Décisions du commissaire fiscal

Lignes directrices pour la classification des travailleurs
(Mise à jour juillet 31, 2023)

Au cours de la session 2020, l'Assemblée générale de Virginia a adopté le projet de loi de la Chambre des représentants 1407 (2020 Acts of Assembly, Chapter 681) et le projet de loi du Sénat 744 (2020 Acts of Assembly, Chapter 682), qui définit la norme de la Virginia pour la classification des travailleurs qui effectuent des services contre rémunération en tant que salariés ou entrepreneurs indépendants. En outre, cette législation prévoit des sanctions civiles et l'exclusion de certains employeurs qui ne classifient pas correctement une personne en tant qu'employé. 2023 Le projet de loi de la Chambre des représentants 1684 (2023 Acts of Assembly, Chapter 518) et le projet de loi du Sénat 1354 (2023 Acts of Assembly, Chapter 519) clarifient les procédures en vertu desquelles un employeur peut être exclu des marchés publics pour classification erronée des travailleurs.

Les présentes lignes directrices sont publiées par le ministère des impôts ("le ministère") afin de fournir des conseils aux contribuables concernant la classification des travailleurs, conformément à la deuxième clause de promulgation des projets de loi 2020 House Bill 1407 et 2020 Senate Bill 744. Ces lignes directrices ne sont pas des règles ou des règlements soumis aux dispositions de la loi sur la procédure administrative(Va. Code § 2.2-4000 et seq.) et sont publiées conformément à l'obligation faite au commissaire fiscal de publier ces lignes directrices en vertu de la deuxième clause de promulgation de 2020 House Bill 1407 et 2020 Senate Bill 744, ainsi qu'à l'autorité générale du commissaire fiscal de superviser l'administration des lois fiscales du Commonwealth en vertu de Va. Code § 58.1-202. Le cas échéant, des informations supplémentaires concernant ces procédures seront publiées et mises en ligne sur le site web du département, www.tax.virgnia.gov.

Ces lignes directrices représentent l'interprétation par le département des lois pertinentes. Elles ne constituent pas une réglementation formelle et n'ont donc pas force de loi ou de règlement. Dans le cas où la décision finale d'un tribunal considère qu'une disposition de ces lignes directrices est contraire à la loi, les contribuables qui suivent ces lignes directrices seront traités comme s'appuyant sur des conseils écrits erronés aux fins de l'abandon des pénalités et des intérêts en vertu du Va. Code §§ 58.1-105, 58.1-1835, et 58.1-1845.  

D'une manière générale, ces lignes directrices s'appliquent aux déterminations de mauvaise classification des travailleurs effectuées à partir du mois de juillet 1, 2023. Pour les déterminations de classification erronée de travailleurs antérieures à juillet 1, 2023, les contribuables doivent suivre les lignes directrices sur la classification erronée de travailleurs publiées par le ministère en septembre 30, 2021 (document public 21-133). Toutefois, la partie des présentes lignes directrices relative à l'exclusion clarifie la législation existante et, par conséquent, est aussi efficace que si elle était incluse dans le document public 21-133. 

Classification des travailleurs

Si une personne fournit des services à une autre personne ou entité contre rémunération, elle est considérée comme un employé de la partie qui paie cette rémunération. Pour renverser cette présomption, le travailleur individuel ou la partie qui paie cette rémunération doit démontrer qu'il s'agit d'un entrepreneur indépendant. 

La norme applicable pour faire cette détermination est la directive de l'Internal Revenue Service ("IRS") qui est conçue pour aider à déterminer si une personne est un employé ou un entrepreneur indépendant. Pour prendre une décision conformément à ces orientations, il convient d'examiner la relation entre le travailleur et l'entreprise. Pour déterminer s'il s'agit d'un salarié ou d'un entrepreneur indépendant, il faut tenir compte de toutes les informations qui prouvent le degré de contrôle de l'entreprise sur le travailleur et le degré d'indépendance du travailleur dans l'exécution de son travail. Les faits qui attestent du degré de contrôle et d'indépendance se répartissent en trois catégories : le contrôle comportemental, le contrôle financier et le type de relation entre les parties. Pour plus d'informations sur cette directive de l'IRS et sur la manière de l'appliquer, consultez la publication de l'IRS 15-A et l'IRS Topic No. 762 Independent Contractor vs. Employee. Avant de déterminer s'il y a eu classification erronée d'un travailleur, le département demandera à l'employeur des informations sur ses relations avec ses travailleurs et lui accordera un délai raisonnable pour lui permettre de fournir ces informations. Il peut s'agir de documents commerciaux ou d'entretiens avec l'employeur ou ses travailleurs au sujet de ses pratiques commerciales. Le Département examinera attentivement toutes ces informations avant de prendre une décision et préparera un rapport d'audit qui tiendra compte de l'application de la norme aux faits et circonstances propres à l'employeur. Toutefois, si les demandes ne reçoivent pas de réponse complète dans un délai raisonnable, le département peut prendre une décision sans disposer de ces informations.  

