Type d'impôt
Taxe de vente au détail et taxe d'utilisation
Description
Certificats d'exemption ; reproduction électronique
Sujet
Exemptions
Date d'émission
05-19-2000
Mai 19, 2000
Objet : Demande de décision : Taxe sur les ventes au détail et la taxe d'utilisation
Chère ****
Nous répondons à votre lettre dans laquelle ***** ( "Taxpayer") demande l'autorisation de produire et de stocker électroniquement des déclarations d'exonération à usage multiple à la place des certificats d'exonération de la taxe sur les ventes et l'utilisation en Virginie. Je vous prie de bien vouloir excuser le retard de la réponse du département.
FAITS
Le contribuable, détaillant, a développé des applications informatiques qui simplifient "les procédures de stockage et de recherche d'informations dans les points de vente". Le contribuable a mis au point une déclaration d'exonération à usages multiples que l'acheteur peut utiliser au lieu de fournir un certificat d'exonération sur papier au moment de l'achat. Le contribuable utilise certains écrans d'ordinateur pour générer électroniquement une déclaration d'exonération polyvalente qui est combinée avec le ticket de caisse. Les acheteurs utilisent une tablette de signature informatisée qui produit une signature sur le relevé et le reçu générés par ordinateur. La transaction est stockée et peut être consultée ultérieurement pour documenter la vente exonérée.
Le contribuable propose d'utiliser une déclaration d'exonération polyvalente électronique au lieu des certificats d'exonération prescrits utilisés en Virginie.
ARRÊT
Code de Virginie §§ 58.1-623 et 58.1-623.1 et le titre 23 du code administratif de Virginia (VAC) 10-210-280 définissent les critères d'utilisation correcte des certificats d'exemption. Code de Virginie § 58.1-623(B) prévoit qu'un certificat "doit se présenter essentiellement sous la forme prescrite par le commissaire aux impôts." En règle générale, l'utilisation d'un certificat d'exemption générique "" ou d'une couverture "" n'a pas été autorisée parce qu'il existe des formulaires d'exemption spécifiques pour les différentes exemptions prévues par la loi de Virginie.
Bien que j'apprécie vos efforts pour rationaliser le processus d'exemption, les exemples fournis soulèvent un certain nombre de préoccupations pour le département. Lors de l'examen de toute déclaration d'exonération à des fins multiples, que ce soit sous forme papier ou électronique, le département doit s'assurer que les informations nécessaires sont disponibles pour vérifier qu'une exonération est correctement utilisée au moment de l'achat. D'après vos discussions avec un membre de mon équipe de politique fiscale, les applications informatiques du contribuable ne sont pas conçues pour saisir le contenu des informations prescrites sur les différentes attestations d'exonération du ministère. D'après notre examen, la déclaration d'exonération polyvalente du contribuable ne contiendrait pas les informations essentielles nécessaires à la délivrance et à la réception correctes des certificats d'exonération conformément à la législation et à la réglementation de la Virginie.
Par exemple, le certificat d'exonération du département (Certificate of Exemption Form ST-12 ) permet aux entités du gouvernement fédéral et aux gouvernements locaux et d'État de Virginia d'effectuer des achats exonérés de la taxe. Le certificat d'exemption ne peut pas être utilisé par des entités gouvernementales d'autres États. La déclaration d'exemption du contribuable ne fait pas de distinction entre les entités gouvernementales de Virginie et les entités gouvernementales d'autres États. En outre, la réglementation de Virginie exige qu'une agence gouvernementale fournisse un bon de commande officiel pour garantir que l'achat est destiné à l'usage ou à la consommation du gouvernement, comme l'exige la loi. La procédure du contribuable n'exige pas qu'un bon de commande officiel soit fourni à l'appui de l'achat exonéré. Par conséquent, la procédure proposée par le contribuable ne contient pas les informations nécessaires au département pour déterminer si l'exemption gouvernementale est correctement utilisée.
