Cette procédure de règlement des griefs est établie pour répondre aux exigences de la loi sur les Américains handicapés (Americans with Disabilities Act) de 1990 (ADA). Il peut être utilisé par toute personne souhaitant déposer une plainte alléguant une discrimination fondée sur le handicap dans la fourniture de services, d'activités, de programmes ou d'avantages par Virginia Tax. La politique du personnel de Virginia Tax régit les plaintes liées à l'emploi pour discrimination fondée sur le handicap.
La plainte doit être formulée par écrit et contenir des informations sur la discrimination présumée, telles que le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du plaignant, ainsi que le lieu, la date et la description de la discrimination présumée. Des moyens alternatifs de dépôt de plainte, tels que des entretiens personnels ou l'enregistrement de la plainte, seront mis à la disposition des personnes handicapées qui en feront la demande.
La plainte doit être déposée par le plaignant et/ou la personne désignée dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 180 jours civils suivant l'infraction présumée :
Kimberly Warren
Coordinatrice ADA
Département des impôts de Virginie
P.O. Boîte 1461
Richmond, VA 23218-1461
Dans les 15 jours civils suivant la réception de la plainte, Mme Warren ou la personne désignée rencontrera le plaignant pour discuter de la plainte et de la résolution possible. Dans les 15 jours calendaires suivant la réunion, Mme Warren ou la personne désignée répondra par écrit et, le cas échéant, dans un format accessible au plaignant. La réponse expliquera la position de Virginia Tax et proposera des options pour une résolution substantielle de la plainte.
Si la réponse de Virginia Tax ne résout pas le problème de manière satisfaisante, le plaignant et/ou la personne désignée peut faire appel de la décision dans les 15 jours calendaires suivant la réception de la réponse auprès du commissaire aux impôts ou de la personne désignée.
Dans les 15 jours calendaires suivant la réception de l'appel, le commissaire fiscal ou son représentant rencontrera le plaignant pour discuter de la plainte et des solutions possibles. Dans les 15 jours civils suivant la réunion, le commissaire fiscal ou la personne désignée répondra par écrit et, le cas échéant, dans un format accessible au plaignant, en apportant une solution définitive à la plainte.
Toutes les plaintes écrites reçues par Mme Warren ou son représentant, les appels auprès du commissaire aux impôts ou de son représentant et les réponses de ces bureaux 2 seront conservés par Virginia Tax pendant au moins 3 ans.