Cette page contient des FAQ pour tous les clients qui utilisent le système Web Upload.
Pour consulter d'autres FAQ sur le téléchargement sur le web, veuillez visiter les pages FAQ sur les taxes de téléchargement sur le web et FAQ sur le téléchargement sur le web de VEC.
Informations générales & Exigences
Pourquoi utiliser Web Upload ?
Web Upload est accessible à tous et constitue un excellent système pour soumettre les informations relatives aux déclarations et les paiements par voie électronique. Vous pouvez utiliser le système à la fois pour Virginia Tax et pour la Virginia Employment Commission. La fonction "clients multiples" est particulièrement avantageuse pour les professionnels de l'impôt et les sociétés de gestion des salaires qui déposent des déclarations pour le compte de plusieurs clients.
Le système est également une excellente option pour les propriétaires de petites entreprises qui préparent leur(s) déclaration(s) à l'aide d'un logiciel de préparation des déclarations fiscales ou qui utilisent des programmes tels qu'Excel pour les feuilles de calcul. Vous pouvez soumettre des informations pour plusieurs clients ou périodes dans un seul fichier. Web Upload offre également une validation instantanée des fichiers ainsi que la possibilité de programmer des fichiers à soumettre à une date ultérieure.
Dois-je utiliser Web Upload si j'ai déjà un compte Online Services for Business ?
Non. Le téléchargement sur le web est une occasion supplémentaire pour vous de bénéficier de la déclaration/du paiement par voie électronique. Il est particulièrement utile si vous avez plusieurs déclarations à produire/à payer en même temps ou des comptes qui impliquent des calendriers pour plusieurs sites. Toutefois, les services en ligne pour les entreprises ne peuvent pas être utilisés pour soumettre par voie électronique les déclarations de salaires et de revenus W2/1099. Pour soumettre ces données par voie électronique, vous devez utiliser Web Upload ou eForms.
Le système Web Upload est-il sécurisé ?
Oui, il est très sûr. Web Upload utilise les dernières technologies de sécurité Internet pour sécuriser les transactions. Il comporte plusieurs niveaux de sécurité, dont des processus et des procédures visant à empêcher les accès non autorisés, à valider les participants appropriés et à garantir l'intégrité du système. Remarquez le "s" dans la partie "https" de l'URL (adresse web) du système Web Upload. Il signifie "Secure Sockets Layer" et constitue une forme de cryptage destinée à protéger vos informations et celles de vos clients.
Quel type d'équipement et de logiciel est nécessaire pour utiliser Web Upload ?
Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un ordinateur équipé d'un navigateur standard et d'un accès à Internet. Il est recommandé d'utiliser une connexion Internet à haut débit, telle que DSL ou câble. Le navigateur doit être Internet Explorer version 6.0 ou supérieure, Firefox version 2.0 ou supérieure, ou Google Chrome.
Setup & Principes de base
Dois-je m'inscrire pour utiliser Web Upload ?
Oui. La première fois que vous utilisez Web Upload, vous devez suivre une procédure d'enregistrement simple ou "signup". Vous fournirez votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et d'autres informations de base. Après l'inscription, vous n'aurez besoin que de votre adresse e-mail et de votre mot de passe pour accéder à votre compte Web Upload.
Dois-je inscrire chaque entreprise à Web Upload ?
Non. Vous ne devez vous inscrire qu'une seule fois.
Vous pouvez utiliser ce compte Web Upload pour soumettre des fichiers pour plusieurs clients/entreprises, même si vous ne pouvez saisir que les informations d'une seule entreprise au cours de la procédure d'inscription. Les informations que vous fournissez dans votre dossier sont celles que l'agence concernée utilise pour votre déclaration et les informations relatives à la déclaration et au paiement. Lorsque vous terminez la procédure d'inscription, indiquez les coordonnées d'une personne à contacter en cas de problème avec le fichier.
Pourquoi n'ai-je pas reçu l'e-mail de confirmation après mon inscription ?
Il est possible que vos filtres de messagerie bloquent l'e-mail de confirmation. Vérifiez votre filtre anti-spam et ajoutez webupload@tax.virginia.gov et webuploadVEC@vec.virginia.gov à votre liste d'adresses électroniques sûres. Vérifiez également que votre adresse électronique a été correctement saisie lors de la procédure d'inscription. Si vous avez utilisé une adresse électronique erronée, inscrivez-vous à nouveau en utilisant l'adresse correcte.
Par où dois-je commencer après m'être connecté à Web Upload ?
La procédure de téléchargement sur le web consiste à s'inscrire, à s'installer et à soumettre. Visitez d'abord la page "File Layouts" pour commencer le processus de configuration et de classement. Cette page vous permet également d'enregistrer un échantillon de certaines mises en page de fichiers de téléchargement sur le web, ce qui vous sera utile si vous devez créer un fichier vous-même. Des détails supplémentaires sont fournis dans cette page de FAQ ainsi que dans le Guide de téléchargement sur le web. L'examen de ces documents vous aidera à déposer correctement votre demande auprès de Web Upload.
