Décisions du commissaire fiscal

29 mars 2024

Re : § 58.1-1821 Application : Retenue à la source

Chère ***** :

Nous répondons à votre lettre dans laquelle vous demandez la correction des cotisations d'impôt à la source émises à l'encontre de votre client, ***** (le "contribuable"), pour les périodes imposables allant de janvier 2021 à juin 2022.  

FAITS

Le contribuable, une société à responsabilité limitée qui exploitait une entreprise de construction en Virginie, a fait l'objet d'un contrôle pour les périodes allant de janvier 2021 à juin 2022. Le département a conclu que onze des travailleurs du contribuable qui étaient traités comme des entrepreneurs indépendants auraient dû être classés comme salariés. En conséquence, des avis d'imposition ont été émis pour les retenues à la source dues ainsi que pour les pénalités civiles applicables. Le contribuable a fait appel, soutenant que huit des travailleurs en question étaient des entrepreneurs indépendants et qu'une personne n'était pas un travailleur. 

Sur la base des informations fournies avec la demande de correction, l'auditeur a convenu que cinq des travailleurs étaient des entrepreneurs indépendants et qu'ils seraient retirés de l'audit. Cette détermination se limitera donc aux quatre travailleurs restants.

DÉTERMINATION

Définition de l'employé

À compter du mois de janvier 1, 2021, en vertu de la législation adoptée par l'assemblée générale 2020 (projet de loi de la Chambre des représentants 1407, chapitre 681, 2020 Acts of Assembly, et projet de loi du Sénat 744, chapitre 682, 2020 Acts of Assembly), la Virginie a ajouté le chapitre 19 au titre 58.1, concernant la classification erronée de salariés en tant qu'entrepreneurs indépendants. Virginia Code § 58.1-1900 A prévoit que :

Aux fins du présent titre et du titre 40.1, Titre 60.2, et Titre 65.2, si une personne physique fournit des services à un employeur contre rémunération, cette personne est considérée comme un employé de la partie qui paie cette rémunération, à moins que cette personne ou son employeur ne démontre que cette personne est un entrepreneur indépendant. Le département détermine si un individu est un entrepreneur indépendant en appliquant les directives de l'Internal Revenue Service (IRS).

Conformément aux lignes directrices de l'IRS, le ministère a adopté l'analyse de la common law pour déterminer si une personne est un employé ou un entrepreneur indépendant. Voir le document public (D.P.) 99-143 (6/11/1999) et le D.P. 21-56 (5/4/2021). En règle générale, "un employé est soumis à la volonté et au contrôle de l'employeur, non seulement en ce qui concerne ce qu'il doit faire, mais aussi la manière dont il doit le faire".  Trésor. Reg. § 31-3401(c)-1. Conformément à l'IRS, le département prendra en considération toutes les informations relatives à la relation entre le travailleur et l'entreprise qui fournissent des preuves du degré de contrôle et du degré d'indépendance qui existaient. Voir Internal Revenue Code (IRC) § 3121(d)(2) et Treas. Reg. § 31.3121(d)-1. Dans sa publication 15-A, l'IRS explique que les faits fournissant cette preuve se répartissent en trois catégories : le contrôle comportemental, le contrôle financier et le type de relation entre les parties.

Pour ce faire, le département examinera toutes les preuves concernant la classification d'un travailleur, y compris, mais sans s'y limiter, les contrats qui existaient entre le contribuable et les personnes en question, ainsi que les témoignages écrits ou oraux de personnes ayant connaissance des relations, y compris les membres de la direction ou les personnes elles-mêmes. Ces preuves peuvent également inclure les types de documents utilisés pour prouver la classification du travailleur selon le test du facteur 20énuméré dans la Rev. Rul. 87-41, 1987-1 C.B. 296.

Contrôle comportemental

Selon ce critère, il faut déterminer si l'entreprise a le droit de diriger et de contrôler la manière dont le travailleur effectue la tâche pour laquelle il a été embauché. Il faut pour cela examiner les instructions données au travailleur et la formation dispensée par l'entreprise. Un salarié doit généralement suivre les instructions données par l'entreprise concernant, entre autres, le moment et le lieu de travail, les outils ou l'équipement à utiliser, les travailleurs à embaucher ou à aider dans le cadre du travail, les lieux d'achat de fournitures et de services, et l'ordre à suivre dans l'exécution du travail. Étant donné que le degré d'instruction nécessaire peut varier en fonction de la complexité du travail et de la compétence du travailleur, il n'est pas nécessaire que l'entreprise donne effectivement des instructions, mais plutôt qu'elle conserve le droit de donner de telles instructions. En outre, le fait de former le travailleur à l'exécution d'une tâche d'une manière particulière serait révélateur d'une relation d'emploi. Un entrepreneur indépendant utilise généralement ses propres méthodes pour accomplir ses tâches.