Une autre préoccupation est que la déclaration d'exonération du contribuable permettrait à toute organisation à but non lucratif d'effectuer des achats exonérés de taxe sans fournir de documentation sur le statut d'exonération à des fins de taxe de vente. La loi de Virginie ne prévoit pas d'exonération générale de la taxe sur les ventes et l'utilisation pour les organisations à but non lucratif. Les seules organisations à but non lucratif exonérées de la taxe sont celles qui sont spécifiquement mentionnées dans le §§ 58.1-609.1 par le biais de 58.1-609.10 de la Code de Virginie. La plupart des organisations à but non lucratif bénéficiant d'une exemption reçoivent une lettre qu'elles doivent présenter au vendeur pour effectuer des achats exonérés. Le format de la déclaration d'exemption du contribuable ne permettrait pas au département d'identifier l'organisation et de déterminer si une exemption est applicable.
Le département a autorisé l'utilisation d'un certificat d'exemption "blanket" en ce qui concerne l'exemption pour revente et serait prêt à autoriser l'utilisation d'un tel document sous forme électronique. Dans des décisions antérieures, le ministère a défini les conditions d'utilisation d'un certificat d'exemption de la couverture "" au lieu du certificat d'exemption de revente prescrit par le ministère, le formulaire ST-10. Les exigences stipulent que les informations nécessaires pour remplir le formulaire ST-10 doivent être les mêmes que celles nécessaires pour remplir le formulaire d'attestation d'exemption "blanket". Voir les documents publics ci-joints 95-316 (12/15/95) et 97-95 (2/21/97).
Au lieu du certificat papier, le contribuable serait tenu de conserver la déclaration d'exemption générée par ordinateur et le ticket de caisse pour chaque transaction exonérée en Virginie comme documentation suffisante à des fins d'audit.
Le département est favorable à l'utilisation de certificats d'exemption électroniques à un niveau plus large et souhaiterait poursuivre l'examen de cette question. Il peut être utile d'établir un dialogue avec un groupe de détaillants et d'identifier les problèmes et les approches possibles. Une approche possible consiste à réaliser un programme pilote en utilisant un certain nombre d'attestations d'exonération sous forme électronique. Si vous souhaitez développer davantage l'utilisation de certificats d'exemption électroniques pour la Virginie, veuillez contacter le bureau de la politique fiscale à l'adresse suivante : *****. Vous pouvez également adresser toute question supplémentaire concernant cette lettre à *****.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
Danny M. Payne
Commissaire à la fiscalité
OTP/16304J
Objet : Demande de décision : Taxe sur les ventes au détail et la taxe d'utilisation
Chère ****
Nous répondons à votre lettre dans laquelle ***** ( "Taxpayer") demande l'autorisation de produire et de stocker électroniquement des déclarations d'exonération à usage multiple à la place des certificats d'exonération de la taxe sur les ventes et l'utilisation en Virginie. Je vous prie de bien vouloir excuser le retard de la réponse du département.
FAITS
Le contribuable, détaillant, a développé des applications informatiques qui simplifient "les procédures de stockage et de recherche d'informations dans les points de vente". Le contribuable a mis au point une déclaration d'exonération à usages multiples que l'acheteur peut utiliser au lieu de fournir un certificat d'exonération sur papier au moment de l'achat. Le contribuable utilise certains écrans d'ordinateur pour générer électroniquement une déclaration d'exonération polyvalente qui est combinée avec le ticket de caisse. Les acheteurs utilisent une tablette de signature informatisée qui produit une signature sur le relevé et le reçu générés par ordinateur. La transaction est stockée et peut être consultée ultérieurement pour documenter la vente exonérée.
Le contribuable propose d'utiliser une déclaration d'exonération polyvalente électronique au lieu des certificats d'exonération prescrits utilisés en Virginie.
ARRÊT
Code de Virginie §§ 58.1-623 et 58.1-623.1 et le titre 23 du code administratif de Virginia (VAC) 10-210-280 définissent les critères d'utilisation correcte des certificats d'exemption. Code de Virginie § 58.1-623(B) prévoit qu'un certificat "doit se présenter essentiellement sous la forme prescrite par le commissaire aux impôts." En règle générale, l'utilisation d'un certificat d'exemption générique "" ou d'une couverture "" n'a pas été autorisée parce qu'il existe des formulaires d'exemption spécifiques pour les différentes exemptions prévues par la loi de Virginie.
