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Qu'est-ce que Web Upload ?

Web Upload est un moyen rapide et facile de déposer et de payer les retenues à la source des employeurs, les déclarations d'impôt sur le revenu (W-2/1099s), la taxe sur les ventes et les tableaux des sociétés de personnes (VK-1 ). 

Web Upload accepte également les rapports d'impôt sur l'assurance chômage FC-20 et FC-21, tels que soutenus par la Commission de l'emploi de Virginie (VEC). Pour plus d'informations, consultez les formulaires VEC à télécharger sur le web.

Ce système basé sur des fichiers permet d'enregistrer toutes les informations relatives aux déclarations et aux paiements dans un fichier unique à envoyer à l'agence concernée. Des systèmes similaires peuvent être appelés "bulk filing" ou "bulk uploading."

Il prend en charge les fichiers Excel, les fichiers à largeur fixe (en colonnes) et les fichiers délimités ; les fichiers zippés ou compressés sont acceptés. En vous connectant à Web Upload, vous pouvez visualiser les modèles de fichiers pour chacun des formulaires pris en charge. Des exemples de fichiers peuvent être consultés pour les mises en page de fichiers utilisant les formats Excel et délimité.

Vous bénéficiez d'une validation et d'un retour d'information instantanés sur le contenu de vos fichiers. Vous avez également la possibilité de programmer (ou d'entreposer) des fichiers à soumettre à une date ultérieure jusqu'à la date d'échéance de la déclaration.

Vous pouvez soumettre les informations relatives aux déclarations et aux paiements pour plusieurs clients ou périodes dans un seul fichier, ce qui est particulièrement avantageux pour les professionnels de l'impôt et les sociétés de gestion de la paie qui produisent des déclarations pour le compte de plusieurs clients. Le service est également une excellente option pour les propriétaires de petites entreprises qui préparent leur(s) déclaration(s) à l'aide d'un logiciel de préparation des déclarations fiscales ou qui utilisent des programmes tels qu'Excel.

Pour plus d'informations, veuillez consulter les FAQ générales sur le téléchargement par internet, les FAQ sur la fiscalité en Virginie et le guide sur le téléchargement par internet (pdf).

Téléchargement sur le web des formulaires fiscaux acceptés

Retenue à la source - la date d'échéance du formulaire VA-6 et des documents justificatifs (W-2s et 1099s) est fixée au mois de janvier 31.

  • VA-5 Déclaration mensuelle/trimestrielle/saisonnière de retenue à la source
  • VA-15 Paiement bihebdomadaire de la retenue à la source
  • VA-16 Rapprochement trimestriel des retenues à la source
  • VA-6 Rapprochement annuel des retenues à la source

W-2 et 1099 - les soumissions sont acceptées en utilisant les formats EFW2/SSA, Tax Excel spreadsheet, et Publication 1220.

Taxe de vente

  • ST-1 Déclaration de la taxe sur les ventes au détail et de la taxe d'utilisation
  • ST-9 Déclaration de la taxe sur les ventes et l'utilisation (localité unique) (pour les périodes fiscales à partir de mars 2025 )
  • ST-9 Déclaration de la taxe sur les ventes et l'utilisation (localités multiples) (pour les périodes fiscales à partir de mars 2025 )
  • ST-8 Déclaration de la taxe d'utilisation hors de l'État (pour les périodes fiscales à partir de mars 2025 )
  • P2P Partage de véhicules de pair à pair Retour

Fiduciaires, successions, fiducies et déclarants non-résidents unifiés

  • 770-ES Estimated Income Tax Payment Vouchers for Estates, Trusts, and Unified Filers (Bons de paiement pour l'impôt sur le revenu estimé pour les successions, les fiducies et les déclarants unifiés)
  • 770Bon de paiement pour la prorogation automatique des droits des fiduciaires et des non-résidents unifiés -IP
  • 770Paiement de la déclaration d'impôt sur le revenu des fiduciaires -PMT

Programme VK-1

  • Tous les types de fichiers Web Upload sont pris en charge.
  • Les entreprises sont encouragées à utiliser PTE e-File pour tous les autres formulaires et annexes relatifs aux entités intermédiaires.

Téléchargement des formulaires VEC sur le web

La Commission de l'emploi de Virginie (VEC) permet de déposer et de payer les déclarations d'impôt sur l'assurance chômage par voie électronique via Web Upload. Le CEV accepte les formulaires FC-20 et FC-21 via les types de fichiers ICESA, EFW2/MMREF, Excel et Delimited.

Pour plus de détails, consultez la page Options de déclaration des CVE. Les questions relatives aux formulaires VEC doivent être envoyées à webuploadVEC@vec.virginia.gov.

Toutes les options de service en ligne

Virginia Tax propose Web Upload, votre Online Services Business Account et eForms comme moyens de déposer et de payer vos déclarations de retenue à la source et d'impôt sur le chiffre d'affaires.

Comparez les options de service en ligne pour les entreprises (pdf) afin de déterminer le système électronique qui répond le mieux à vos besoins en matière de dépôt.

Traitement de la taxe par téléchargement sur le web de serveur à serveur

Web Upload offre la possibilité de télécharger et de soumettre vos informations de déclaration et de paiement par le biais du traitement "server-to-server" à Virginia Tax. Cette option peut être avantageuse pour les entreprises qui déposent des demandes pour le compte d'un grand nombre de clients. Votre serveur communiquera avec le serveur de Virginia Tax et fournira aux fichiers les informations relatives aux déclarations et aux paiements, comme indiqué dans le document Web Upload Virginia Tax Server-to-Server Specifications (pdf).

Vous devez toujours vous inscrire pour utiliser le service. Cochez la case "Server-to-Server" et indiquez l'adresse IP externe de votre serveur pour terminer la procédure d'enregistrement. Un administrateur d'entreprise vous contactera dans les jours ouvrables 10 - 15 pour vous fournir les informations complètes sur le login et le mot de passe.

Avis important concernant les transactions bancaires électroniques 

Si votre banque n'honore pas un paiement par débit ou crédit ACH, Virginia Tax peut imposer une pénalité de $35 comme autorisé par le Code de Virginia § 2.2-614.1. Cette pénalité s'ajouterait à d'autres pénalités, par exemple en cas de retard dans le paiement d'une taxe.

En outre, les réglementations bancaires fédérales ont imposé des obligations de déclaration supplémentaires pour toutes les transactions bancaires électroniques qui impliquent directement une institution financière située en dehors de la juridiction territoriale des États-Unis à n'importe quel moment du processus. Ces transactions sont appelées International ACH Transactions (IAT).

À l'heure actuelle, Virginia Tax ne prend pas en charge l'IAT. Si nous traitons une transaction internationale comme une transaction nationale, elle peut être rejetée par la banque du contribuable, ce qui l'expose à des pénalités de retard.

En nous demandant de traiter les transactions bancaires électroniques contenues dans vos fichiers téléchargés, vous certifiez que les transactions n'impliquent pas directement une institution financière située en dehors de la juridiction territoriale des États-Unis à n'importe quel moment du processus.

Si une transaction est IAT, le paiement devra être effectué au moyen d'un chèque papier ou d'un crédit ACH. Pour plus d'informations sur le crédit ACH, veuillez consulter notre Guide des paiements électroniques (pdf).

Questions

Si vous avez besoin d'informations supplémentaires sur l'impôt en Virginie, veuillez nous envoyer un courriel à l'adresse WebUpload@tax.virginia.gov.