Contrôle financier

Pour évaluer ce critère, il convient d'analyser dans quelle mesure une entreprise contrôle les aspects commerciaux du travail du travailleur. Il s'agit d'examiner dans quelle mesure le travailleur a des frais professionnels non remboursés, dans quelle mesure il investit et dans quelle mesure il met ses services à la disposition d'autres personnes. En outre, la manière dont l'entreprise rémunère le travailleur et le fait que le travailleur puisse réaliser un bénéfice ou une perte sont d'autres facteurs à prendre en considération.

Type de relation

L'analyse de la relation d'une entreprise avec un travailleur comprend l'examen de tout contrat écrit décrivant l'intention des parties et la question de savoir si le travailleur bénéficie des avantages sociaux habituels, tels que les soins de santé, les vacances et les régimes de retraite. En outre, la permanence de la relation et la mesure dans laquelle les services du travailleur constituent un aspect essentiel des activités régulières de l'entreprise peuvent être des indicateurs du type de relation entre les parties.

Travailleur 1

L'auditeur a conclu que le contribuable exerçait un contrôle comportemental sur ***** (Worker 1) parce que le propriétaire lui indiquait où se présenter pour les tâches à accomplir et que cela était révélateur d'une relation d'employé. Le rapport d'audit n'a pas abordé d'autres facteurs relatifs au contrôle des comportements. Le simple fait de communiquer à un travailleur le lieu d'exécution d'un travail n'est pas suffisant en soi pour conclure qu'une entreprise a exercé un niveau de contrôle d'employeur sur ce travailleur.

Selon le contribuable, le travailleur 1 était un sous-traitant chargé de travailler sur des projets spécifiques et distincts. Il accomplissait ses tâches sans supervision directe ni formation de la part du propriétaire. Il a fourni son propre matériel et son travail était autodirigé. Il était également libre d'engager ses propres assistants. 

L'auditeur a également déterminé que le contribuable exerçait un degré de contrôle financier sur Worker 1 qui indiquerait l'existence d'une relation d'emploi. L'audit a mis en évidence le fait que le travailleur 1 n'avait pas souscrit sa propre assurance responsabilité civile. L'audit a également indiqué que le travailleur 1 était payé sur une base hebdomadaire ou continue et qu'il ne pouvait pas réaliser de bénéfices ou de pertes grâce à son travail.

Bien que l'assurance puisse couvrir le coût d'une responsabilité qu'un travailleur pourrait encourir du fait de son travail, le fait qu'un travailleur n'ait pas d'assurance ne signifie pas nécessairement qu'il n'a pas au moins participé au risque de perte. Un entrepreneur non assuré, par exemple, peut toujours être poursuivi pour des dommages même s'il n'a pas d'assurance responsabilité civile. Bien que le fait d'être payé régulièrement soit normalement un facteur permettant de conclure à l'existence d'une relation de travail, il ne s'agit certainement pas d'un facteur déterminant. Les travaux de construction peuvent s'étaler sur des jours, des semaines, voire des mois, et les travailleurs peuvent s'attendre à être payés régulièrement au fur et à mesure de l'achèvement des travaux, indépendamment de l'existence d'une relation d'entrepreneur indépendant ou d'employé. 

En outre, le rapport d'audit n'explique pas pourquoi le travailleur 1 n'aurait pas pu réaliser un bénéfice ou une perte grâce à son travail. Dans la mesure où il aurait pu avoir des frais professionnels non remboursés, tels que des frais de transport, des frais liés à la fourniture de ses propres outils ou des frais liés à l'embauche d'assistants, il aurait été possible pour le travailleur 1 de réaliser des bénéfices ou de subir des pertes. 

Selon le contribuable, le travailleur 1 était payé à l'achèvement de ses projets et fournissait son propre matériel. En outre, l'ouvrier 1 n'avait pas de relation exclusive avec le contribuable et était libre de rechercher et d'accepter des projets par lui-même ou par d'autres entrepreneurs. 

L'auditeur a reconnu que Worker 1 ne bénéficiait pas des avantages sociaux habituels. Le rapport d'audit souligne plutôt que le travailleur a continuellement effectué des tâches pour le contribuable au cours de la période d'audit. Le rapport d'audit ne mentionnait aucun autre facteur concernant le type de relation sur lequel fonder la constatation de l'existence d'une relation de travail. 

Chaque année, le contribuable a fourni au travailleur 1 un formulaire 1099, indiquant qu'il le considérait comme un entrepreneur indépendant et non comme un employé. Bien que l'ouvrier 1 ait travaillé pour le contribuable pendant une longue période, une analyse des paiements révèle qu'ils étaient incohérents tant en ce qui concerne le montant que la fréquence. Cela n'est pas le signe d'une relation de travail permanente. 