Sanctions civiles en cas de classification erronée des salariés

Tout employeur, ou tout fonctionnaire ou agent de l'employeur, qui ne classe pas correctement une personne physique en tant qu'employé et qui ne paie pas les impôts qui doivent être payés pour un employé sera soumis à des sanctions pécuniaires. Ces sanctions sont les suivantes :

- Jusqu'à1,000 par personne mal classée pour les cas de classification erronée que le ministère découvre au cours de son premier audit d'un employeur ;
- jusqu'à2,500 par personne mal classée pour les cas de classification erronée que le ministère découvre au cours de son deuxième audit d'un employeur ; et
- jusqu'à5,000 par personne mal classée pour les cas de classification erronée que le ministère découvre au cours de son troisième audit d'un employeur et lors de tout audit ultérieur de cet employeur.

Lors de chaque audit qui révèle des cas de classification erronée, le montant de la pénalité sera déterminé en fonction du nombre total de travailleurs de l'employeur et du nombre de travailleurs dont la classification s'est avérée erronée. Le tableau suivant indique les montants des pénalités :

Toutefois, dans les cas où le ministère détermine qu'un employeur a mal classé un employé à des fins d'évasion fiscale et non de bonne foi dans le cours normal des affaires, le ministère peut imposer les montants de pénalité complets de1,000 pour la première infraction,2,500 pour la deuxième infraction, et5,000 pour la troisième infraction et les infractions ultérieures. 

Exemple :

Le contribuable a traité les travailleurs de 45 comme des salariés auxquels il a délivré des formulaires W-2 et les travailleurs de 11 comme des entrepreneurs indépendants auxquels il a délivré des formulaires 1099. Il s'est avéré que cinq travailleurs auxquels des formulaires 1099 avaient été délivrés étaient des salariés. Un autre travailleur n'ayant pas reçu de formulaire 1099 ou de formulaire W-2 a été identifié lors de l'examen du compte du grand livre de la main-d'œuvre occasionnelle, et il a été établi que ce travailleur était un employé. Aux fins du calcul de la pénalité, le nombre total d'employés serait de 51, dont six ont été mal classés : 

W-2 Employés 45
Travailleurs mal classés 1099 5
Travailleurs mal classés non déclarés 1
Total des travailleurs 51

Le département n'a pas déterminé que les classifications erronées susmentionnées ont été effectuées à des fins d'évasion fiscale. Par conséquent, si les travailleurs mal classés ont été découverts lors du premier audit, le montant de la pénalité s'élèverait à

$500 X 6 travailleurs mal classés = $3,000

Si les travailleurs mal classés ont été découverts au cours du deuxième audit, le montant de la pénalité sera le suivant

$2,000 X 6 travailleurs mal classés = $12,000

Si les travailleurs mal classés ont été découverts au cours du troisième audit ou d'audits ultérieurs, le montant de la pénalité sera le suivant :

$4,500 X 6 travailleurs mal classés = $27,000

Si, au cours de l'un des audits, il s'avère que l'employeur a mal classé des travailleurs en tant qu'employés dans le but d'échapper à l'impôt, le montant de la pénalité sera le montant total de la pénalité autorisée par la loi de Virginia. 

Radiation pour classification erronée de salariés

Si, lors du premier contrôle d'un employeur, le département constate que celui-ci n'a pas correctement classé une personne physique en tant que salarié et qu'il n'a pas payé les impôts dus au titre d'un salarié, le département est tenu de notifier cette constatation à l'employeur. Cet employeur a le droit d'interjeter appel administratif et judiciaire d'une telle décision conformément aux articles du code de la Va. 58.1-1821 et 58.1-1825.  

