Nous vérifions régulièrement les déclarations de revenus et les registres fiscaux des entreprises afin de nous assurer qu'ils sont conformes à la législation de Virginia. La sélection de votre déclaration ou de votre compte en vue d'un contrôle ne signifie pas que vous devrez payer des impôts supplémentaires. Les audits se concluent souvent par l'absence de responsabilité supplémentaire ou par un remboursement au contribuable. Nombre de nos examens ne nécessitent pas de visite à votre domicile ou à votre entreprise et peuvent être résolus par téléphone ou par lettre.

Vos droits et responsabilités en cas d'audit

La charte des droits du contribuable de Virginia accorde à chaque contribuable des droits spécifiques lors d'un contrôle. Si vous êtes sélectionné pour un audit, vous avez le droit de.. :

  • Être informé du processus d'audit, des procédures d'audit et des droits de recours.
  • Faire en sorte que l'audit soit effectué dans un lieu et à un moment raisonnables, et qu'il soit achevé en temps voulu.
  • Recevoir une explication de toute modification apportée au cours d'un audit.

Si vous recevez une lettre de demande d'audit ou un avis d'audit sur le terrain, il vous incombe de.. :

  • Répondez aux avis et fournissez les documents demandés dans les délais impartis. Utilisez le nom, l'adresse et le numéro de téléphone fournis pour tous les contacts au cours de l'audit.
  • Si vous avez besoin d'un délai supplémentaire pour répondre, informez-en l'auditeur avant la date d'échéance.

Audits sur le terrain

Un audit sur le terrain est un examen sur place des déclarations et des registres. Les contrôleurs fiscaux de Virginie, basés en Virginie et dans plusieurs endroits du pays, effectuent des contrôles sur le terrain.

 

Un auditeur vous informera par lettre s'il sélectionne votre déclaration ou votre compte pour un contrôle sur place. L'auditeur décrira les types de documents qui doivent être mis à disposition et expliquera la méthode et les procédures d'audit prévues.

Après avoir été notifié :

  • L'auditeur prendra rendez-vous avec le propriétaire ou le dirigeant de l'entreprise responsable de la conformité fiscale. Le vérificateur peut travailler avec toute personne désignée par le contribuable.
  • Ces rendez-vous d'audit indiqueront le jour, l'heure et le lieu du rendez-vous.
  • Les audits sont généralement effectués sur votre lieu de travail pendant les heures normales de travail. Dans tous les cas, nous travaillerons avec vous pour minimiser l'impact de l'audit sur votre emploi du temps ou vos activités commerciales.
  • Vous serez informé du type général de documents nécessaires pour commencer l'audit.
  • Vous recevrez un Virginia Notice of Field Audit Selection.

Avant l'audit, l'auditeur

  • S'assurer que vous disposez d'une copie de la Charte des droits du contribuable de Virginie et répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir concernant vos droits.
  • Discutez du fonctionnement de votre entreprise, demandez comment vos registres sont tenus et identifiez d'autres questions susceptibles d'influer sur l'audit.
  • Discutez de la procédure d'audit spécifique à utiliser.
  • Faites le tour de votre entreprise, si nécessaire.
  • Déterminez comment vos dossiers seront examinés.
  • Déterminez la méthode selon laquelle l'audit sera effectué. La méthode choisie par l'auditeur dépend d'un certain nombre de facteurs, tels que le type d'impôt, la précision et la disponibilité des registres, ainsi que la taille et la complexité de votre entreprise. Nous pouvons procéder à un audit détaillé, c'est-à-dire examiner l'ensemble de vos dossiers, ou nous pouvons examiner un échantillon ou une partie de vos dossiers.

Au cours de l'audit, l'auditeur

  • Déterminez la période d'audit. Les audits portent généralement sur une période de 3- ans, mais peuvent être étendus jusqu'à 6 ans si les déclarations ne sont pas déposées dans les délais impartis.
  • Examinez vos dossiers et les déclarations que vous avez déposées.
  • Le cas échéant, vous demander de renoncer volontairement à la prescription de la période d'audit. C'est généralement le cas lorsqu'un délai supplémentaire est nécessaire pour mener à bien l'audit. En outre, elle peut empêcher l'émission d'une évaluation sur des questions factuelles non résolues qui peuvent être résolues par le processus d'audit ou par un examen informel.
  • Expliquer la politique du département et son application à vos transactions commerciales.
  • vous laisser suffisamment de temps pour répondre à nos questions.

