Exigences en matière de dépôt

En tant qu'employeur tenu de déposer des déclarations de retenue à la source, vous devez vous inscrire à la retenue d'impôt, déposer des déclarations de retenue d'impôt sur le revenu et payer l'impôt sur le revenu à Virginia Tax.

Les employeurs doivent déposer des déclarations de retenue à la source, qu'il y ait ou non une retenue à la source à effectuer. Le Commonwealth considère les montants retenus comme un paiement en fiducie pour les obligations fiscales des employés.

Fréquences de dépôt

• Si votre obligation de retenue à la source est inférieure à100 $ par mois, vos déclarations de retenue à la source et vos paiements d'impôts doivent être effectués trimestriellement.
• Si votre obligation de retenue à la source est supérieure à100 mais inférieure à1,000, vos déclarations de retenue à la source et vos paiements d'impôts sont dus mensuellement. 
• Si votre obligation de retenue à la source est égale ou supérieure à1,000, vos déclarations de retenue à la source et vos paiements d'impôts doivent être effectués toutes les deux semaines. 

Vous trouverez ci-dessous les détails de chaque fréquence de dépôt.

Déclarants trimestriels

Si votre obligation fiscale moyenne est inférieure à 100 dollars par mois, un statut de déclaration trimestrielle vous sera attribué. Les déclarations et paiements trimestriels sont dus le dernier jour du mois suivant la clôture de chaque trimestre, comme indiqué ci-dessous. Déposez vos déclarations sur le formulaire VA-5 en utilisant eForms (Formulaire électronique trimestriel VA-5 ), votre compte de services en ligne ou Web Upload.

Les déclarants trimestriels doivent également remplir le formulaire VA-6, Employer's Annual Summary of Virginia Income Tax Withheld (Récapitulatif annuel de l'impôt sur le revenu de Virginie retenu par l'employeur). Le VA-6 doit être envoyé à Virginia Tax avant le mois de janvier 31 de l'année civile suivante, ou dans les 30 jours suivant le paiement final des salaires par votre entreprise. Lorsque vous déposez le formulaire VA-6, vous devez soumettre chaque formulaire fédéral W-2, W-2G, 1099, ou 1099-R qui indique l'impôt sur le revenu de Virginie retenu. Vous devez soumettre le formulaire VA-6 et tous les formulaires W-2 et 1099 par voie électronique.

Déclarants mensuels

Si votre obligation fiscale moyenne est supérieure à 100$, mais inférieure à 1,000 $ par mois, un statut de déclaration mensuel vous sera attribué. Vous devez déposer vos déclarations sur le formulaire VA-5 en utilisant nos services de dépôt en ligne gratuits : eForms, votre compte Services en ligne ou Web Upload. Le VA-5 est dû le 25de chaque mois (par exemple, la déclaration pour janvier est due le 25 février).

Les déclarants mensuels doivent également remplir le formulaire VA-6, Employer's Annual Summary of Virginia Income Tax Withheld. Le VA-6 doit être envoyé à Virginia Tax avant le mois de janvier 31 de l'année civile suivante, ou dans les 30 jours suivant le dernier paiement des salaires par votre entreprise. Lorsque vous déposez le formulaire VA-6, vous devez soumettre chaque formulaire fédéral W-2, W-2G, 1099, ou 1099-R qui indique l'impôt sur le revenu de Virginie retenu. Vous devez soumettre le formulaire VA-6 et tous les formulaires W-2 et 1099 par voie électronique.

Déclarants semi-hebdomadaires

Si votre dette fiscale moyenne est supérieure à1,000 par mois, vous aurez le statut de déclarant semi-hebdomadaire. Vos paiements seront dus dans un délai de 3 jours bancaires si le montant de l'impôt sur le revenu de Virginia retenu excède500 à toute date limite fédérale pour les retenues semi-hebdomadaires. Les dates limites fédérales sont généralement le mardi et le vendredi de chaque semaine. Vous devez soumettre vos paiements par voie électronique en utilisant le formulaire VA-15. Si votre responsabilité dépasse500 $ pour un jour de paie qui tombe un jour férié :

• Mercredi, jeudi ou vendredi, déposez votre VA-15 au plus tard le mercredi suivant. 
• Samedi, dimanche, lundi ou mardi, déposez votre VA-15 au plus tard le vendredi suivant.