Qu'est-ce que cela signifie que Web Upload est "file-driven"?
Au lieu d'envoyer des déclarations sur papier ou de saisir chaque déclaration séparément, vous stockez toutes les informations relatives aux déclarations et aux paiements dans un seul fichier. Un seul fichier peut contenir des informations pour une ou plusieurs déclarations (du même type). Vous êtes considéré comme ayant déposé cette déclaration (ou cette déclaration avec paiement) lorsque vous soumettez votre fichier par le biais de Web Upload. Aucune autre action n'est requise pour le dépôt de la déclaration.
Pourquoi ne puis-je pas saisir mes informations dans Web Upload ?
" Comme décrit ci-dessus, Web Upload est un système "basé sur des fichiers. Si vous préférez saisir vos informations de retour ou de paiement, consultez notre système eForms ou Online Services for Business.
Pendant combien de temps Web Upload stocke-t-il mes fichiers ?
Web Upload supprime automatiquement les fichiers après un certain nombre de jours, en fonction du type de formulaire. Cela n'a pas d'incidence sur les informations déposées auprès de l'agence concernée, mais seulement sur celles qui sont stockées dans le système Web Upload.
- Formulaires VA-5, VA-15 et VA-16 = 2 ans
- Formulaires VA-6, W-2, 1099-R, 1099-MISC et annexe VK-1 = 1 année
- Formulaires ST-8, ST-9 et ST9-CO = 180 jours
- Formulaire P2P = 180 jours
- Formulaires FC-20 et FC-21 = 120 jours
Que se passe-t-il si la date d'échéance tombe un week-end ou un jour férié ?
Les informations relatives au retour et au paiement doivent être fournies le premier jour ouvrable suivant le week-end ou le jour férié. Les informations doivent être soumises par le biais de Web Upload avant minuit le jour de la date limite de dépôt.
Modèles de fichiers & Contenu des fichiers
Quels types de fichiers puis-je utiliser avec Web Upload ?
Il existe trois types de fichiers : Excel, à largeur fixe (en colonnes) et délimité. Vous pouvez choisir entre la tabulation, la virgule ou le point-virgule pour délimiter les champs. Vous pouvez également zipper/compresser vos fichiers. Web Upload ne prend pas en charge le format de fichier PDF.
Quand et pourquoi dois-je créer un format de fichier ?
Vous ne créez votre modèle de fichier qu'une seule fois pour chaque type de déclaration. Vous pouvez modifier le format de fichier à tout moment après sa création. Web Upload vous indiquera quelles sont les informations requises pour soumettre les informations de retour/paiement et comment votre fichier doit être formaté. Web Upload utilisera également votre modèle de fichier pour examiner votre fichier et vous informer des erreurs que vous devez corriger.
Puis-je supprimer un format de fichier ?
Oui. Vous pouvez supprimer un modèle de fichier tant que tous les fichiers téléchargés avec ce modèle ont été traités. La suppression d'un modèle de fichier en double est la principale raison de supprimer un modèle de fichier. Sinon, vous pouvez simplement modifier la présentation du fichier selon vos besoins.
Puis-je utiliser le fichier "View Sample" sur la page Create Layouts pour configurer mon propre fichier pour le téléchargement sur le Web ?
Oui, mais uniquement pour créer votre fichier sur votre ordinateur. Vous devez enregistrer vos propres informations de retour/paiement dans ce fichier et sur votre ordinateur, afin de pouvoir les utiliser ultérieurement pour soumettre ces informations via Web Upload.
Que se passe-t-il si mon dossier contient des informations autres que les champs obligatoires ?
Vous êtes autorisé à inclure des informations supplémentaires pour les types de fichiers Excel et délimités. Vous devez saisir les informations supplémentaires dans un champ "filler", que vous ajoutez lors de la création de vos présentations de fichiers. Les données contenues dans les champs "filler" sont considérées comme informatives et ne sont pas traitées.
Dois-je modifier mon système pour utiliser Web Upload ?
Non. C'est l'un des avantages du dépôt et du paiement par Web Upload. Le site web de Web Upload fournit les conditions requises et vous pouvez modifier la présentation de votre fichier Web Upload pour qu'elle corresponde à ce que votre système produit.
Comment effectuer un paiement avec Web Upload ?
Il y a deux façons d'effectuer un paiement par débit ACH avec Web Upload :
- Incluez les informations relatives au compte de contrôle et au paiement pour chaque déclaration dans le dossier, OU
- Enregistrez un compte chèque désigné dans votre profil pour débiter tous les paiements énumérés dans un fichier et indiquez l'utilisation du compte désigné avant de télécharger votre fichier à l'aide de la case à cocher "Bank Account". Le champ Montant du paiement doit toujours être inclus dans le fichier pour chaque enregistrement.