Si le département constate des cas de classification erronée lors d'audits ultérieurs et après que tous les droits de recours administratif et judiciaire ont été épuisés ou que le délai d'introduction de ces recours a expiré, le département doit communiquer à tous les organismes publics et institutions couvertes le nom de l'employeur en question. Il est alors interdit à tous les organismes publics et institutions couvertes d'attribuer un contrat à cet employeur et à toute entreprise, société ou partenariat dans lequel l'employeur a un intérêt de la manière suivante :

- pour une période de 1 ans à compter de la date de l'avis pour les infractions constatées lors d'un deuxième audit ; ou
- pendant une période de 3 ans à compter de la date de l'avis pour les infractions constatées lors d'un troisième audit ou de tout autre audit ultérieur.

Aux fins de l'application de ces dispositions d'exclusion, on entend par "établissement couvert" un établissement public d'enseignement supérieur en activité :

- Sous réserve d'un accord de gestion prévu à l'article 4 (Va. Code § 23.1-1004 et seq.) du chapitre 10 du titre 23.1;
- Dans le cadre d'un protocole d'accord conformément à Va. Code § 23.1-1004; ou
- Dans le cadre du programme pilote autorisé par l'Appropriation Act.

Actions interdites par les employeurs

Aucun employeur n'est autorisé à exiger ou à demander à une personne de conclure un accord ou de signer des documents qui entraînent une classification erronée de la personne en tant qu'entrepreneur indépendant ou qui ne reflètent pas correctement la relation de la personne avec l'employeur. En outre, il est illégal pour un employeur ou toute autre partie d'exercer une discrimination de quelque manière que ce soit ou de prendre des mesures défavorables à l'encontre d'une personne en guise de représailles pour avoir exercé des droits relatifs à sa classification en tant qu'employé ou entrepreneur indépendant.

Échange d'informations avec d'autres agences de l'État

Sauf exception, la loi de Virginia prévoit que le commissaire aux impôts, le commissaire au revenu, le trésorier et leur personnel ne peuvent divulguer aucune information acquise dans l'exercice de leurs fonctions concernant les transactions, les biens, y compris les biens personnels, les revenus ou les activités d'une personne, d'une entreprise ou d'une société. Il est également illégal pour toute personne de diffuser un document fiscal confidentiel dont elle sait ou a des raisons de savoir qu'il s'agit d'un document fiscal confidentiel. Toute personne qui enfreint ces dispositions se rend coupable d'un délit de classe 1. Voir Va. Code § 58.1-3.

2020 2020 Les projets de loi de la Chambre des représentants 1407 et du Sénat 744 prévoient une exception à cette interdiction générale de divulgation qui permet au ministère de collaborer avec certaines agences de l'État pour identifier les employeurs qui ne classifient pas correctement les personnes comme des employés et pour faire respecter les lois relatives à la classification des travailleurs. Ces agences comprennent le ministère du travail et de l'industrie, la commission de l'emploi de Virginia, le ministère des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs, le ministère des services généraux, la commission des accidents du travail et le Department of Professional and Occupational Regulation. Voir Va. Code § 58.1-3.4.  

En outre, si l'un de ces organismes a des raisons de croire qu'un employeur n'a pas correctement classé des personnes comme salariés, il est tenu d'en informer le ministère. Sauf disposition contraire de la loi, ces agences sont tenues de partager avec le département toute information susceptible de contribuer à l'application des dispositions de la loi relatives à la classification des travailleurs.

Exigences en matière de rapports

Le ministère est tenu de communiquer chaque année au gouverneur et à l'Assemblée générale des informations concernant le respect et l'application de ces exigences en matière de classification des travailleurs. Le rapport du département doit contenir des informations sur les points suivants :

- Nombre de rapports d'enquête sur la classification erronée des travailleurs ;
- les conclusions de ces rapports ;
- Montant combiné des taxes, des intérêts et des amendes perçus ;
- Nombre de renvois au ministère du travail et de l'industrie, à la commission de l'emploi de Virginia, au ministère des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs, à la commission des accidents du travail de Virginia et au Department of Professional and Occupational Regulation ; et
- Nombre de notifications de défaut de classification à tous les organismes et institutions publics.

Le rapport annuel doit être remis au plus tard en décembre 30.

Informations complémentaires

Ces lignes directrices sont disponibles en ligne sur le site web de Virginia Regulatory Town Hall, situé à l'adresse https://townhall.virginia.gov, et dans la section "Documents d'orientation" du site web du ministère, à l'adresse suivante : http://tax.virginia.gov/guidance-documents. Pour de plus amples informations, veuillez consulter le site web du ministère à l'adresse suivante : https://tax.virginia.gov/worker-misclassification. ou contactez le département à l'adresse misclassificationofworkers@tax.virginia.gov.

Approuvé :

Craig M. Burns
Commissaire à la fiscalité