Les déclarants semi-hebdomadaires doivent remplir le formulaire VA-16, Employer's Payments Quarterly Reconciliation and Return of Virginia Income Tax Withheld (conciliation trimestrielle des paiements de l'employeur et déclaration de l'impôt sur le revenu de Virginie retenu), pour chaque trimestre. Le formulaire VA-16 doit être déposé par voie électronique et doit être remis avant la fin du mois suivant la clôture du trimestre :

Certains employeurs peuvent demander une dérogation à l'obligation de déposer une déclaration toutes les deux semaines en Virginia. Pour demander cette dérogation, l'employeur ne doit pas avoir plus de 5 employés soumis à la retenue de l'impôt sur le revenu en Virginia. Pour plus d'informations, consultez les bulletins d'information fiscale 15-.3

Les déclarants semi-hebdomadaires doivent également remplir le formulaire VA-6, Employer's Annual Summary of Virginia Income Tax Withheld (Récapitulatif annuel de l'impôt sur le revenu de Virginie retenu par l'employeur). Le VA-6 doit être envoyé à Virginia Tax avant le mois de janvier 31 de l'année civile suivante, ou dans les 30 jours suivant le dernier paiement des salaires par votre entreprise. Lorsque vous déposez le formulaire VA-6, vous devez soumettre chaque formulaire fédéral W-2, W-2G, 1099, ou 1099-R qui indique l'impôt sur le revenu de Virginie retenu. Vous devez soumettre le formulaire VA-6 et tous les formulaires W-2 et 1099 par voie électronique.

Option de dépôt annuel pour les employeurs de ménages (taxe sur les nounous)

Les employeurs d'employés de service domestique peuvent choisir de déclarer et de payer l'impôt sur le revenu de Virginia retenu sur les salaires de leurs employés sur une base annuelle, au moment où ils soumettent les formulaires W-2 des employés pour l'année. Afin de pouvoir bénéficier de la déclaration annuelle, l'emploi doit consister exclusivement en un service domestique au domicile privé de l'employeur, tel que défini dans les règlements fédéraux sur l'impôt sur l'emploi. Les employeurs peuvent s'inscrire à cette option de déclaration en ligne, ou en utilisant le Formulaire R-1H. Consultez Employeur domestique (taxe sur les nounous) pour plus d'informations.

Récapitulatif annuel ou final de l'employeur concernant l'impôt sur le revenu retenu en Virginie

Tous les déclarants doivent déposer le formulaire VA-6, Résumé annuel de l'employeur de l'impôt sur le revenu de Virginia retenu, ou le formulaire VA-6H, Résumé annuel de l'employeur domestique de l'impôt sur le revenu de Virginia retenu. Les formulaires VA-6 et VA-6H doivent être soumis à Virginia Tax avant le 31janvier de l'année civile suivante, ou dans les 30 jours suivant le paiement final des salaires par votre entreprise. Vous pouvez déposer votre formulaire VA-6 ou VA-6H en utilisant eForms, Web Upload ou votre compte de services en ligne. 

Lorsque vous déposez le formulaire VA-6, vous devez soumettre chaque formulaire fédéral W-2, W-2G, 1099 ou 1099-R indiquant l'impôt sur le revenu de Virginia retenu. Vous devez soumettre ces formulaires par voie électronique en utilisant votre compte de services en ligne, eForms ou Web Upload.

W-2 et 1099 Directives de dépôt

Vous êtes tenu de déposer les déclarations W-2 et 1099 auprès de Virginia Tax lorsque ces déclarations font état de l'impôt sur le revenu retenu en Virginie.

• W-2s et 1099s sont à rendre en janvier. 31
• Les W-2s et 1099s doivent être soumis par voie électronique.

