Cette page contient des questions fréquemment posées concernant les formulaires fiscaux et les déclarations de salaires pris en charge par le service Web Upload de Virginia Tax.

Pour consulter d'autres FAQ sur le téléchargement sur le web, veuillez visiter les pages FAQ générales sur le téléchargement sur le web et FAQ sur le téléchargement sur le web pour les CVE.

Configuration et bases des fichiers

L'entreprise doit-elle être enregistrée auprès de l'administration fiscale de Virginie avant de déposer sa demande par le biais de Web Upload ?

Oui, il doit d'abord être enregistré. Si vous ne le faites pas, cela entraînera des retards dans le traitement de votre déclaration/des informations relatives à votre paiement dans notre système comptable de Virginia Tax. L'enregistrement en ligne des entreprises est disponible via le système iReg.

Quand dois-je utiliser le format de champ "Quarter Date"?

Ce format de zone s'applique uniquement au formulaire VA-15 et au formulaire VA-16. Le formulaire VA-16 est la déclaration de conciliation trimestrielle pour les déclarants de retenue semi-hebdomadaire qui effectuent des paiements semi-hebdomadaires avec le formulaire VA-15. Seules les valeurs de date MM/JJ/AAAA pour le dernier jour de chaque trimestre (mars, juin, septembre et décembre) sont acceptées dans ce champ.

  • Exemple 1: Les paiements semi-hebdomadaires (formulaire VA-15) effectués pour le 3e trimestre de 2016 (juillet - septembre 2016) ont une date de fin de période de 09/30/.2016
  • Exemple 2: L'utilisation du formulaire VA-16 pour rapprocher les paiements effectués pour le 3e trimestre de 2016 aura une date de fin de période de 09/30/.2016

Si vous utilisez une feuille de calcul Excel, vous devrez peut-être reformater le champ de la date pour reconnaître un mois à 2chiffres, un jour à 2chiffres et une année à 4chiffres. Pour corriger une erreur dans le champ de la date, vous devrez peut-être effacer le champ, reformater la date, puis saisir la date de fin de trimestre applicable décrite ci-dessus.

Que signifient les deux chiffres du numéro de compte fiscal ?

Web Upload requiert le numéro de compte fiscal complet avec les déclarations de revenus. Chaque déclaration d'impôt sur les sociétés possède un numéro de compte fiscal en Virginie.

  • 2le code à deux chiffres correspondant au type d'impôt de cette déclaration (ex. 10 = taxe sur les ventes, 12 = taxe sur l'utilisation, 30 = retenue à la source, etc.
  • 9-FEIN à plusieurs chiffres, et 
  • la lettre "F" pour indiquer FEIN, et 
  • 3-Code à deux chiffres de l'emplacement de l'entreprise. 

Exemple = 10-123456789F-001 pour une déclaration de taxe sur les ventes

Pourquoi le paiement de ma déclaration d'impôts Web Upload n'a-t-il pas été débité de mon compte bancaire ?

Pour qu'un paiement soit débité de votre compte bancaire, le champ Montant du paiement doit figurer dans votre schéma de fichier et dans votre fichier réel. Web Upload n'utilise pas le champ Montant total dû pour initier un paiement.

Vérifiez que vos informations bancaires sont correctes. Le numéro d'acheminement et le numéro de compte doivent figurer dans le fichier ou être enregistrés dans la section Compte bancaire de votre profil Web Upload. Si vous utilisez la fonction de sauvegarde du compte bancaire, vous devez également cocher la case Compte bancaire sur la page de téléchargement des fichiers avant de télécharger votre fichier.

Qu'est-ce que l'identifiant du fournisseur et est-il obligatoire ?

L'identifiant du fournisseur est un champ facultatif situé dans la présentation des fichiers de téléchargement de Virginia Tax. L'identifiant du fournisseur est un code à 4chiffres utilisé pour identifier les enregistrements créés et/ou soumis par les fournisseurs de logiciels.

Si vous n'utilisez pas d'ID fournisseur parce que vous avez créé votre propre fichier, vous pouvez cliquer sur le bouton vert "X" à côté du champ pour le supprimer du format de fichier actif. Vous pouvez l'ajouter ultérieurement, si nécessaire.

Spécificités du type d'impôt

Où dois-je utiliser le code FIPS dans mes fichiers de taxe sur les ventes ?

Le champ Code FIPS ne s'applique qu'aux tableaux ST6B et ST9B. Ce code à 5chiffres est attribué par l'IRS pour identifier les comtés et les villes incorporées au niveau de l'État. Ce FIPS est formaté comme suit : 51XXX où 51 = Virginie et XXX = le code 3-digit de la localité.

Pourquoi des localités dans lesquelles je ne suis pas situé figurent-elles sur mon relevé de taxe sur les ventes dans le fichier ?

Si vous utilisez un logiciel de préparation des déclarations de revenus, il est possible que les paramètres que vous utilisez incluent inutilement des localités supplémentaires dans votre (vos) fichier(s). Vous devez les examiner pour vous assurer que seules vos localités sont mentionnées dans votre (vos) dossier(s). Seules les localités dans lesquelles vous êtes situé/enregistré doivent être déclarées sur le(s) tableau(x).

Contactez votre éditeur de logiciels de préparation des déclarations de revenus pour qu'il effectue les corrections nécessaires concernant les informations sur les localités qui ne devraient pas figurer dans votre dossier. 

Puis-je déposer les données VK-1 et 502 par le biais de Web Upload ?

Seules les données de l'annexe VK-1 peuvent être déposées par voie électronique via Web Upload. Virginia Tax propose un formulaire électronique 502 EZ pour les clients répondant à certains critères liés à 502.

