Décisions du commissaire fiscal

Mai 22, 2024

Re : § 58.1-1821 Application : Retenue à la source

Chère ***** :

Nous répondons à votre lettre dans laquelle vous demandez la correction des avis d'imposition à la source adressés à ***** (le "contribuable"), pour les périodes imposables allant de janvier 2021 à novembre 2022. 

FAITS

Le contribuable, une entreprise de peinture située en Virginie, était détenu par une seule personne (le "propriétaire"). Le département a contrôlé le contribuable pour les périodes imposables allant de janvier 2021 à novembre 2022. Le département a conclu que les travailleurs du contribuable qui avaient été classés comme entrepreneurs indépendants auraient dû être classés comme salariés et des cotisations ont été émises pour le prélèvement de l'impôt à la source dû ainsi que pour les pénalités civiles applicables. Le contribuable a payé la partie fiscale de la cotisation pour les périodes allant de janvier 2021 à décembre 2021 et a déposé une demande de correction, soutenant que les travailleurs en question étaient des entrepreneurs indépendants. 

DÉTERMINATION

Définition de l'employé

Avec effet au mois de janvier 1, 2021, en vertu de la législation adoptée par l'Assemblée générale 2020 (projet de loi de la Chambre des représentants 1407, chapitre 681 des lois de l'Assemblée 2020, et projet de loi du Sénat 744, chapitre 682 des lois de l'Assemblée 2020 ), la Virginie a ajouté le chapitre 19 au titre 58.1, concernant la classification erronée de salariés en tant qu'entrepreneurs indépendants. Virginia Code § 58.1-1900 A prévoit que :

Aux fins du présent titre et du titre 40.1, Titre 60.2, et Titre 65.2, si une personne physique fournit des services à un employeur contre rémunération, cette personne est considérée comme un employé de la partie qui paie cette rémunération, à moins que cette personne ou son employeur ne démontre que cette personne est un entrepreneur indépendant. Le département détermine si un individu est un entrepreneur indépendant en appliquant les directives de l'Internal Revenue Service (IRS).

Conformément aux lignes directrices de l'IRS, le ministère a adopté l'analyse de la common law pour déterminer si une personne est un employé ou un entrepreneur indépendant. Voir le document public (D.P.) 99-143 (6/11/1999) et le D.P. 21-56 (5/4/2021). En règle générale, "un employé est soumis à la volonté et au contrôle de l'employeur, non seulement en ce qui concerne ce qu'il doit faire, mais aussi la manière dont il doit le faire". Trésor. Reg. § 31-3401(c)-1. Conformément à l'IRS, le département prendra en considération toutes les informations relatives à la relation entre le travailleur et l'entreprise qui fournissent des preuves du degré de contrôle et du degré d'indépendance qui existaient. Voir Internal Revenue Code (IRC) § 3121(d)(2) et Treas. Reg. § 31.3121(d)-1. Dans sa publication 15-A, l'IRS explique que les faits fournissant cette preuve se répartissent en trois catégories : le contrôle comportemental, le contrôle financier et le type de relation entre les parties. 

Pour ce faire, le département examinera toutes les preuves concernant la classification d'un travailleur, y compris, mais sans s'y limiter, les contrats qui existaient entre le contribuable et les personnes en question, ainsi que les témoignages écrits ou oraux de personnes ayant connaissance des relations, y compris les membres de la direction ou les personnes elles-mêmes. Ces preuves peuvent également inclure les types de documents utilisés pour prouver la classification du travailleur selon le test du facteur 20énuméré dans la Rev. Rul. 87-41, 1987-1 C.B. 296.

Contrôle comportemental

Selon ce critère, il faut déterminer si l'entreprise a le droit de diriger et de contrôler la manière dont le travailleur effectue la tâche pour laquelle il a été embauché. Il faut pour cela examiner les instructions données au travailleur et la formation dispensée par l'entreprise. Un salarié doit généralement suivre les instructions données par l'entreprise concernant, entre autres, le moment et le lieu de travail, les outils ou l'équipement à utiliser, les travailleurs à embaucher ou à aider dans le cadre du travail, les lieux d'achat de fournitures et de services, et l'ordre à suivre dans l'exécution du travail. Étant donné que le degré d'instruction nécessaire peut varier en fonction de la complexité du travail et de la compétence du travailleur, il n'est pas nécessaire que l'entreprise donne effectivement des instructions, mais plutôt qu'elle conserve le droit de donner de telles instructions. En outre, le fait de former le travailleur à l'exécution d'une tâche d'une manière particulière serait révélateur d'une relation d'emploi. Un entrepreneur indépendant utilise généralement ses propres méthodes pour accomplir ses tâches.

