont été transmis à l'auditeur pour examen. Selon l'auditeur, les documents étaient identiques à ceux joints aux demandes de remboursement initiales.
Le ministère a abordé la question de l'utilisation des informations contenues dans les grands livres dans un certain nombre de documents publics. D'une manière générale, le département a constaté que les soldes du grand livre peuvent différer du montant de la taxe à verser dans une déclaration de taxe sur les ventes et l'utilisation. Le département demande donc aux contribuables de fournir des documents détaillés à l'appui des soldes figurant dans le grand livre général.
Par exemple, dans le document public 96-199 (8/19/1996), le ministère a augmenté la responsabilité d'un concessionnaire sur la base de divergences constatées entre les ventes taxables comptabilisées dans les soldes du grand livre et les ventes taxables déclarées dans ses déclarations de taxe sur les ventes. Le concessionnaire a fait valoir que le montant calculé dans la déclaration comprenait une réduction pour le montant des ventes exonérées, mais il n'a pas fourni de pièces justificatives détaillées pour les ventes exonérées.
Dans l'affaire P.D. 05-169 (12/13/2005), un restaurant a fourni son grand livre comme preuve du montant de la taxe payée pour les achats de menus. La documentation détaillée fournie n'indiquait toutefois pas que la taxe avait été comptabilisée à l'adresse 4.5% imposée à l'époque. Le restaurant n'a donc pas pu prouver qu'il avait payé ou accumulé le montant approprié de la taxe.
Le P.D. 08-113 (6/26/2008) concernait un problème dans lequel un concessionnaire affirmait qu'un rapprochement avec sa régularisation mensuelle de la taxe à partir de son grand livre général indiquait qu'il avait surestimé le montant de la taxe d'utilisation versée avec ses déclarations. Là encore, le concessionnaire n'a pu fournir aucun document à l'appui de son affirmation.
Enfin, dans l'affaire P.D. 19-85 (8/12/2019), le ministère a décidé que le grand livre d'un concessionnaire était insuffisant pour vérifier si le montant correct de la taxe avait été versé sur les ventes réalisées au cours de la période d'audit. Étant donné que le grand livre général des régularisations était établi par entité, et non par État dans lequel il était enregistré pour les ventes au détail et la taxe d'utilisation, le grand livre du concessionnaire ne fournissait pas d'informations détaillées concernant les ventes en Virginia et la taxe sur les ventes en Virginia facturée, perçue et versée au ministère.
Conformément au Virginia Code § 58.1-205, toute évaluation de l'impôt par le ministère est correcte à première vue, ce qui signifie que la charge de la preuve incombe au contribuable qui doit démontrer que l'évaluation est erronée. Le contribuable n'a pas fourni les tableaux détaillés demandés par l'auditeur pour étayer son affirmation selon laquelle il a versé par erreur la taxe sur les ventes et l'utilisation. En conséquence, le refus des demandes de remboursement était approprié.
Les articles du Code of Virginia, les règlements et les documents publics cités sont disponibles en ligne à l'adresse www.tax.virginia.gov dans la section "Laws, Rules & Decisions" du site web du ministère. Si vous avez des questions concernant cette décision, vous pouvez contacter le bureau de la politique fiscale, des appels et des décisions (Office of Tax Policy, Appeals and Rulings) à l'adresse suivante : *****.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
James J. Alex
Commissaire à la fiscalité
Commonwealth de Virginie
AR/3248.B