Août 3, 2023
Re : § 58.1-1821 Demande de remboursement : Taxe de vente au détail et taxe d'utilisation
Chère ***** :
Nous répondons à votre lettre soumise au nom de ***** (le "contribuable") dans laquelle vous demandez le remboursement de la taxe de vente au détail et de la taxe d'utilisation de Virginia payées pour la période allant de janvier 2013 à décembre 2017. Je vous prie de m'excuser pour le délai de réponse à votre demande de remboursement.
FAITS
Le contribuable, une filiale basée en Virginia d'une société houillère qui fabrique des produits dérivés du charbon, a déposé des déclarations modifiées pour les périodes concernées. Le contribuable affirme avoir payé en trop la taxe d'utilisation en vertu de son autorisation de paiement direct sur des achats de biens meubles corporels qui étaient éligibles à l'exonération de fabrication. Depuis sa création, le contribuable a comptabilisé la taxe d'utilisation sur la base d'un facteur d'erreur établi lors d'un contrôle antérieur effectué par le département. Sur la base d'un examen plus récent de ses achats, le contribuable a estimé que le pourcentage d'erreur était surévalué, ce qui a donné lieu à la demande de remboursement.
Le département a accordé une partie du remboursement, mais a refusé la majorité de la demande parce qu'elle était basée sur un facteur d'erreur révisé qui n'était pas étayé par un "accord préalable". Le contribuable a déposé un recours en soutenant que l'absence d'accord préalable n'est pas étayée par le code de Virginia et n'est pas pertinente pour déterminer si le bien meuble corporel peut faire l'objet d'un remboursement.
DÉTERMINATION
Permis de paiement direct
Le contribuable a été autorisé à utiliser une autorisation de paiement direct par le ministère à l'adresse 2016. Le Virginia Code § 58.1-624 et le titre 23 du Virginia Administrative Code (VAC) 10-210-920 F permettent à certains contribuables de demander et d'utiliser une autorisation de paiement direct pour payer la taxe de vente au détail et d'utilisation de Virginie directement au ministère lorsqu'il n'est pas possible, au moment de l'achat des biens meubles corporels, de savoir comment ils seront utilisés. Lorsqu'une autorisation de paiement direct est accordée, le contribuable doit déposer des copies de l'autorisation auprès des revendeurs afin de pouvoir effectuer des achats sans payer la taxe sur les ventes au détail et la taxe d'utilisation. La validité d'une telle autorisation est perpétuelle, sauf si le contribuable y renonce ou si le département l'annule pour un motif valable.
Dans le cadre d'une autorisation de paiement direct, le contribuable effectue généralement des achats exonérés de la taxe et acquitte ensuite la taxe sur les articles taxables lorsqu'ils sont mis en service ou consommés. La régularisation est basée sur le prix de revient de l'article spécifique utilisé d'une manière imposable en vertu des lois de Virginia relatives à la taxe sur les ventes et l'utilisation.
Dans ce cas, au lieu de comptabiliser l'impôt sur la base de l'utilisation d'éléments imposables, le contribuable a utilisé un facteur d'erreur pour estimer le montant de l'impôt versé à la Virginia. Comme indiqué ci-dessus, le cadre statutaire des autorisations de rémunération directe ne permet pas de procéder à un tel calcul. Les seuls contribuables autorisés à utiliser cette méthode sont ceux qui ont signé des accords préalables avec le ministère.
Accords préliminaires
Des accords préalables ont été utilisés pour les contribuables qui sont des fabricants ou des détenteurs de permis de paiement direct. L'accord couvre généralement la partie de l'audit relative à l'achat des dépenses. En vertu d'un accord écrit avec le ministère, le titulaire d'une autorisation de paiement direct peut accepter de verser la taxe sur la base d'un facteur d'erreur pour certaines données relatives aux comptes fournisseurs pour lesquelles l'assujettissement ne peut être déterminé au moment de l'achat, et pour les montants de certains comptes pour lesquels l'ensemble de l'activité est réputée imposable.
L'accord initial est basé sur les résultats de l'audit effectué par le Département. Lors des audits ultérieurs, des procédures limitées sont mises en œuvre pour vérifier si l'accord est respecté et déterminer si le facteur d'erreur ou les comptes doivent être ajustés. Les négociations avec le titulaire de l'autorisation de paiement direct fixeront l'accord pour le cycle d'audit suivant.
