Informations générales
Qui est tenu de déposer et de payer par voie électronique ?
Toute société constituée en vertu des lois de Virginie, toute société étrangère enregistrée auprès de la State Corporation Commission pour avoir le privilège de faire des affaires en Virginie et toute société ayant des revenus provenant de sources de Virginie (sauf exceptions mentionnées dans les instructions du formulaire 500 ) doit déposer et payer ses impôts par voie électronique.
Quelles sont les années fiscales acceptées dans Virginia Corporate e-File ?
Le programme e-File de Virginie accepte l'année fiscale en cours et 2 les années antérieures pour les déclarations originales et modifiées.
Quelles sont les options de dépôt électronique disponibles pour la déclaration des sociétés ?
Le programme Virginia e-File est la seule option électronique offerte pour le dépôt du formulaire Virginia 500 et de toutes les annexes qui l'accompagnent. Ce programme fédéral/étatique permet à Virginia d'utiliser la technologie de l'IRS pour recevoir une copie électronique de la déclaration fédérale complète, des annexes fédérales qui l'accompagnent et de la déclaration de Virginia. Virginia ne reçoit pas la copie électronique si les données sont rejetées au niveau fédéral de l'IRS.
On considère qu'il s'agit d'une transmission "Linked" lorsque l'émetteur (le plus souvent le fournisseur de logiciel) transmet électroniquement les déclarations fédérales et nationales simultanément via e-File. L'autre type de soumission pris en charge est appelé "Unlinked" ou "state only" submission, lorsque la déclaration de l'État est envoyée séparément de la déclaration fédérale. La soumission pour l'État uniquement est toujours déposée par voie électronique au niveau fédéral de l'IRS avant que la Virginie ne reçoive la copie électronique.
Les sociétés qui répondent à certains critères d'éligibilité peuvent déposer et payer le formulaire 500EZ en utilisant le système eForms.
En cas de dépôt électronique, la date d'échéance reste-t-elle la même pour les déclarations des sociétés ?
La déclaration des sociétés doit être déposée au plus tard le 15e jour du quatrième mois suivant la clôture de l'exercice imposable, qu'elle soit déposée par voie électronique ou sur papier auprès de Virginia Tax.
Une déclaration de société doit-elle être déposée par voie électronique s'il n'y a pas de revenu ou d'obligation fiscale ?
Oui, toutes les déclarations d'impôt sur le revenu des sociétés doivent être déposées par voie électronique, quels que soient les revenus ou l'impôt à payer.
Les professionnels de la fiscalité sont-ils soumis à l'obligation de dépôt électronique ?
Oui, les préparateurs de déclarations fiscales qui préparent des déclarations de sociétés doivent veiller à respecter les exigences en matière de dépôt et de paiement électroniques.
Qui donne l'autorisation de transmettre les déclarations des sociétés par voie électronique ?
L'acceptation par l'IRS en tant qu'Electronic Return Originator (ERO) permet automatiquement aux professionnels de l'impôt de soumettre les déclarations d'impôt sur le revenu des sociétés de Virginie par voie électronique. Ils doivent s'enregistrer auprès de l'IRS et être acceptés en tant qu'ORE. L'IRS attribue ensuite à chaque ERO un numéro d'identification électronique (Electronic Filer Identification Number - EFIN) et le fiscaliste peut alors soumettre ses déclarations via e-File. Selon l'option de dépôt électronique choisie, un numéro d'identification de l'émetteur électronique (ETIN) peut être nécessaire. Pour plus de détails, consultez le site web de l'IRS.
Dépôt et paiement
Comment envoyer mes documents avec la déclaration électronique ?
Il est fortement recommandé d'utiliser un scanner de bureau ou un logiciel capable de produire un PDF. Si vous ne les possédez pas déjà, vous pouvez les obtenir à des prix raisonnables. La possibilité de produire un PDF est nécessaire pour qu'une société puisse joindre les documents requis, tels que les attestations de crédit, à la transmission de la déclaration électronique de Virginie.
Les déclarations déposées par voie électronique doivent-elles être signées ?
Comme pour une déclaration soumise à l'IRS sur papier, le client et le préparateur rémunéré (le cas échéant) doivent signer "" une déclaration d'impôt sur le revenu électronique. Les déclarations d'impôt sur le revenu des sociétés doivent être signées électroniquement. Les deux méthodes de signature électronique des déclarations d'impôt sur les sociétés sont détaillées dans le Guide de la télédéclaration des sociétés et des PTE.
Quelles sont mes possibilités de paiement ?
Les sociétés peuvent choisir plusieurs options pour effectuer leurs paiements de déclarations, d'estimations et de prolongations. Consultez chaque lien ci-dessous pour en savoir plus.
| Options de paiement électronique | Paiement de l'impôt dû | Paiement de l'impôt estimé | Dépôt Extension Paiement |
|---|---|---|---|
| Corporate e-File - débit direct par l'intermédiaire des logiciels e-File achetés | Oui | Non | Non |
| eForms - option en ligne gratuite | Oui | Oui | Oui |
| Services en ligne pour les entreprises - option en ligne gratuite | Non | Oui | Oui |
| Opérations de crédit ACH - par l'intermédiaire de l'institution financière de l'entreprise | Oui | Oui | Oui |
La Virginie accepte-t-elle les paiements électroniques retirés d'une institution financière non américaine ?
Non. Tous les transferts de fonds doivent être effectués à partir d'une banque située aux États-Unis. Les réglementations bancaires fédérales ont imposé des obligations de déclaration supplémentaires pour toutes les transactions bancaires électroniques qui impliquent directement une institution financière située en dehors de la juridiction territoriale des États-Unis, à n'importe quel moment du processus. Il s'agit de transactions ACH internationales (IAT), que Virginia Tax ne prend pas en charge.