Important : Si vous n'envoyez pas vos informations sur les retenues à la source avant la date limite, le traitement d'un certain nombre de déclarations de revenus de vos employés et retraités risque d'être considérablement retardé, car nous devrons vérifier leur identité et les informations contenues dans leur déclaration.

Comment remplir les formulaires W-2et 1099?

• Téléchargement sur le Web - système basé sur des fichiers, plusieurs types de fichiers acceptés, fichiers souvent créés à l'aide d'un logiciel de paie
• Compte de services en ligne - déposez vos déclarations et effectuez des paiements en utilisant vos informations bancaires, planifiez des paiements jusqu'à la date limite et consultez l'historique de vos déclarations via un compte en ligne 
• eForms - formulaires électroniques à remplir, sans fichier ni inscription, idéal pour les entreprises (ou les ménages employeurs) ayant un petit nombre d'employés ou de bénéficiaires.
  • W-2 eForm
  • W-2C eForm
  • 1099-Formulaire électronique MISC
  • 1099-Formulaire électronique du CNE
  • 1099-R eFormulaire
  • VA6H/ W-2combiné (pour les employeurs domestiques avec 10 employés ou moins)

Remarque : Votre résumé annuel ou final de retenue à la source (formulaire VA-6 / formulaire VA-6H) est distinct des données W-2 et 1099. Vous êtes tenu de soumettre les deux avant le 31 janvier. Vous pouvez déposer votre VA-6 en utilisant votre méthode de déclaration habituelle (votre compte de services en ligne, Web Upload, votre Business Account, ou eForms). 

Chaque méthode nécessite une authentification comme décrit dans les guides ci-dessous :

• Compte Services en ligne (vidéo)
• Guide de téléversement Web W-2 et 1099  (pdf)
• Guide des eForms W-2 et1099  (pdf)

Si vous avez besoin d'aide avec Web Upload, envoyez-nous un e-mail à WebUpload@tax.virginia.gov. Si vous avez besoin d'aide avec eForms ou si vous avez des questions concernant vos obligations de déclaration, veuillez appeler le Service client. 

Options de dépôt

Tout déclarant de précompte mobilier est tenu d'effectuer toutes ses déclarations et tous ses paiements par voie électronique. Les employeurs peuvent satisfaire à ces exigences de déclaration et de paiement électroniques sans acheter de logiciel de déclaration d'impôts. Nous proposons plusieurs services en ligne gratuits :

• Votre compte de services en ligne vous permet de déposer des déclarations et d'effectuer des paiements en utilisant vos informations bancaires, de planifier des paiements jusqu'à la date limite, de consulter l'historique de vos déclarations, de mettre à jour les informations de votre entreprise et vos coordonnées, et de gérer d'autres activités de compte. 
• eForms vous permet de remplir et de payer vos déclarations d'impôts en utilisant les informations de votre compte bancaire. Il n'est pas nécessaire de s'inscrire séparément. eForms vous permet également de sauvegarder vos informations et de les réutiliser à chaque fois que vous déposez un dossier.
• Web Upload est un système basé sur des fichiers qui convient mieux si vous soumettez plus de quelques documents et paiements à la fois. Le système accepte les fichiers de données de l'impôt à la source tels que les feuilles de calcul ou les fichiers texte créés à l'aide d'un logiciel de paie.

Vous pouvez également payer en utilisant le crédit ACH (initier des paiements de votre compte bancaire au compte bancaire de Virginia Tax). Pour plus d'informations sur l'ouverture d'un crédit ACH et la mise en place d'une relation avec les institutions financières, consultez notre Guide des paiements électroniques.

Remarque : vous n'avez pas besoin de remplir les formulaires W2ou 1099avec nous s'il n'y a pas de retenue à la source en Virginia. 2 1099 Pour plus d'informations, consultez les directives W- et.

Si votre entreprise est tenue de déposer le formulaire 1099-K auprès de l'IRS, vous devrez également déposer une copie de chaque 1099-K concernant un contribuable de Virginie ou une personne physique ayant une adresse postale en Virginie auprès de Virginia Tax.