En concluant un audit, nous allons :

  • Discuter avec vous de nos conclusions ou vous envoyer une lettre expliquant les changements éventuels.
  • Expliquez les éventuelles pénalités à facturer.
  • Nous discuterons de vos futures responsabilités en matière de déclaration et répondrons à toutes les questions que vous vous posez au sujet de l'audit.
  • vous fournir une copie du rapport d'audit identifiant les points à corriger pour une conformité future, le cas échéant.
  • Expliquez vos droits de recours si vous n'êtes pas d'accord avec les résultats de l'audit.

Si notre audit de l'impôt sur le revenu soulève un problème qui affecte votre impôt fédéral sur le revenu, nous pouvons en informer l'IRS et nous n'établirons pas de facture tant que le problème n'aura pas été résolu au niveau fédéral. Si cette procédure est utilisée, le superviseur de l'audit en discutera avec vous.

Problèmes courants liés aux audits sur le terrain et comment les éviter

Question d'auditCe que vous devez faire
Documentation manquante
  • Examinez la liste des documents requis (par ex. factures, contrats, certificats d'exemption, etc.) que votre auditeur fournit au début de l'audit.
  • Confirmez avec votre auditeur la période faisant l'objet de l'audit - ou la période que ces documents doivent couvrir.
Modifications de la réglementation et de la législation fiscale
Calculs d'intérêts
  • Notez que l'accumulation d'intérêts pendant votre audit est obligatoire et se poursuivra jusqu'à ce qu'une cotisation soit établie.
  • N'oubliez pas que les intérêts sont calculés mensuellement sur la base du taux indiqué pour cette période d'audit. Les taux d'intérêt appliqués aux périodes d'audit plus anciennes seront plus élevés.
Confusion concernant les délais de prescription en matière d'audit
  • Examinez le Va. Code §.58 1-634 au début d'un audit pour vous familiariser avec les conditions qui peuvent justifier l'extension de la période d'audit. (En général, le délai de prescription est de 3-6 ans pour la plupart des types d'impôts. Toutefois, des périodes supplémentaires peuvent être ajoutées à la fin lorsqu'il y a un retard dans l'achèvement du travail sur le terrain ou dans la finalisation de l'audit).
Certificats d'exemption pour les organisations à but non lucratif
  • Lisez attentivement vos certificats d'exemption et n'oubliez pas que les organisations à but non lucratif ne sont pas exemptées de toute obligation en matière de taxe sur les ventes.
  • Notez que les propriétaires d'entreprises qui permettent à des organisations à but non lucratif d'acheter des biens et des services non autorisés à être exonérés de la taxe seront responsables du paiement de la taxe non perçue pour ces articles. 

 

Audits et examens documentaires

De nombreux examens de déclarations sont effectués par courrier. Généralement, un examinateur vous écrit pour vous demander des informations complémentaires sur des éléments de votre déclaration ou pour vous signaler des erreurs qui doivent être corrigées. Vous aurez la possibilité de répondre à un avis avant qu'une facture ne soit émise.

Programmes automatisés

Certaines agences gouvernementales nous fournissent des informations concernant les déclarations des contribuables. La source la plus importante de ces informations est l'IRS, mais des informations peuvent également être recueillies auprès d'autres agences fédérales, étatiques et locales. Les informations fournies par ces sources sont comparées aux déclarations de revenus de Virginie afin d'identifier les contribuables qui n'ont pas payé suffisamment d'impôts en Virginie ou qui n'ont pas rempli de déclaration. Toutes les informations reçues d'autres agences, ainsi que celles qui figurent déjà dans nos dossiers, restent strictement confidentielles.

Si nous constatons une anomalie dans votre déclaration de revenus, nous vous enverrons une lettre à l'adresse suivante :

  • Identifiez la nature du problème et expliquez les changements possibles dans votre responsabilité ;
  • Vous inviter à fournir des informations supplémentaires ou à expliquer pourquoi vous n'êtes pas d'accord avec ces changements ;
  • Vous donner une date limite de réponse ;
  • Vous donner le nom et le numéro de téléphone de l'employé de Virginia Tax chargé de votre dossier.

Si vous ne répondez pas à la lettre de demande de renseignements ou si vous n'êtes pas en mesure de démontrer que vous n'êtes pas redevable d'un impôt supplémentaire, nous vous facturerons l'impôt supplémentaire, ainsi que les pénalités et les intérêts applicables.

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