Puis-je utiliser un compte d'épargne plutôt qu'un compte courant avec Web Upload ?
Non. Pour l'instant, Web Upload ne peut accepter que les informations relatives à un compte chèque pour les paiements.
Dois-je déclarer à la fois les dollars et les cents ?
Oui. Tous les montants en dollars ou en cents doivent être indiqués et vous DEVEZ inclure la virgule. Par exemple, "$25" doit être déclaré comme 25.00 et "$25.49" . doit être signalé comme 25.49 dans le dossier. Cela s'applique également à "zero" due returns. Un "zéro" doit être déclaré comme 0.00 dans le fichier.
Web Upload accepte-t-il les fichiers contenant des informations de retour et de paiement modifiées ?
Non. Vous ne pouvez pas modifier les déclarations et les paiements par le biais de Web Upload. Si vous trouvez une erreur dans les informations de votre déclaration et que le fichier est dans le statut "Processed", vous devez envoyer une déclaration papier pour modifier les informations envoyées dans votre fichier Web Upload. Toutefois, si le fichier se trouve dans le statut "Ready to Submit" ou "Scheduled", vous pouvez apporter les modifications nécessaires.
Téléchargement & Soumission de fichiers
Quelle est la différence entre télécharger et soumettre ?
Lorsque vous "Upload" le fichier, vous l'associez à votre compte Web Upload et le système vérifie que votre fichier ne contient pas d'erreurs. Vous devez ensuite "Submit" le fichier dans Web Upload. Il s'agit en fait d'enregistrer les informations relatives à la déclaration et au paiement auprès de l'organisme concerné.
Web Upload accepte-t-il les fichiers protégés par un mot de passe ?
Non. Web Upload n'accepte pas les fichiers protégés par un mot de passe. Votre fichier ne doit pas être protégé par un mot de passe, sinon Web Upload produira un message d'erreur et vous ne pourrez pas télécharger votre fichier.
Les fichiers compressés/zippés peuvent-ils être téléchargés sur Web Upload ?
Oui, mais cela nécessite une étape supplémentaire. Lorsque vous téléchargez un fichier compressé ou zippé, cochez la case "Compressed (Zipped)". Cela permet à Web Upload de télécharger correctement le fichier avant que vous ne le soumettiez.
Mon fichier peut-il comporter des en-têtes et/ou des pieds de page ?
Oui et non. Pour éviter les erreurs, vous devez indiquer le nombre de lignes d'en-tête et/ou de lignes de pied de page sur la page Upload Files de Web Upload. Les lignes d'en-tête et de pied de page comprennent par exemple les noms des champs (comme dans le fichier "View Sample" ) et les résumés des colonnes. Les fichiers à largeur fixe ne doivent pas contenir d'en-tête ou de pied de page.
Que signifie "In Process"?
Une fois que vous avez soumis votre dossier, le statut devient "En cours de traitement." Cela signifie que le fichier est en cours de traitement et qu'il ne peut plus être modifié. Web Upload continuera à traiter le fichier même après votre déconnexion du système. Vous n'avez pas besoin de surveiller le fichier pour vous assurer qu'il continue à être traité. Vous pouvez télécharger et soumettre le fichier suivant sans avoir à attendre que l'autre fichier soit terminé.
Recevrai-je un message de confirmation après avoir soumis mon dossier ?
Oui. Un courriel de confirmation est envoyé à votre adresse électronique dans un délai d'un jour ouvrable, une fois que votre dossier passe de l'état "En cours de traitement" à l'état "Traité". Assurez-vous que votre adresse e-mail est correcte afin de recevoir l'e-mail de confirmation.
Puis-je programmer mon paiement à une date ultérieure ?
Oui. Vous planifierez l'ensemble du fichier (informations relatives à la déclaration et au paiement) en vue d'une soumission ultérieure, et non pas uniquement les informations relatives au paiement en tant que telles. Ne planifiez pas l'envoi de votre fichier au-delà de la date limite.
Pourquoi est-ce que je reçois des messages d'erreur pour des lignes et/ou des colonnes vides dans mon fichier Excel ?
Il arrive qu'un fichier Excel "pense que" contient encore des données dans une ligne ou une colonne, même si elles sont vides. Pour corriger ce problème, vous devez supprimer la ou les lignes qui suivent la dernière ligne d'information et la ou les colonnes à droite de la dernière colonne. Ce n'est pas le résultat de Web Upload mais d'Excel.
Si j'utilise le téléchargement par internet, dois-je continuer à envoyer des déclarations ou des déclarations de revenus sur papier ?
Non, vous ne devez plus remplir et déposer la déclaration sur papier.