Si votre entreprise est une organisation de règlement par des tiers et qu'elle a payé600 ou plus à un bénéficiaire de Virginie ou à un bénéficiaire ayant une adresse postale en Virginie, vous devrez également déposer un formulaire 1099-K pour ce bénéficiaire auprès de l'administration fiscale de Virginie. Cela peut signifier que vous devrez déposer auprès de Virginia Tax des formulaires 1099-K que vous n'auriez pas à soumettre à l'IRS. Vous devez également envoyer une copie de ce formulaire au bénéficiaire pour le mois de février 28. 

Comment déposer un dossier

• Déposez le formulaire 1099-K à l'aide de Web Upload. 

Si vous n'êtes pas en mesure de déposer votre demande par voie électronique, ou si le dépôt de votre demande entraîne une charge excessive, vous pouvez demander une dérogation.  

Délais de dépôt

Le formulaire 1099-K doit être envoyé à Virginia Tax au plus tard :

• mars 31 si vous avez déposé des documents 1099-K auprès de l'IRS
• avril 30 si vous avez déposé votre 1099-Ks auprès de l'IRS par voie électronique
• Avril 30 si vous n'étiez pas tenu de déposer une déclaration auprès de l'IRS, mais que vous devez le faire auprès de nous. 

Si la date limite tombe un week-end ou un jour férié, vous avez jusqu'au jour ouvrable suivant pour déposer votre demande. 

Pour plus d'informations, veuillez consulter le Bulletin fiscal 2010-.

Retenue à la source pour les ménages (taxe sur les nounous)

Les employeurs de certains employés de maison ont la possibilité de déclarer et de payer l'impôt sur le revenu de Virginie retenu auprès de ces employés sur une base annuelle. Pour que l'employeur puisse en bénéficier, l'emploi doit consister exclusivement en un service domestique au domicile privé de l'employeur, tel que défini dans le règlement fédéral relatif à l'impôt sur l'emploi.

La disposition de déclaration annuelle est une option de déclaration pour les employeurs qualifiés. Cela n'établit pas de nouvelle exigence en matière de retenue à la source. Contrairement à la « nanny tax » fédérale, l'impôt sur le revenu retenu à la source pour les employeurs domestiques de Virginia est déclaré sur une déclaration distincte et n'est pas inclus dans la déclaration d'impôt sur le revenu personnel de l'employeur. Si vous choisissez de vous inscrire à cette option de déclaration annuelle, vous devrez déposer le formulaire VA-6H, le résumé annuel de l'impôt sur le revenu retenu à la source pour les employeurs domestiques de Virginia, avant le 31 janvier de chaque année pour déclarer et payer l'impôt sur le revenu de Virginia retenu à la source pour l'année civile précédente. Vous devez déposer le formulaire VA-6H en ligne, soit via votre compte de services en ligne, soit via eForms.  

Instructions de base pour les employeurs familiaux

Avant de commencer, assurez-vous que vous êtes tenu de retenir l'impôt sur le revenu de Virginie sur les salaires de vos employés de maison. Si le salaire n'est pas soumis à la retenue fédérale, il n'est pas soumis à la retenue de Virginie.

Les instructions complètes concernant la retenue de l'impôt sur le revenu de Virginia sur les salaires et autres paiements figurent dans les instructions de retenue de l'employeur de Virginia. Des informations sur les exigences fédérales correspondantes sont disponibles auprès de l'IRS, et des informations sur l'impôt sur le chômage, y compris une option de déclaration annuelle, sont fournies par la Commission de l'emploi de Virginia.

Enregistrement

Pour vous inscrire au compte de retenue à la source de l'employeur du ménage, remplissez le formulaire R-1 H ou inscrivez-vous en ligne. Si vous déclarez déjà un employé de maison sur un compte de retenue à la source trimestriel ou mensuel, veillez à fermer ce compte lorsque vous vous inscrivez sur le compte de votre nouvel employeur de maison, et demandez que tous les paiements effectués pour l'année en cours soient transférés sur le nouveau compte. Pour obtenir de l'aide, contactez-nous à l'adresse suivante 804 3678037:...