Si un IAT est traité par Virginia Tax comme une transaction nationale, la banque peut le rejeter et soumettre le client à des pénalités de retard. En demandant à Virginia Tax de traiter les transactions bancaires électroniques contenues dans votre demande, vous certifiez que les transactions n'impliquent pas directement une institution financière en dehors de la juridiction territoriale des Etats-Unis à n'importe quel moment du processus. Si une transaction est IAT, le paiement devra être effectué par crédit ACH.
La Virginie dispose-t-elle d'une période de perfection "" pour les demandes rejetées ?
Virginia ne suit pas la période de validité des déclarations de l'IRS. Pour être considérée comme déposée dans les délais, une déclaration doit être transmise et acceptée avant la date d'échéance de la déclaration.
Comment puis-je obtenir une prolongation pour la déclaration des sociétés de Virginie avec e-File ?
Une prolongation automatique de 7-mois est accordée pour le dépôt du formulaire 500, 6-mois pour les organisations à but non lucratif. Aucune demande n'est nécessaire. La prolongation ne s'applique pas au paiement de l'impôt dû avec le formulaire 500. Pour éviter les pénalités, les déclarants du formulaire 500 doivent payer au moins 90% de leur dette fiscale finale avant la date limite initiale de dépôt de la déclaration.
Une déclaration peut-elle être modifiée par le biais de l'e-File des entreprises ?
Oui. L'indicateur "amended return" doit être indiqué sur la déclaration dans le progiciel. Une explication des modifications apportées doit être jointe à la transmission de la déclaration électronique, y compris les formulaires ou tableaux justificatifs.
Une déclaration finale (fermeture/dissolution de l'entreprise) peut-elle être soumise via Corporate e-File ?
Oui. Assurez-vous que l'indicateur "final return" est marqué sur la déclaration dans le progiciel avant de la soumettre.
Logiciel
Quel est le coût du dépôt électronique d'une déclaration de société ?
La télédéclaration auprès de Virginia Tax est gratuite ; toutefois, les sociétés (ou leurs préparateurs fiscaux) doivent acheter un logiciel commercial pour pouvoir télédéclarer leurs revenus dans le cadre du programme de télédéclaration des sociétés de Virginie. Les choix de produits comprennent des programmes en ligne, des programmes prêts à l'emploi et des programmes professionnels pour les préparateurs de déclarations de revenus.
Où puis-je trouver les fournisseurs de logiciels d'e-File approuvés par la Virginie ?
Les fournisseurs de logiciels de dépôt électronique agréés sont répertoriés sur notre page web consacrée au dépôt électronique des entreprises.
Que se passe-t-il si le logiciel acheté n'est pas compatible avec le programme Virginia e-File ?
Si le fournisseur actuel de logiciels de la société ne prend pas en charge le programme Virginia e-File et que la société n'est pas éligible au formulaire électronique 500EZ, une dérogation sera accordée (pour un an). Toutefois, il incombe à la société de se procurer un nouveau logiciel qui prend en charge le programme Virginia e-File ou de contacter son fournisseur de logiciels et de lui demander de prendre en charge le programme e-File pour la prochaine année d'imposition.
Une entreprise peut-elle développer son propre logiciel pour produire des déclarations par voie électronique ?
Les logiciels commerciaux sont spécifiquement conçus pour répondre aux spécifications de l'IRS et de la Virginie et sont soumis à des tests rigoureux par les deux agences avant d'être approuvés. Ils doivent également s'adresser à l'IRS pour obtenir un EFIN et/ou un ETIN.
Une entreprise qui souhaite développer son propre logiciel doit obtenir l'approbation de Virginia Tax avant de mettre en œuvre son propre logiciel. Bien que Virginia Tax déconseille fortement cette pratique, des exceptions peuvent être faites dans des cas extrêmes. Les demandes d'approbation peuvent être envoyées à Bus_eFile@tax.virginia.gov.
Renonciations
Les préparateurs de déclarations de revenus peuvent-ils bénéficier d'une dérogation ?
Oui. Un préparateur de déclarations fiscales qui n'est pas en mesure de se conformer peut demander une dérogation pour cause de difficultés au nom de tout client concerné. Dans les cas impliquant plusieurs clients, le préparateur peut soumettre un seul formulaire de demande d'exemption pour tous les clients concernés en joignant une liste des noms de société et des FEIN, et en indiquant si le préparateur dispose d'une procuration pour chaque client dans le dossier de Virginia Tax.
Une dérogation sera-t-elle accordée si la déclaration fédérale de l'entreprise ne peut pas être soumise via le programme IRS e-File ?
Non. Le programme Virginia e-File acceptera les pièces jointes au format PDF afin de garantir que toutes les sociétés aient la possibilité de déposer leur déclaration par voie électronique, même si le programme IRS e-File ne prend pas encore en charge la déclaration fédérale déposée par la société. La société peut utiliser le même logiciel de préparation des déclarations fiscales pour préparer la déclaration fédérale et celle de l'État. La déclaration de l'État peut être transmise par voie électronique seule et la déclaration fédérale peut être jointe à la déclaration de l'État sous la forme d'un document PDF.
Une dérogation permanente peut-elle être accordée ?
Non, il n'est pas possible de renoncer définitivement à cette exigence. Des dispositions doivent être prises pour se conformer aux exigences en matière de dépôt et de paiement électroniques. Toutefois, si une dérogation supplémentaire est nécessaire, soumettez une nouvelle demande de dérogation avant la date limite de dépôt de la déclaration. Les clients doivent demander une dérogation chaque année jusqu'à ce qu'ils aient les moyens de déposer leur demande par voie électronique.