Droits & Responsabilités

Les droits des demandeurs et les responsabilités des autorités fiscales de Virginie en vertu de la loi sur la liberté de l'information de Virginie (Freedom of Information Act)

La loi de Virginie sur la liberté de l'information (FOIA), située à l'2 article.2-3700 et seq. du code de Virginie, garantit aux citoyens du Commonwealth et aux représentants des médias l'accès aux documents publics détenus par les organismes publics, les fonctionnaires et les employés publics.

Un document public est un écrit ou un enregistrement - qu'il s'agisse d'un document papier, d'un fichier électronique, d'un enregistrement audio ou vidéo, ou de tout autre format - qui est préparé ou détenu par un organisme public ou ses fonctionnaires, employés ou agents dans le cadre d'une activité publique. Tous les documents publics sont présumés ouverts et ne peuvent être retenus que si une exemption statutaire spécifique s'applique.

Les déclarations de revenus et autres informations fiscales confidentielles ne sont pas des documents publics. Par conséquent, les demandes d'informations sur les contribuables au titre de la loi sur la liberté de l'information seront rejetées.

La politique de la FOIA stipule que l'objectif de la FOIA est de promouvoir une sensibilisation accrue de toutes les personnes aux activités gouvernementales. Dans le cadre de cette politique, la FOIA exige que la loi soit interprétée de manière libérale, en faveur de l'accès, et que toute exemption permettant de ne pas divulguer des documents publics soit interprétée de manière restrictive.

Vos droits en vertu de la loi sur la liberté de l'information (FOIA)

  • Vous avez le droit de demander à consulter ou à recevoir des copies de documents publics, ou les deux.
  • Vous avez le droit de demander que les frais liés aux documents demandés soient estimés à l'avance.
  • Si vous estimez que vos droits en matière de FOIA ont été violés, vous pouvez déposer une requête auprès d'un tribunal de district ou de circuit afin d'obtenir le respect de la FOIA.
  • Bien que les informations confidentielles relatives aux contribuables, y compris les déclarations de revenus, ne soient pas accessibles en vertu de la FOIA, un contribuable peut obtenir des copies de sa déclaration de revenus en remplissant un formulaire VA-1 et en l'envoyant au département des services à la clientèle de Virginia Tax. Des frais de $5 sont facturés pour chaque déclaration d'impôt demandée.

Demander des documents à Virginia Tax

  • Vous pouvez demander des documents à Virginia Tax par courrier américain, par télécopie, par courrier électronique, en personne ou par téléphone.
  • Votre demande doit identifier les documents que vous recherchez avec "une spécificité raisonnable." Il s'agit d'une norme de bon sens. Elle ne fait pas référence au volume ou au nombre de documents que vous demandez et ne les limite pas ; elle exige au contraire que vous soyez suffisamment précis pour que nous puissions identifier et localiser les documents que vous recherchez.
  • Votre demande doit porter sur des dossiers ou des documents existants. La FOIA vous donne le droit d'inspecter ou de copier des documents ; elle ne s'applique pas à une situation où vous posez des questions générales sur le travail de Virginia Tax, et n'exige pas non plus que Virginia Tax crée un document qui n'existe pas.
  • Vous pouvez choisir de recevoir des documents électroniques dans n'importe quel format utilisé par Virginia Tax dans le cours normal de ses activités.
    • Par exemple, si vous demandez des documents conservés dans une base de données Excel, vous pouvez choisir de recevoir ces documents par voie électronique, par courriel ou sur un disque informatique, ou de recevoir une copie imprimée de ces documents
  • Si nous avons des questions concernant votre demande, veuillez coopérer avec le personnel pour clarifier le type de documents que vous recherchez ou pour tenter de parvenir à un accord raisonnable sur la réponse à une demande importante. Le dépôt d'une demande de FOIA n'est pas une procédure contradictoire, mais il se peut que nous devions discuter de votre demande avec vous afin de nous assurer que nous comprenons bien les documents que vous recherchez.