Une fois que vous vous êtes inscrit à un compte de retenue à la source de l'employeur du ménage, vous devez déposer un formulaire VA-6H pour chaque année où vous gardez le compte ouvert, même si vous n'avez pas d'impôt à déclarer. L'absence de déclaration peut entraîner des pénalités pouvant aller jusqu'à 30% de l'impôt dû.

Comment déposer et payer

Le formulaire VA-6H doit être déposé au plus tard le 31 de chaque année, accompagné d'une copie de chaque W-2 délivré à un employé de maison au cours de l'année civile précédente et du paiement de l'impôt dû. 

Pour déposer les informations W-2 et payer l'impôt dû, déposez le formulaire VA-6H via votre compte de services en ligne.

Si vous n'avez pas de compte, vous pouvez utiliser les formulaires électroniques : 

• eForm combiné VA-6H/ W-2 (pour les employeurs domestiques qui emploient jusqu'à 10 employés de maison - voir les instructions du eForm VA-6H/ W-2 pour plus d'informations)
• VA-6H eForm
• W-2 eForm

Pour calculer la retenue à la source, utilisez les tableaux de retenue à la source de l'employeur de Virginia.

Foire aux questions

Employeurs et salariés qualifiés

Qu'est-ce qu'un ménage employeur ? Que signifie avoir le statut d'employeur à domicile ?

Un employeur à domicile est un particulier qui emploie 1 ou plus de personnes dans le seul but d'assurer un service domestique à son domicile. En Virginie, "household employer status" signifie que vous remplissez cette condition et que vous vous êtes inscrit sur un compte de retenue à la source de l'employeur du ménage en Virginie. Cette inscription vous permet de déclarer votre impôt à la source sur une base annuelle, plutôt que de le déclarer trimestriellement ou mensuellement comme c'est le cas pour la plupart des autres employeurs.

Comment savoir si un employé peut être considéré comme un employé de maison ?

L'employé doit être considéré comme un employé de maison selon les définitions fédérales. Cette catégorie comprend les employés tels que les nounous, les baby-sitters, les femmes de ménage, les jardiniers, les personnes âgées, les prestataires de soins infirmiers à domicile et les autres personnes qui fournissent des services domestiques. Pour plus de détails, reportez-vous au règlement fédéral sur l'impôt sur l'emploi, disponible à l'adresse www.irs.gov.

Si j'ai un employé de maison et d'autres employés d'entreprise, puis-je inclure l'impôt pour tous ces employés dans ma déclaration annuelle de l'employeur de maison de Virginie ?

Non. Vous devez déclarer les informations relatives aux salariés non résidentiels sur un compte de retenue à la source distinct pour votre entreprise.

J'ai une petite entreprise que je dirige depuis mon domicile avec seulement 1 ou 2 employés. Puis-je m'inscrire pour obtenir le statut d'employeur à domicile ?

Non. L'option de déclaration annuelle de l'employeur à domicile n'est disponible que pour les employeurs dont les employés fournissent des services domestiques à domicile. Vous devez vous inscrire à un compte de précompte professionnel pour déclarer les impôts de vos employés.

Qui doit s'inscrire ?

La loi fédérale m'autorise à remplir chaque année le formulaire "nanny tax", et j'aimerais faire de même pour la Virginie. Dois-je m'inscrire au compte de retenue à la source d'un employeur à domicile ?

Tant que vous remplissez les conditions fédérales, vous pouvez vous inscrire en tant qu'employeur à domicile aux fins de l'État de Virginie. N'oubliez cependant pas que la déclaration et le paiement sont effectués sur une déclaration séparée, le formulaire VA-6H.

Je viens d'engager une nounou. Dois-je m'inscrire au compte du précompte professionnel de l'employeur familial ?

Pas nécessairement. Comme indiqué dans les instructions de base pour les employeurs familiaux, vous devez déterminer si vous êtes tenu de retenir l'impôt sur le revenu de Virginie sur les salaires de vos employés. Si une retenue à la source est requise, vous pouvez vous inscrire à un compte d'employeur à domicile, qui vous permet de déposer une déclaration annuelle, ou vous pouvez vous inscrire à un compte de retenue à la source d'employeur, qui vous obligera à déposer une déclaration trimestrielle.

