5 juin 2024
Re : § 58.1-1821 Application : Retenue à la source
Chère ***** :
Nous répondons à votre lettre dans laquelle vous demandez la correction des avis d'imposition à la source émis à l'encontre de ***** (le "contribuable") pour les périodes imposables allant de janvier 2021 à septembre 2022.
FAITS
Le contribuable, une société à responsabilité limitée qui exploitait une entreprise de cloisons sèches et de peinture en Virginia, a fait l'objet d'un contrôle pour les périodes imposables en question. Le département a conclu que trois des travailleurs du contribuable qui étaient considérés comme des entrepreneurs indépendants auraient dû être considérés comme des salariés. En conséquence, des avis d'imposition ont été émis pour les retenues à la source dues ainsi que pour les pénalités civiles applicables. Le contribuable a introduit une demande de rectification, soutenant que les travailleurs en question étaient des entrepreneurs indépendants.
DÉTERMINATION
Définition de l'employé
Depuis le mois de janvier 1, 2021, en vertu de la législation adoptée par l'assemblée générale 2020 (chapitres 681 et 682 des 2020 Acts of Assembly), Virginia a ajouté le chapitre 19 au titre 58.1, relatif à la classification erronée des employés en tant qu'entrepreneurs indépendants. Virginia Code § 58.1-1900 A prévoit que :
Aux fins du présent titre et du titre 40.1, Titre 60.2, et Titre 65.2, si une personne physique fournit des services à un employeur contre rémunération, cette personne est considérée comme un employé de la partie qui paie cette rémunération, à moins que cette personne ou son employeur ne démontre que cette personne est un entrepreneur indépendant. Le département détermine si un individu est un entrepreneur indépendant en appliquant les directives de l'Internal Revenue Service (IRS).
Conformément aux lignes directrices de l'IRS, le ministère a adopté l'analyse de la common law pour déterminer si une personne est un employé ou un entrepreneur indépendant. Voir le document public (D.P.) 99-143 (6/11/1999) et le D.P. 21-56 (5/4/2021). En règle générale, "un employé est soumis à la volonté et au contrôle de l'employeur, non seulement en ce qui concerne ce qu'il doit faire, mais aussi la manière dont il doit le faire". Trésor. Reg. § 31-3401(c)-1. Conformément à l'IRS, le département prendra en considération toutes les informations relatives à la relation entre le travailleur et l'entreprise qui fournissent des preuves du degré de contrôle et du degré d'indépendance qui existaient. Voir Internal Revenue Code (IRC) § 3121(d)(2) et Treas. Reg. § 31.3121(d)-1. Dans sa publication 15-A, l'IRS explique que les faits fournissant cette preuve se répartissent en trois catégories : le contrôle comportemental, le contrôle financier et le type de relation entre les parties.
Pour ce faire, le département examinera toutes les preuves concernant la classification d'un travailleur, y compris, mais sans s'y limiter, les contrats qui existaient entre le contribuable et les personnes en question, ainsi que les témoignages écrits ou oraux de personnes ayant connaissance des relations, y compris les membres de la direction ou les personnes elles-mêmes. Ces preuves peuvent également inclure les types de documents utilisés pour prouver la classification du travailleur selon le test du facteur 20énuméré dans la Rev. Rul. 87-41, 1987-1 C.B. 296.
Contrôle comportemental
Selon ce critère, il faut déterminer si l'entreprise a le droit de diriger et de contrôler la manière dont le travailleur effectue la tâche pour laquelle il a été embauché. Il s'agit notamment d'examiner les instructions données au travailleur et la formation dispensée par l'entreprise. Un salarié doit généralement suivre les instructions données par l'entreprise concernant, entre autres, le moment et le lieu de travail, les outils ou l'équipement à utiliser, les travailleurs à embaucher ou à aider dans le cadre du travail, l'endroit où acheter les fournitures et les services, et l'ordre à suivre dans l'exécution du travail. Étant donné que le degré d'instruction nécessaire peut varier en fonction de la complexité du travail et de la compétence du travailleur, il n'est pas nécessaire que l'entreprise donne effectivement des instructions, mais plutôt qu'elle conserve le droit de donner de telles instructions. En outre, le fait de former le travailleur à l'exécution d'une tâche d'une manière particulière serait révélateur d'une relation d'emploi. Un entrepreneur indépendant utilise généralement ses propres méthodes pour accomplir ses tâches.
L'auditeur du ministère a déterminé que le test de contrôle comportemental dans ce cas tendait à indiquer l'existence d'une relation salariale, car le contribuable indiquait aux travailleurs quel travail ils devaient effectuer. L'audit n'a toutefois pas expliqué comment le contribuable a contrôlé le travail. Le simple fait de communiquer à un travailleur la nature de son travail ne suffit pas à conclure à l'existence d'une relation de travail.