L'auditeur du département a conclu que le contribuable contrôlait le travail des personnes et leur donnait des instructions quant à leurs tâches et à leurs affectations. Le rapport d'audit n'a toutefois pas fourni d'explications factuelles ou de documents à l'appui de cette conclusion. Le rapport indique également que certains travailleurs étaient temporaires et, dans certains cas, n'occupaient qu'un seul emploi.

Selon le contribuable, les travailleurs ont été engagés lorsque le propriétaire n'était pas en mesure d'effectuer physiquement tous les travaux prévus dans les délais impartis. Pour ces travaux, le propriétaire a fourni la peinture, l'emplacement et, si nécessaire, les délais. Les ouvriers fournissaient leurs propres outils, décidaient de la manière de réaliser les travaux et n'étaient pas supervisés sur place par le propriétaire. Les travailleurs sont également libres d'engager leurs propres assistants. En outre, le contribuable n'a fourni aucune formation aux travailleurs. 

Contrôle financier

Pour évaluer ce critère, il convient d'analyser dans quelle mesure une entreprise contrôle les aspects commerciaux du travail du travailleur. Il s'agit d'examiner dans quelle mesure le travailleur a des frais professionnels non remboursés, dans quelle mesure il investit et dans quelle mesure il met ses services à la disposition d'autres personnes. En outre, la manière dont l'entreprise rémunère le travailleur et le fait que le travailleur puisse réaliser un bénéfice ou une perte sont d'autres facteurs à prendre en considération.

Le vérificateur a indiqué qu'aucun des travailleurs n'avait de licence commerciale et que le contribuable assumait le risque de leur travail. Le fait que les travailleurs n'aient pas de permis d'exploitation ne signifie pas pour autant qu'ils ne peuvent pas avoir au moins une part du risque de perte.

Selon le contribuable, il n'a pas remboursé aux travailleurs les dépenses qu'ils ont engagées dans le cadre des projets. Les travailleurs devaient également fournir leurs propres outils, notamment des pinceaux et des échelles, ce qui peut représenter un investissement important dans le secteur de la peinture. En outre, les travailleurs n'avaient pas de relation exclusive avec le contribuable et étaient libres de rechercher et d'accepter des projets de peinture soit par eux-mêmes, soit par d'autres entrepreneurs. 

Type de relation

L'analyse de la relation d'une entreprise avec un travailleur comprend l'examen de tout contrat écrit décrivant l'intention des parties et la question de savoir si le travailleur bénéficie des avantages sociaux habituels, tels que les soins de santé, les vacances et les régimes de retraite. En outre, la permanence de la relation et la mesure dans laquelle les services du travailleur constituent un aspect essentiel des activités régulières de l'entreprise peuvent être des indicateurs du type de relation entre les parties. 

Le rapport d'audit indique simplement que les travailleurs ont fait ce que les employés ordinaires font pour les employeurs. Si les entreprises de peinture peuvent embaucher des employés pour effectuer le type de travail pour lequel les travailleurs du contribuable ont été engagés, la description du rapport ne fournit aucune analyse quant au type de relation qui a pu exister entre le contribuable et les travailleurs.

D'autre part, les éléments de preuve indiquent que le contribuable n'a pas accordé de prestations aux travailleurs et qu'il a délivré chaque année des formulaires 1099. Le contribuable indique que de nombreux travailleurs n'ont été utilisés qu'une ou deux fois et qu'il n'a pas délivré de formulaires 1099 aux travailleurs qui ont travaillé moins d'une semaine. 

CONCLUSION

En vertu des dispositions du Virginia Code § 58.1-205, l'évaluation d'une taxe par le département est considérée comme correcte à première vue. Il incombe donc au contribuable de prouver que l'évaluation du département est incorrecte. En outre, le Virginia Code § 58.1-1900 prévoit une présomption selon laquelle une personne qui fournit des services contre rémunération est un employé. La réglementation du ministère exige toutefois une évaluation des registres de l'entreprise afin de déterminer si ses travailleurs sont des salariés ou des entrepreneurs indépendants, conformément aux facteurs énumérés dans la loi Treas. Reg. § 31.3121(d)-1 et comme décrit plus en détail dans la Rev. Rul. 87-41 et, plus récemment, dans la publication de l'IRS 15-A. Il ne semble pas que cette évaluation ait été réalisée dans son intégralité par l'équipe d'audit. 