Bien que j'apprécie vos efforts pour rationaliser le processus d'exemption, les exemples fournis soulèvent un certain nombre de préoccupations pour le département. Lors de l'examen de toute déclaration d'exonération à des fins multiples, que ce soit sous forme papier ou électronique, le département doit s'assurer que les informations nécessaires sont disponibles pour vérifier qu'une exonération est correctement utilisée au moment de l'achat. D'après vos discussions avec un membre de mon équipe de politique fiscale, les applications informatiques du contribuable ne sont pas conçues pour saisir le contenu des informations prescrites sur les différentes attestations d'exonération du ministère. D'après notre examen, la déclaration d'exonération polyvalente du contribuable ne contiendrait pas les informations essentielles nécessaires à la délivrance et à la réception correctes des certificats d'exonération conformément à la législation et à la réglementation de la Virginie.
Par exemple, le certificat d'exonération du département (Certificate of Exemption Form ST-12 ) permet aux entités du gouvernement fédéral et aux gouvernements locaux et d'État de Virginia d'effectuer des achats exonérés de la taxe. Le certificat d'exemption ne peut pas être utilisé par des entités gouvernementales d'autres États. La déclaration d'exemption du contribuable ne fait pas de distinction entre les entités gouvernementales de Virginie et les entités gouvernementales d'autres États. En outre, la réglementation de Virginie exige qu'une agence gouvernementale fournisse un bon de commande officiel pour garantir que l'achat est destiné à l'usage ou à la consommation du gouvernement, comme l'exige la loi. La procédure du contribuable n'exige pas qu'un bon de commande officiel soit fourni à l'appui de l'achat exonéré. Par conséquent, la procédure proposée par le contribuable ne contient pas les informations nécessaires au département pour déterminer si l'exemption gouvernementale est correctement utilisée.
Une autre préoccupation est que la déclaration d'exonération du contribuable permettrait à toute organisation à but non lucratif d'effectuer des achats exonérés de taxe sans fournir de documentation sur le statut d'exonération à des fins de taxe de vente. La loi de Virginie ne prévoit pas d'exonération générale de la taxe sur les ventes et l'utilisation pour les organisations à but non lucratif. Les seules organisations à but non lucratif exonérées de la taxe sont celles qui sont spécifiquement mentionnées dans le §§ 58.1-609.1 par le biais de 58.1-609.10 de la Code de Virginie. La plupart des organisations à but non lucratif bénéficiant d'une exemption reçoivent une lettre qu'elles doivent présenter au vendeur pour effectuer des achats exonérés. Le format de la déclaration d'exemption du contribuable ne permettrait pas au département d'identifier l'organisation et de déterminer si une exemption est applicable.
Le département a autorisé l'utilisation d'un certificat d'exemption "blanket" en ce qui concerne l'exemption pour revente et serait prêt à autoriser l'utilisation d'un tel document sous forme électronique. Dans des décisions antérieures, le ministère a défini les conditions d'utilisation d'un certificat d'exemption de la couverture "" au lieu du certificat d'exemption de revente prescrit par le ministère, le formulaire ST-10. Les exigences stipulent que les informations nécessaires pour remplir le formulaire ST-10 doivent être les mêmes que celles nécessaires pour remplir le formulaire d'attestation d'exemption "blanket". Voir les documents publics ci-joints 95-316 (12/15/95) et 97-95 (2/21/97).
Au lieu du certificat papier, le contribuable serait tenu de conserver la déclaration d'exemption générée par ordinateur et le ticket de caisse pour chaque transaction exonérée en Virginie comme documentation suffisante à des fins d'audit.
Le département est favorable à l'utilisation de certificats d'exemption électroniques à un niveau plus large et souhaiterait poursuivre l'examen de cette question. Il peut être utile d'établir un dialogue avec un groupe de détaillants et d'identifier les problèmes et les approches possibles. Une approche possible consiste à réaliser un programme pilote en utilisant un certain nombre d'attestations d'exonération sous forme électronique. Si vous souhaitez développer davantage l'utilisation de certificats d'exemption électroniques pour la Virginie, veuillez contacter le bureau de la politique fiscale à l'adresse suivante : *****. Vous pouvez également adresser toute question supplémentaire concernant cette lettre à *****.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
Danny M. Payne
Commissaire à la fiscalité
OTP/16304J
Décisions du commissaire fiscal