Veillez à ce que le contenu de chaque colis soit bien ficelé ; veillez à ce que chaque colis soit correctement scellé. L'emballage NE DOIT PAS être trop chargé.
Des informations de contact doivent être fournies au cas où le paquet serait violé ou mal acheminé.
1. Photocopiez le formulaire d'envoi de la localité.
2. Découpez les deux formulaires et utilisez une demi-feuille pour chaque paquet.
3. Remplissez un formulaire d'envoi de localité pour chaque colis en indiquant les informations suivantes :
- Le nom de la localité dans la case Nom de la localité.
- Le code FIPS à 3chiffres de la localité dans la case Code FIPS.
- La date à laquelle l'envoi a été posté dans la case Date d'envoi.
- Le numéro d'envoi dans la case Numéro d'envoi.
NOTE : Les numéros d'envoi doivent être attribués de manière séquentielle à partir de "1" ; commencez par le numéro d'envoi "1" au début de chaque année fiscale.
- Le nom de la personne responsable du transfert dans la localité dans la case Nom du contact.
- Le numéro de téléphone (y compris l'indicatif régional) de la personne de contact dans la case Numéro de téléphone du contact.
4. Placez un formulaire d'envoi de localité dûment rempli dans chaque colis avant qu'il ne soit scellé.
5. Inscrivez le numéro d'envoi associé sur l'extérieur de chaque colis.
Exemple :
Vos deux premiers colis sont envoyés à Virginia Tax le MÊME jour,
- les colis doivent être numérotés comme suit : Envoi n°1 et Envoi n°2.
- l'extérieur de chaque colis doit être étiqueté comme Envoi #1 et Envoi #2.
- un formulaire d'envoi de localité dûment rempli L'envoi n°1 doit être placé dans le colis étiqueté comme envoi n°1, et un formulaire d'envoi de localité dûment rempli L'envoi n°2 doit être placé dans le colis étiqueté comme envoi n°2.
Vos deux colis suivants sont envoyés à Virginia Tax le jour suivant,
- les numéros d'envoi doivent être attribués de manière séquentielle en tant qu'Envoi #3 et Envoi #4.
- l'extérieur de chaque colis doit être étiqueté comme Envoi #3 et Envoi #4.
- un formulaire d'envoi de localité dûment rempli L'envoi n°3 doit être placé dans le colis étiqueté comme envoi n°3, et un formulaire d'envoi de localité dûment rempli L'envoi n°4 doit être placé dans le colis étiqueté comme envoi n°4.