W-2 et 1099 Données

Où puis-je trouver les informations relatives à la mise en page W-2 et/ou 1099?

L'onglet " Electronic W-2 and 1099 Filing Guidelines" de notre page "Withholding" contient toutes les informations nécessaires à la transmission de vos données W-2 et 1099. Vous pouvez également trouver les champs obligatoires et les détails sur le W-2 Layout (EFW2/SSA formatted), le Excel W-2 Layout, le 1099-R Layout et le 1099-MISC Layout.

Puis-je utiliser le même dossier W-2 que celui que j'ai soumis à l'administration de la sécurité sociale (SSA) ?

Oui - si le fichier est un fichier texte et contient au moins UN enregistrement indiquant la retenue pour la Virginie, c'est-à-dire un enregistrement RS avec le code 51 pour la Virginie. La présentation W-2 (EFW2/SSA formatted) acceptée par Web Upload contient des détails supplémentaires.

Puis-je utiliser le PDF que la SSA m'a fourni après que j'ai saisi mes données W-2 directement sur leur site web ?

Non. Ce format de fichier n'est pas pris en charge par Web Upload. Comme indiqué ci-dessus, les données W-2 doivent être présentées sous la forme d'un fichier texte ou d'une feuille de calcul Excel.

Puis-je utiliser le PDF de mes données 1099-R ou 1099-MISC ?

Non. Le PDF n'est pas un type de fichier pris en charge. Il doit s'agir d'un fichier texte pour les données 1099-R et pour 1099-MISC.

Puis-je saisir des salaires et des retenues non-virginiens dans le fichier Excel W-2?

Non. Seuls les salaires et retenues de Virginie doivent être saisis. Les données W-2 transmises à l'aide du format Excel W-2 sont censées concerner les salaires et les retenues de la Virginie.

Pourquoi ne puis-je pas modifier les présentations de fichiers W-2/1099 après les avoir créées ? 

Contrairement aux autres formulaires de Web Upload, la présentation des fichiers pour les formulaires W-2 et 1099 est définie et ne peut pas être modifiée, car des informations spécifiques DOIVENT être placées à des endroits spécifiques dans le fichier. Pour plus de détails, consultez la page Employer W-2 et 1099 Electronic Filing Guidelines.

Virginia Tax utilise le même formatage de fichier pour les fichiers texte à largeur fixe W-2 dans les directives EFW2 établies par la SSA. Pour les fichiers texte à largeur fixe 1099-R et 1099-MISC, Virginia Tax utilise le même formatage de fichier que les directives de la publication 1220 établies par l'IRS. Ces présentations ne sont que légèrement différentes en raison de la manière dont les champs W-2/1099 facultatifs sont regroupés dans les champs Web Upload "filler". Le format Excel du fichier W-2 est défini par Virginia Tax, car le fichier ne peut contenir que des données relatives aux salaires et aux retenues à la source de Virginie.

Disposez-vous d'une fonction comme celle de la SSA "Accuwage" pour mes W-2s ?

Oui, il existe une fonction similaire, mais elle ne vérifie pas l'exactitude des SSN. Le bouton "Upload" dans Web Upload vérifiera et validera que les éléments de données requis sont présents dans votre fichier avant que vous ne puissiez le soumettre à Virginia Tax. (Ceci s'applique à tous les retours, et pas seulement aux W-2). Les erreurs éventuelles s'affichent automatiquement et lorsque le fichier ne contient plus d'erreurs, les totaux de validation s'affichent pour que vous puissiez les comparer à vos enregistrements.

Puis-je déposer des formulaires 1099 autres que les formulaires 1099-R et 1099-MISC avec Web Upload ?

Actuellement, les formulaires 1099-R et 1099-MISC sont les seuls formulaires 1099 qui peuvent être déposés électroniquement avec Web Upload. Les autres formulaires de la série 1099 ne sont pas pris en charge.

Pourquoi est-ce que je reçois des messages d'erreur indiquant que mon fichier texte W-2/1099-R doit contenir au moins 1 enregistrement de salarié/payé ?

Le code de l'État de Virginie "51" est peut-être absent de vos fichiers texte. Web Upload exige qu'il y ait au moins un enregistrement avec le code d'état "51" pour indiquer les données de la Virginie.

  • Pour le fichier texte W-2 (EFW2), le code de l'État doit figurer dans les positions 3-4 de l'enregistrement ou des enregistrements "RS".
  • Pour le fichier texte 1099-R, le code de l'État doit figurer dans les positions 747-748 du ou des enregistrements "B".
  • Pour le fichier texte 1099-MISC, le code de l'État doit figurer dans les positions 747-748 du ou des enregistrements "B".
Dois-je encore déposer mon formulaire VA-6 après avoir déposé mes informations W-2 et/ou 1099?

Oui. Vous devez remplir le formulaire VA-6 pour chaque employeur figurant dans vos dossiers W-2 et 1099. Nous vous demandons de soumettre le(s)6 formulaire(s) VA en utilisant eForms, Online Services for Business ou Web Upload. 

Pourquoi est-ce que je reçois des messages d'erreur lorsque je télécharge mon fichier QuickBooks W-2?

Il est possible que vous téléchargiez le mauvais fichier via Web Upload. Ne téléchargez pas la feuille de calcul Excel de QuickBooks. Le fichier texte nommé "W2Rapport" est le nom du fichier que vous devez télécharger et soumettre. Consultez ce Job Aid pour plus de détails sur la façon de créer/localiser le bon fichier, ainsi que sur les informations de contact QuickBooks.