Pour demander des documents à Virginia Tax, veuillez contacter :

Responsable de la divulgation
Département des impôts de Virginie
P.O. Boîte 2475
Richmond, Va. 23218
Bureau804 404:..4029 
Fax : 804.786.4204
Courriel :  foia@tax.virginia.gov

Vous pouvez également contacter le responsable FOIA pour toute question relative à la demande de documents auprès de Virginia Tax. En outre, le Conseil consultatif sur la liberté d'information est à votre disposition pour répondre à vos questions sur FOIA. Le Conseil peut être contacté par courrier électronique à l'adresse foiacouncil@leg.state.va.us, ou par téléphone 804 225à l'adresse..3056 866448ou...4100

Responsabilités de Virginia Tax pour répondre à votre demande

  • Virginia Tax doit répondre à votre demande dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception. "Le jour 1" est considéré comme le jour suivant la réception de votre demande. La période de cinq jours ne comprend pas les week-ends ni les jours fériés.
  • La raison de votre demande d'archives publiques auprès de Virginia Tax n'est pas pertinente, et vous n'avez pas besoin d'indiquer pourquoi vous voulez les archives avant que nous ne répondions à votre demande. La FOIA permet toutefois à Virginia Tax de vous demander de fournir votre nom et votre adresse légale.
  • La FOIA exige que Virginia Tax apporte l'une des réponses suivantes à votre demande dans le délai de cinq jours :
    1. Nous vous fournissons les documents que vous avez demandés dans leur intégralité.
    2. Nous ne divulguons pas tous les documents que vous avez demandés, car ils font tous l'objet d'une exemption statutaire spécifique. Si tous les documents sont retenus, nous devons vous envoyer une réponse par écrit. Cet écrit doit identifier le volume et le sujet des documents retenus, et indiquer la section spécifique du code de Virginie qui nous autorise à retenir les documents.
    3. Nous fournissons certains des documents que vous avez demandés, mais nous retenons d'autres documents. Nous ne pouvons pas retenir l'intégralité d'un dossier si seule une partie de celui-ci est soumise à une exemption. Dans ce cas, nous pouvons expurger la partie du dossier qui peut être retenue et devons vous fournir le reste du dossier. Nous devons vous fournir une réponse écrite indiquant la section spécifique du Code de Virginie qui permet de ne pas divulguer certaines parties des documents demandés.
    4. Nous vous informons par écrit que les documents demandés sont introuvables ou inexistants (nous ne possédons pas les documents que vous souhaitez). Toutefois, si nous savons qu'un autre organisme public détient les documents demandés, nous devons inclure les coordonnées de l'autre organisme public dans notre réponse.
    5. S'il est pratiquement impossible pour Virginia Tax de répondre à votre demande dans le délai de cinq jours, nous devons l'indiquer par écrit, en expliquant les conditions qui rendent la réponse impossible. Nous disposerons ainsi de sept jours ouvrables supplémentaires pour répondre à votre demande, soit un total de 12 jours ouvrables pour répondre à votre demande. 
  • Si vous demandez un très grand nombre de documents et que nous estimons ne pas pouvoir vous les fournir dans un délai de 12 jours ouvrables sans perturber nos autres responsabilités organisationnelles, nous pouvons demander au tribunal un délai supplémentaire pour répondre à votre demande. Toutefois, la FOIA exige que nous fassions un effort raisonnable pour parvenir à un accord avec vous concernant la production des documents avant de saisir le tribunal pour demander un délai supplémentaire.

Coûts

  • Il se peut que vous deviez payer pour les documents que vous demandez à Virginia Tax. FOIA nous permet de facturer les coûts réels de réponse aux demandes FOIA. Il s'agit notamment du temps passé par le personnel à rechercher les documents demandés, des frais de copie ou de tout autre coût directement lié à la fourniture des documents demandés. Il ne peut pas inclure les frais généraux.
  • Si nous estimons que la réponse à votre demande coûtera plus de200 $, nous pouvons vous demander de verser un acompte, ne dépassant pas le montant de l'estimation, avant de donner suite à votre demande. Les cinq jours dont nous disposons pour répondre à votre demande ne comprennent pas le temps écoulé entre le moment où nous vous demandons un dépôt et celui où nous le recevons.
  • Vous pouvez demander que nous estimions à l'avance les frais pour la fourniture des documents que vous avez demandés. Cela vous permettra de connaître à l'avance les coûts éventuels ou vous donnera la possibilité de modifier votre demande afin de réduire les coûts estimés.
  • Si vous nous devez de l'argent à la suite d'une précédente demande de FOIA qui est restée impayée pendant plus de 30 jours, Virginia Tax peut exiger le paiement de la facture en souffrance avant de répondre à votre nouvelle demande de FOIA.