Dans ce cas, l'auditeur a déterminé que les travailleurs étaient des employés plutôt que des entrepreneurs indépendants parce que les travailleurs n'avaient pas de licence commerciale, d'assurance responsabilité civile professionnelle ou d'autres documents prouvant qu'ils étaient des entrepreneurs indépendants, et que seul un travailleur avait rempli un formulaire fédéral Schedule C. Bien que des documents tels que des factures, des cartes professionnelles, des licences professionnelles et une preuve d'assurance responsabilité civile puissent étayer la conclusion que les travailleurs sont des entrepreneurs indépendants exploitant leur propre entreprise, l'absence de tels documents ou l'incapacité d'un contribuable à produire de tels documents n'est pas une preuve concluante d'une relation employé/employeur. Les déterminations dans de tels cas doivent reposer sur une analyse des facteurs établissant l'étendue du contrôle sur les travailleurs en question. Voir P.D. 21-56. 

Étant donné que le rapport d'audit et la documentation ne démontrent pas que le contribuable a indûment qualifié les travailleurs d'entrepreneurs indépendants, les cotisations seront annulées et un remboursement sera effectué pour toute retenue à la source qui a été payée.

Bien que le Département admette que les travailleurs du contribuable ne doivent pas être considérés comme des employés pour les périodes imposables en question, le contribuable doit savoir que le Département a le pouvoir de mener des audits similaires sur la classification des travailleurs au cours des années suivantes. Le Virginia Code § 58.1-102 exige des contribuables qu'ils conservent des registres appropriés qui justifient les informations demandées par le ministère. 

Comme nous l'avons vu plus haut, les documents attestant du statut d'un travailleur peuvent varier et les auditeurs du département doivent examiner l'ensemble de la relation telle qu'elle est attestée par les documents et les témoignages oraux. Pour aider les auditeurs du ministère à faire une détermination précise, les propriétaires doivent s'efforcer de conserver des dossiers suffisants, y compris des notes contemporaines, des accords avec les travailleurs, des documents de formation et d'orientation, des numéros d'identification fédéraux, des documents sur la résidence et l'adresse ou d'autres documents, le cas échéant, attestant de la relation avec un travailleur. En outre, les propriétaires doivent s'abstenir d'engager des personnes qui refusent ou ne sont pas en mesure de fournir les documents nécessaires à l'émission d'un formulaire 1099 ou W-2, le cas échéant.

La classification erronée d'un travailleur ne peut être déterminée par une liste restreinte de preuves ou de documents. Un examen de l'ensemble de la relation, attesté par tous les documents pertinents qu'un propriétaire ou un travailleur peut posséder, toutes les explications écrites ou verbales de la relation du propriétaire avec ses travailleurs, ou toute autre information pertinente qui montre comment les parties ont traité la relation, doit être effectué afin de classer correctement un travailleur en tant qu'entrepreneur indépendant ou en tant qu'employé.   

Dans le cadre d'une demande de correction, le ministère continuera à faire preuve de souplesse en ce qui concerne les documents présentés pour déterminer la classification d'un travailleur. Toutefois, au fur et à mesure que les procédures d'audit s'affinent, le ministère peut estimer que le fait qu'un propriétaire ne tienne pas de registres précis et contemporains concernant les activités de ses travailleurs et les relations qu'il entretient avec ces derniers peut devenir un facteur important en faveur du maintien des évaluations. Voir le Virginia Code § 58.1-102. La tenue de ces registres aidera le personnel d'audit à prendre des décisions opportunes et précises.

Les articles du Code of Virginia et les documents publics cités sont disponibles en ligne à l'adresse www.tax.virginia.gov dans la section "Laws, Rules & Decisions" du site web du ministère. Si vous avez des questions concernant cette décision, vous pouvez contacter le bureau de la politique fiscale, des appels et des décisions (Office of Tax Policy, Appeals and Rulings) à l'adresse suivante : *****.

Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,

James J. Alex
Commissaire à la fiscalité
Commonwealth de Virginie

AR/4524