Selon le contribuable, les travailleurs étaient des sous-traitants qui ont été engagés pour travailler sur des projets sans aucune directive de la part du contribuable. Les travailleurs fournissaient leurs propres outils, décidaient de la manière de réaliser le travail et n'étaient pas supervisés sur place par le contribuable. Les travailleurs sont également libres d'engager leurs propres assistants. En outre, le contribuable n'a fourni aucune formation aux travailleurs.
Contrôle financier
Pour évaluer ce critère, il convient d'analyser dans quelle mesure une entreprise contrôle les aspects commerciaux du travail du travailleur. Il s'agit d'examiner dans quelle mesure le travailleur a des frais professionnels non remboursés, dans quelle mesure il investit et dans quelle mesure il met ses services à la disposition d'autres personnes. En outre, la manière dont l'entreprise rémunère le travailleur et le fait que le travailleur puisse réaliser un bénéfice ou une perte sont d'autres facteurs à prendre en considération.
L'auditeur a indiqué que les travailleurs n'avaient pas souscrit leur propre assurance responsabilité civile et que le contribuable assumait le risque lié aux travaux. Bien que l'assurance puisse couvrir le coût d'une responsabilité qu'un travailleur pourrait encourir du fait de son travail, le fait qu'un travailleur n'ait pas d'assurance ne signifie pas nécessairement qu'il n'a pas au moins participé au risque de perte. Un entrepreneur non assuré, par exemple, peut toujours être poursuivi pour des dommages même s'il n'a pas d'assurance responsabilité civile.
En outre, l'audit n'a pas expliqué comment les travailleurs en question n'auraient pas pu réaliser un bénéfice ou une perte grâce à leur travail. Le contribuable explique que lorsqu'il avait un projet disponible, il contactait les travailleurs qui se rendaient sur le chantier et lui disaient s'ils acceptaient le travail et, dans l'affirmative, combien ils facturaient. En outre, dans la mesure où ils ont pu avoir des frais professionnels non remboursés, tels que les frais de transport pour se rendre sur un chantier, les frais liés à la fourniture de leurs propres outils ou les frais liés à l'embauche d'assistants, il est possible que les travailleurs aient subi des pertes ou, du moins, que certains projets aient été plus rentables que d'autres. En outre, selon le contribuable, les travailleurs n'avaient pas de relation exclusive avec le contribuable et étaient libres de chercher et d'accepter des projets par eux-mêmes ou par d'autres entrepreneurs.
Type de relation
L'analyse de la relation d'une entreprise avec un travailleur comprend l'examen de tout contrat écrit décrivant l'intention des parties et la question de savoir si le travailleur bénéficie des avantages sociaux habituels, tels que les soins de santé, les vacances et les régimes de retraite. En outre, la permanence de la relation et la mesure dans laquelle les services du travailleur constituent un aspect essentiel des activités régulières de l'entreprise peuvent être des indicateurs du type de relation entre les parties.
Le rapport d'audit indiquait que les travailleurs du contribuable faisaient ce que les employés ordinaires font pour leurs employeurs, mais n'identifiait aucun autre facteur concernant le type de relation sur lequel fonder la conclusion qu'il existait une relation d'employé.
Le contribuable explique qu'il n'avait pas de contrat écrit avec les travailleurs et que ceux-ci ne travaillaient pas pour lui de manière permanente. Ils ont plutôt été engagés oralement pour un projet particulier. Le contribuable indique en outre que les travailleurs n'ont été utilisés que pour un ou deux projets par an. Le contribuable explique également que, lorsque cela était nécessaire, il a fourni chaque année aux travailleurs des formulaires 1099, indiquant ainsi qu'il considérait les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants plutôt que comme des employés. Si une personne qui travaille sporadiquement à temps partiel peut être considérée comme un employé, ce type de travail occasionnel n'est pas typique d'une relation d'emploi.
CONCLUSION
En vertu des dispositions du Virginia Code § 58.1-205, l'évaluation d'une taxe par le département est considérée comme correcte à première vue. Il incombe donc au contribuable de prouver que l'évaluation du département est incorrecte. En outre, le Virginia Code § 58.1-1900 prévoit une présomption selon laquelle une personne qui fournit des services contre rémunération est un employé. La réglementation du ministère exige toutefois une évaluation des registres de l'entreprise afin de déterminer si ses travailleurs sont des salariés ou des entrepreneurs indépendants, conformément aux facteurs énumérés dans la loi Treas. Reg. § 31.3121(d)-1 et comme décrit plus en détail dans la Rev. Rul. 87-41 et, plus récemment, dans la publication de l'IRS 15-A.