J'ai un jardinier qui s'est toujours occupé lui-même de ses impôts, parce que les salaires sont trop bas pour qu'une retenue à la source soit nécessaire. Dois-je m'inscrire au compte d'un employeur à domicile ?

Non. Vous n'avez pas besoin de vous inscrire pour ouvrir un compte, sauf si vous êtes tenu de retenir l'impôt sur le revenu de Virginie sur les salaires de vos employés.

Je déclare déjà les impôts à la source pour mes employés de maison sur une base trimestrielle et je préfère tenir ma comptabilité de cette manière. Suis-je tenu de m'inscrire au compte d'un employeur à domicile ?

Non. Le statut d'employeur à domicile offre une option de dépôt annuel pour les employeurs admissibles. Vous pouvez continuer à déposer des déclarations trimestrielles sur votre compte existant.

Dépôt et paiement

Comment déclarer et payer l'impôt dû pour mes employés de maison ?

Vous pouvez déposer le formulaire VA-6H via votre compte Services en ligne pour déclarer l'impôt dû et effectuer votre paiement, ainsi que les copies des formulaires W-2pour vos employés. Vous pouvez également effectuer votre déclaration en utilisant eForms.

Quand le retour et le paiement doivent-ils être effectués ?

Le formulaire VA-6H doit être déposé en ligne avant le 31 de chaque année, accompagné du paiement de l'impôt dû et des copies de tous les W-2délivrés aux employés de votre foyer pour l'année précédente.

Puis-je déclarer et payer la taxe due avec ma déclaration d'impôt sur le revenu des personnes physiques ?

Non. Vous devez effectuer un dépôt séparé sur le formulaire VA-6-H avant le 31.

Je me suis inscrit pour un compte de précompte professionnel pour les ménages, mais je n'ai pas eu d'employés cette année. Dois-je encore remplir une déclaration ?

Oui. Vous devrez toujours déposer votre déclaration annuelle, le formulaire VA-6 H, avant le mois de janvier 31. Si vous ne prévoyez pas d'embaucher des employés de maison à l'avenir, vous devez demander la clôture de votre compte. Dans le cas contraire, vous devrez produire des déclarations annuelles tant que le compte restera ouvert.

Que dois-je faire si je cesse d'employer des salariés en cours d'année ?

Vous devrez toujours déposer votre déclaration annuelle, le formulaire VA-6 H, avant le 31 de l'année suivante, ainsi que des copies des formulaires W-2délivrés à vos employés. Si vous ne prévoyez pas d'embaucher des employés de maison à l'avenir, vous devez demander la clôture de votre compte. Dans le cas contraire, vous devrez produire des déclarations annuelles tant que le compte restera ouvert.

Que se passera-t-il si je dépose le formulaire VA-6H ou si je paie l'impôt dû après le mois de janvier 31?

Le dépôt tardif ou le paiement tardif de la taxe peut entraîner l'application de pénalités et d'intérêts. La pénalité minimale est de $10, et la pénalité maximale est de 30% de l'impôt dû. Les intérêts courent sur la taxe due jusqu'à ce qu'elle soit payée.

Les prestataires de services de paie peuvent-ils déposer les déclarations annuelles (formulaire VA-6H) pour les employeurs à domicile ?

Oui. Les prestataires de services doivent veiller à référencer le bon numéro de compte, en particulier le suffixe. Bien que de nombreux comptes portent le suffixe F001, ce n'est pas toujours le cas. Par exemple, si vous avez des comptes pour vos employés professionnels et domestiques, ou si vous êtes passé d'un compte trimestriel à un compte annuel, votre compte employeur domestique peut porter le suffixe F002, F003, etc. Il est important d'utiliser le suffixe correct pour s'assurer que les paiements sont appliqués correctement. Pour éviter les erreurs, vérifiez le nom et le numéro de compte de la déclaration à soumettre. Pour un traitement plus rapide, le fournisseur peut souhaiter utiliser notre service de téléchargement sur le web.