Travailleur 2 et Travailleur 3

L'analyse concernant le travailleur 1 s'applique également de manière générale à la relation entre le contribuable et ***** (travailleur 2) et ***** (travailleur 3). Dans le cas du travailleur 2 et du travailleur 3, il n'y avait cependant pas de relation continue entre eux et le contribuable. Le travailleur 1 et le travailleur 2 n'ont été engagés que pour un seul projet. Ce fait soulève des doutes quant à l'existence d'une relation de travail. Le rapport d'audit ne fournit pas d'explication adéquate sur les raisons pour lesquelles ces travailleurs auraient dû être reclassés en tant qu'employés.

Travailleur 4

Le contribuable déclare que ***** (Travailleur 4) n'a pas réellement travaillé pour le contribuable. Il a plutôt reçu des honoraires de conseil uniques pour un projet qu'il a soumis au contribuable. Le travailleur 4 possédait sa propre entreprise de construction et a confirmé qu'il n'avait reçu qu'un seul honoraire de consultant. Les registres du contribuable font état d'un seul paiement à l'intéressé. Dans ces conditions, il n'existait pas de relation de travail entre le contribuable et le travailleur 4.

CONCLUSION

En vertu des dispositions du Virginia Code § 58.1-205, l'évaluation d'une taxe par le département est considérée comme correcte à première vue. Il incombe donc au contribuable de prouver que l'évaluation du département est incorrecte. En outre, le Virginia Code § 58.1-1900 prévoit une présomption selon laquelle une personne qui fournit des services contre rémunération est un employé. La réglementation du ministère exige toutefois une évaluation des registres de l'entreprise afin de déterminer si ses travailleurs sont des salariés ou des entrepreneurs indépendants, conformément aux facteurs énumérés dans la loi Treas. Reg. § 31.3121(d)-1 et comme décrit plus en détail dans le Rev. Rul. 87-41 et, plus récemment, dans la publication de l'IRS 15-A. 

L'auditeur du département a déterminé que les travailleurs étaient des employés plutôt que des entrepreneurs indépendants parce que les travailleurs n'avaient pas d'assurance responsabilité civile professionnelle ou d'autres documents prouvant qu'ils étaient des entrepreneurs indépendants et qu'ils n'avaient pas rempli le formulaire fédéral Schedule C. Bien que des documents tels que des factures, des cartes professionnelles, des licences professionnelles et des preuves d'assurance responsabilité civile puissent étayer une conclusion selon laquelle les travailleurs sont des entrepreneurs indépendants exploitant leur propre entreprise, l'absence de tels documents ou l'incapacité d'un contribuable à produire de tels documents ne constitue pas une preuve concluante de l'existence d'une relation d'emploi. Les décisions relatives à la classification erronée des travailleurs doivent être fondées sur une analyse approfondie des facteurs établissant l'étendue du contrôle exercé sur les travailleurs en question.

En l'espèce, les simples déclarations du rapport d'audit concernant la direction et le contrôle, selon lesquelles le contribuable a indiqué aux travailleurs où le travail devait être effectué, pourraient s'appliquer à de nombreux types de travailleurs, y compris les entrepreneurs, les prestataires de services de réparation et les installateurs d'équipements, qui pourraient être engagés pour accomplir une tâche. Un examen et une analyse plus complets des faits relatifs à la relation sous-jacente entre le contribuable et ses travailleurs étaient nécessaires pour parvenir à une détermination précise. 

Par conséquent, après un examen minutieux, j'ai déterminé que les quatre personnes en question ne doivent pas être considérées comme des employés aux fins de l'impôt à la source. Sur la base de cette détermination, l'audit sera renvoyé à l'équipe d'audit afin de supprimer les quatre travailleurs susmentionnés ainsi que les cinq travailleurs que l'unité d'audit a précédemment accepté de supprimer. Une fois la révision de l'audit terminée, le contribuable recevra un rapport d'audit révisé et une facture révisée, avec les intérêts courus à ce jour. Le contribuable doit verser le solde dû dans les 30 jours suivant la date de facturation afin d'éviter l'accumulation d'intérêts supplémentaires et d'éventuelles actions de recouvrement. 

Les articles du code de Virginia et les documents publics cités sont disponibles en ligne à l'adresse www.tax.virginia.gov dans la section "Laws, Rules & Decisions" du site web du ministère. Si vous avez des questions concernant cette décision, vous pouvez contacter ***** au bureau de la politique fiscale, des appels et des décisions, à l'adresse suivante : (804) *****.

Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,

Craig M. Burns
Commissaire à la fiscalité

AR/4499.X