Types d'enregistrements

Virginia Tax peut répondre à votre demande en vous dirigeant vers le site web où les documents suivants sont disponibles :

  • Code fiscal de Virginie (titre 58.1 et autres dispositions fiscales du code de Virginie)
  • Code administratif de Virginie (réglementation)
  • Résumés législatifs
  • Décisions du commissaire fiscal
  • Bulletins fiscaux
  • Avis du procureur général sur les questions fiscales
  • Formulaires
  • Charte des droits du contribuable de Virginie
  • Rapports annuels (1987 - en cours)
  • Études sur les ratios d'évaluation des ventes (1998 - actuel)
  • Rapports sur les ventes taxables en Virginie
  • Taux d'imposition locale (1999 - actuel)
  • Lignes directrices du programme Set-Off

Exemptions couramment utilisées

Le code de Virginie permet à tout organisme public de ne pas divulguer certains documents. Les services fiscaux de Virginie retiennent généralement les documents sous réserve des exemptions suivantes :

  • Dossiers du personnel (§ 2.2-3705.1 (1) du code de la Virginie)
  • Documents soumis au secret professionnel (§ 2.2-3705.1 (2)) ou le produit du travail d'un avocat (§ 2.2-3705.1 (3))
  • Informations confidentielles du fournisseur (§ 2.2-3705.1 (6))
  • Dossiers relatifs à la négociation et à l'attribution d'un contrat, avant l'attribution du contrat (§ 2.2-3705.1 ). (12))
  • Documents de travail et correspondance confidentiels du gouverneur (§ 2.2-3705.7 (2))
  • Déclarations fiscales fédérales et informations sur les déclarations (Internal Revenue Code § 6103 (a)) et Virginia Code § 58.1-3
  • Les déclarations d'impôt sur le revenu, d'impôt sur les sociétés et d'impôt sur les successions, les déclarations d'impôt sur les biens personnels et les dossiers confidentiels détenus en vertu de l'article 58.1-3(qui comprennent toute information relative aux transactions, aux biens, y compris les biens personnels, aux revenus ou aux activités d'une personne, d'une entreprise ou d'une société, ainsi que toute copie d'une déclaration fédérale ou des informations d'une déclaration fédérale que la loi de Virginie exige de joindre ou d'inclure dans la déclaration de Virginie) (article 2.2-3705.7 ). (1))

Le code de Virginie § 58.1-3 impose des sanctions sévères à toute personne qui divulgue des informations confidentielles sur les contribuables. Toutefois, aucune disposition de l'article 58.1-3 n'interdit la divulgation d'informations confidentielles sur le contribuable au contribuable concerné. En d'autres termes, vous pouvez demander et recevoir des copies de vos propres déclarations fiscales. Vous ne pouvez pas recevoir de copies des informations fiscales d'un autre contribuable, sauf si vous fournissez une procuration écrite qui vous a été accordée et qui a été signée par le contribuable. Le formulaire fiscal de Virginie PAR 101 est utilisé à cette fin.

En outre, conformément à la loi Va. Code § 58.1-3, Virginia Tax ne peut pas fournir d'informations fiscales agrégées, par catégorie, lorsque le nombre de contribuables au sein de la catégorie est suffisamment faible pour permettre l'identification des contribuables.

Politique relative à l'utilisation des exemptions

  • La politique générale de Virginia Tax est d'invoquer l'exemption des dossiers personnels dans les cas où elle s'applique afin de protéger la vie privée des employés et des fonctionnaires de Virginia Tax.
  • La politique générale de Virginia Tax est d'invoquer l'exemption relative aux négociations contractuelles chaque fois qu'elle s'applique afin de protéger la position et la stratégie de négociation de Virginia Tax.