En l'espèce, le contribuable exerce son activité depuis 1996. Depuis lors, le contribuable calculait sa taxe d'utilisation sur la base d'un facteur d'erreur provenant d'un contrôle effectué à la fin des années 1990. Sur la base d'un examen plus récent de ses achats, le contribuable a conclu que le facteur d'erreur était surestimé. Elle a recalculé son facteur d'erreur pour la période en question et a demandé le remboursement sur la base de ses paiements excédentaires calculés en interne en utilisant le facteur d'erreur recalculé.
Le contribuable fait valoir que le refus de l'auditeur fondé sur l'absence d'accord préalable n'est pas étayé par la législation de l'État de Virginia. Il est vrai que les accords préalables ne sont pas prévus par le Code de Virginia ou le Code administratif de Virginia. Toutefois, dans l'affaire Reynolds Metals Company v. Commonwealth of Virginia, Department of Taxation, (Augusta Cir. Ct., March 21, 2000), publié en tant que document public (P.D.) 01-11 (10/19/2001), la Circuit Court a conclu que les accords préalables peuvent constituer une méthode simplifiée permettant à certains contribuables de déclarer leurs obligations en matière de taxe sur les ventes et l'utilisation. Dans le cadre d'un tel accord, un contribuable est autorisé à supposer qu'un certain pourcentage de ses transactions sera imposable et à calculer et payer sa dette en utilisant un pourcentage ou un facteur d'erreur. Ainsi, bien qu'elles ne soient pas spécifiquement soutenues par la loi, la Cour a reconnu leur valeur pour les contribuables et le Commonwealth.
Bien que ni le département ni le contribuable n'aient été en mesure de produire une copie d'un accord initial signé sur le site 1990, le fait que le contribuable ait versé l'impôt sur la base d'un facteur d'erreur déterminé par un audit antérieur en Virginia est une forte indication qu'un accord de quelque nature que ce soit a été mis en œuvre.
Selon la section "Sampling & Front-End Agreements" des Sales & Use Tax Audit Procedures (procédures d'audit de la taxe sur les ventes et l'utilisation) du ministère (les "procédures"), les accords de front-end ont traditionnellement été utilisés pour les candidats à des audits récurrents sur un cycle de trois ans qui détiennent des autorisations de paiement direct. Lorsqu'un audit est effectué, l'auditeur peut déterminer si l'accord est respecté, ce qui donne lieu à une cotisation ou à un remboursement, et déterminer si le pourcentage ou le facteur d'erreur doit être ajusté pour le prochain cycle d'audit. En l'espèce, le département n'a pas fréquemment contrôlé le contribuable. Comme le confirme le contribuable, les habitudes de dépenses d'une entreprise évoluent en fonction des changements économiques et opérationnels, des réorganisations d'entreprises et des modifications des lois adoptées par l'Assemblée générale. Dans de telles circonstances, des audits récurrents garantissent le respect de la législation de la Virginia relative à la taxe sur les ventes au détail et à la taxe d'utilisation.
Demande de remboursement
Sur la base de sa méthode de régularisation estimée, le contribuable a déposé dans les délais une demande de remboursement auprès du ministère. En vertu du Virginia Code § 58.1-1823, une demande de remboursement doit être faite par un contribuable dans les "trois ans à compter du dernier jour prescrit par la loi pour le dépôt d'une déclaration dans les délais impartis...." Conformément au titre 23 VAC 10-210-3040, le remboursement de la taxe sur les ventes au détail et de la taxe d'utilisation est limité au montant net de la taxe versée à l'État sur une transaction exonérée. Ni le code de Virginia ni les règlements de Virginia n'autorisent les demandes de remboursement de la taxe d'utilisation sur la base d'une estimation des charges à payer. Ainsi, pour pouvoir bénéficier d'un remboursement, le contribuable doit être en mesure de prouver que la taxe a été accumulée et payée sur des transactions exonérées spécifiques ou, dans le cas d'un accord frontal, qu'un audit du ministère révèle que le montant de la taxe versée dépasse le montant de la taxe qui aurait dû être accumulée sur les transactions imposables.
