Exigence générale pour toutes les taxes

Vous devez conserver vos documents fiscaux pendant au moins trois ans à compter de la date d'échéance de la déclaration ou de la date à laquelle la déclaration a été déposée, la date la plus tardive étant retenue. Si l'Internal Revenue Service vous demande de conserver vos documents fédéraux pendant une période plus longue, vous devez conserver vos documents nationaux pendant la même période.

Conservez tous les registres et documents permettant de vérifier les informations figurant dans votre déclaration.

Code de Virginie § 58.1-102

Lignes directrices supplémentaires pour les registres de retenue d'impôt

Votre dossier de retenue à la source doit comprendre les éléments suivants

  • Les montants et les dates de paiement des salaires versés à chaque employé ;
  • Les montants et les dates de tous les impôts sur le revenu de Virginie retenus pour chaque employé ;
  • Le nom, l'adresse, le numéro de sécurité sociale et la période d'emploi de chaque salarié ;
  • Un certificat d'exemption(formulaire VA-4 ou formulaire VA-4 P) pour chaque employé ;
  • votre numéro de compte ainsi que les montants et les dates de tous les paiements d'impôts effectués au ministère des impôts ; et
  • Une liste des employés qui demandent à être exemptés de la retenue à la source, y compris les numéros de sécurité sociale.

Conservez tous les documents pendant au moins trois ans après la date d'échéance des déclarations ou la date de paiement de l'impôt, si celle-ci est postérieure.