L'auditeur a déterminé que les travailleurs étaient des salariés plutôt que des entrepreneurs indépendants, en partie parce que les travailleurs n'avaient pas d'assurance responsabilité civile professionnelle ou d'autres documents prouvant qu'ils étaient des entrepreneurs indépendants, et parce qu'ils n'avaient pas rempli le formulaire fédéral Schedule C. Bien que des documents tels que des factures, des cartes professionnelles, des licences professionnelles et des preuves d'assurance responsabilité civile puissent indiquer que les travailleurs sont des entrepreneurs indépendants exploitant leur propre entreprise, l'absence de tels documents ou l'incapacité d'un contribuable à produire de tels documents ne constitue pas une preuve concluante de l'existence d'une relation salariale. Les décisions relatives à la classification erronée des travailleurs doivent être fondées sur une analyse approfondie des facteurs établissant l'étendue du contrôle exercé sur les travailleurs en question. Voir P.D. 21-56.
En l'espèce, les simples déclarations du rapport d'audit concernant la direction et le contrôle, selon lesquelles le contribuable a indiqué aux travailleurs quel travail devait être effectué, pourraient s'appliquer à de nombreux types de travailleurs, y compris les entrepreneurs, les prestataires de services de réparation et les installateurs d'équipements, qui pourraient être engagés pour accomplir une tâche. Un examen et une analyse plus complets des faits relatifs à la relation sous-jacente entre le contribuable et ses travailleurs étaient nécessaires pour parvenir à une détermination précise.
Étant donné que le rapport d'audit et la documentation ne démontrent pas que le contribuable a indûment qualifié les travailleurs d'entrepreneurs indépendants, les cotisations seront annulées et un remboursement sera effectué pour toute retenue à la source qui a été payée.
Le contribuable doit savoir que le département est habilité à effectuer des contrôles similaires de la classification des travailleurs au cours des années suivantes. Le Virginia Code § 58.1-102 exige des contribuables qu'ils conservent des registres appropriés qui justifient les informations demandées par le ministère.
Comme nous l'avons vu plus haut, les documents attestant du statut d'un travailleur peuvent varier et les auditeurs du département doivent examiner l'ensemble de la relation telle qu'elle est attestée par les documents et les témoignages oraux. Pour aider les auditeurs du ministère à faire une détermination précise, les propriétaires doivent conserver suffisamment de documents, y compris des notes contemporaines, des accords avec les travailleurs, des documents de formation et d'orientation, des numéros d'identification fédéraux, des documents de résidence et des adresses ou d'autres documents, le cas échéant, attestant de la relation avec un travailleur. En outre, les propriétaires doivent s'abstenir d'engager des personnes qui refusent ou ne sont pas en mesure de fournir les documents nécessaires à l'émission d'un formulaire 1099 ou W-2, le cas échéant.
La classification erronée d'un travailleur ne peut être déterminée par une liste restreinte de preuves ou de documents. Un examen de l'ensemble de la relation, attesté par tous les documents pertinents qu'un propriétaire ou un travailleur peut posséder, toutes les explications écrites ou verbales de la relation du propriétaire avec ses travailleurs, ou toute autre information pertinente qui montre comment les parties ont traité la relation, doit être effectué afin de classer correctement un travailleur en tant qu'entrepreneur indépendant ou en tant qu'employé.
Dans le cadre d'une demande de correction, le ministère continuera à faire preuve de souplesse en ce qui concerne les documents présentés pour déterminer la classification d'un travailleur. Toutefois, au fur et à mesure que les procédures d'audit s'affinent, le ministère peut estimer que l'incapacité d'un propriétaire à tenir des registres précis et contemporains concernant les activités de ses travailleurs et les relations qu'il entretient avec ces derniers peut devenir un facteur important en faveur du maintien des évaluations. Voir le Virginia Code § 58.1-102. La tenue de ces registres aidera le personnel d'audit à prendre des décisions opportunes et précises.
Les articles du Code de Virginia et les documents publics cités sont disponibles en ligne à l'adresse www.tax.virginia.gov dans la section "Laws, Rules & Decisions" du site web du ministère. Si vous avez des questions concernant cette réponse, vous pouvez contacter le bureau de la politique fiscale, des appels et des décisions (Office of Tax Policy, Appeals and Rulings) à l'adresse suivante : *****.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
James J. Alex
Commissaire à la fiscalité
Commonwealth de Virginie
AR/4827.X