L'allégation du contribuable selon laquelle ses remboursements approuvés pour une période antérieure indiquent que le département a approuvé sa méthode d'estimation n'est pas étayée par les faits. Les montants des remboursements précédemment approuvés, demandés à la suite des déclarations modifiées du contribuable, étaient inférieurs au seuil nécessitant un audit et, par conséquent, ont été émis sans examen ni approbation de la part du département.
En outre, le contribuable n'est pas d'accord avec l'utilisation par le département d'une période antérieure dans son examen de la demande de remboursement. Comme indiqué ci-dessus, le contribuable a déposé dans les délais une demande de remboursement pour la période concernée. Les Guidelines for Retail Sales and Use Tax Refund Claim Procedures du ministère, publiées sous la forme de P.D. 17-98 (6/12/2017), prévoient que lorsque les contribuables demandent un remboursement au ministère, "[d]es informations supplémentaires peuvent être demandées par le ministère si nécessaire, y compris, mais sans s'y limiter, l'accès au système, les contrats et toute information jugée nécessaire pour valider les paiements de remboursement". Je ne pense pas que l'inclusion de la période soit inappropriée. Il semble que le vérificateur ait inclus cette période pour établir l'historique des transactions du contribuable.
En outre, le contribuable soutient qu'il n'y a pas eu de refus formel de remboursement. Les registres du ministère indiquent que l'avis de remboursement standard daté de janvier 19, 2022, a été remis au contribuable. Quoi qu'il en soit, en vertu du Virginia Code § 58.1-1823, "[t]out ordre du ministère refusant une telle réévaluation et un tel remboursement, ou le fait que le ministère n'y donne pas suite dans un délai de trois mois, sera, en ce qui concerne les questions soulevées pour la première fois par la déclaration modifiée, considéré comme une évaluation dans le but de permettre au contribuable d'exercer les recours autorisés en vertu du présent chapitre". Soit le refus de remboursement, soit la limitation dans le temps de la loi a établi une évaluation sur laquelle le contribuable avait le droit de déposer un recours conformément au Virginia Code § 58.1-1821.
CONCLUSION
Parce que le Département n'a pas effectué régulièrement des audits pour déterminer si le facteur d'erreur utilisé par le Contribuable a estimé avec précision sa dette de taxe sur les ventes et l'utilisation, la taxe sur les ventes et l'utilisation payée par le Contribuable pour la période de janvier 2013 à décembre 2017 n'est probablement pas conforme aux lois existantes de Virginia sur la taxe sur les ventes et l'utilisation et doit être auditée pour déterminer la mesure dans laquelle la taxe, le cas échéant, peut avoir été payée en trop.
Conformément à cette décision, la demande de remboursement sera renvoyée à l'équipe d'audit afin qu'elle procède à un audit complet des régularisations et des versements de la taxe sur les ventes et l'utilisation du contribuable pour la période en question. Le personnel chargé de l'audit prendra contact avec le contribuable pour fixer la date de l'audit et demander des documents spécifiques à examiner. Le contribuable disposera de 30 jours à compter de la date de contact pour fournir ces registres et toutes les pièces justificatives.
Le personnel d'audit examinera les dossiers du contribuable, procédera aux ajustements nécessaires et émettra un rapport d'audit actualisé. Si l'audit aboutit à un trop-perçu, un remboursement sera effectué, ainsi que les éventuels intérêts de remboursement, conformément au décret présidentiel 17-98. Si l'audit aboutit à un paiement insuffisant, le département ne sera autorisé à émettre des évaluations que dans le délai de prescription prévu par le Virginia Code § 58.1-634. Si le contribuable n'est pas d'accord avec l'audit, il peut faire appel dans les 90 jours suivant la mise à jour du rapport d'audit, conformément au Virginia Code § 58.1-1821 et au titre 23 VAC 10-20-165.
Les articles du Code of Virginia, les règlements et les documents publics cités sont disponibles en ligne à l'adresse www.tax.virginia.gov dans les sections "Lois, règles et décisions" et "Documents d'orientation" du site web du ministère. Si vous avez des questions concernant cette réponse, vous pouvez contacter ***** au bureau de la politique fiscale, des appels et des décisions du ministère, à l'adresse suivante : ***** .
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
Craig M. Burns
Commissaire à la fiscalité
[ÁR/4172.W]