Type d'impôt
Taxe de vente au détail et taxe d'utilisation
Description
Certificats d'exemption ; ventes aux écoles
Sujet
Recouvrement de l'impôt en souffrance,
Exemptions,
Biens soumis à l'impôt
Date d'émission
03-30-1999
30 mars 1999
Re : § 58.1-1821 Application : Taxe sur les ventes au détail et la taxe d'utilisation
Chère **************
Nous répondons à votre lettre demandant la correction de l'avis d'imposition sur les ventes et l'utilisation émis à l'encontre de ************** (le contribuable) à la suite d'un contrôle effectué par ce service. Je vous prie de m'excuser pour le retard pris dans la réponse à votre lettre. Des copies des sources référencées sont jointes.
FAITS
Le contribuable est un fabricant et un distributeur de boissons en bouteille pour le commerce de gros et de détail. Un audit portant sur la période allant de décembre 1994 à novembre 1997 a abouti à l'imposition de la taxe sur les ventes pour certaines ventes pour lesquelles les certificats d'exonération étaient manquants ou considérés comme non valables. Le contribuable s'oppose à l'imposition de la taxe sur les ventes dans ce cas, étant donné que les ventes contestées ont été effectuées principalement à des détaillants. Le contribuable demande également la renonciation à la pénalité.
DÉTERMINATION
En général. Code de Virginie § 58.1-623 et le titre 23 du code administratif de Virginie (VAC) 10-210-280 établissent la loi et la politique établies de longue date selon lesquelles toutes les ventes, tous les baux et toutes les locations de biens meubles corporels sont soumis à la taxe jusqu'à ce que le contraire soit établi. La charge de la preuve de la non-application de la taxe incombe au concessionnaire, à moins qu'il ne prenne, de bonne foi, de l'acheteur ou du locataire, un certificat d'exonération indiquant que le bien est exonéré en vertu de la loi. Le certificat restera en vigueur sauf si le département des impôts notifie qu'il n'est plus acceptable. Toutefois, un certificat incomplet, invalide ou incohérent n'est jamais acceptable, que ce soit avant ou après la notification.
Lorsqu'un revendeur ne facture pas la taxe sur les ventes lors d'une vente au détail et qu'il n'obtient pas de certificat d'exemption de la part de son client, Code de Virginie § 58.1-625 exige que le distributeur soit tenu directement responsable du paiement de la taxe sur les ventes. Il est clair que la loi de Virginia impose au contribuable l'obligation légale de pouvoir justifier toute vente non taxée par un certificat d'exemption correctement rempli et valide.
En outre, Code de Virginie § 58.1-633 et 23 VAC 10-210-470 exigent des concessionnaires qu'ils tiennent et conservent des registres adéquats et complets de la taxe sur les ventes et l'utilisation, y compris les certificats d'exonération et de revente, nécessaires pour déterminer l'impôt dont ils sont redevables. En l'absence de pièces justificatives suffisantes et appropriées, le département peut procéder à une évaluation estimative de toute insuffisance fiscale présumée.
Formes manquantes. Lors de ce huitième contrôle, j'ai cru comprendre que le contribuable avait omis d'obtenir et de conserver des certificats d'exonération pour de nombreuses ventes non taxées, alors qu'il avait reçu l'instruction, lors du contrôle précédent, de conserver les certificats d'exonération délivrés par le département pour toutes les ventes non taxées et de n'accepter que ceux qui étaient complets à tous points de vue. Lorsque le contribuable n'obtient pas et ne conserve pas le certificat d'exemption d'un client et qu'il n'a pas facturé et perçu la taxe sur les ventes à ces clients, il devient directement responsable de la taxe, même si le client a cessé ses activités par la suite ou a refusé de fournir un certificat d'exemption. En outre, à l'issue de l'audit précédent, nous avions compris que le contribuable mettrait à jour et solliciterait les certificats d'exonération de ses clients. Dans ces conditions. Je ne vois aucune raison de retirer ces ventes de l'audit.
Formulaires de substitution. En règle générale, le département n'autorisera pas l'utilisation d'un formulaire de substitution pour un certificat de dispense de revente, à moins qu'il ne réponde à tous les critères énoncés par les textes suivants Code de Virginie § 58.1-623, contient toutes les informations indispensables à l'utilisation correcte du certificat et est approuvé par le commissaire aux impôts. Vous trouverez ci-joint des copies de décisions antérieures [c'est-à-dire les documents publics (P.D.) 95-316 (12/15/95) et 97-95 (2/21/97)] qui illustrent la politique du département en matière de certificats d'exemption de revente.
Nous avons examiné le certificat d'exemption de revente établi par le contribuable. Ce formulaire de substitution ne satisfait toutefois pas à toutes les exigences en matière d'information prescrites par le département. Par exemple, elle n'indique pas qu'un bien est acheté dans le "seul but de le revendre. Il demande par erreur un numéro de licence au lieu d'un numéro de certificat d'enregistrement. D'une manière générale, il manque certaines informations requises, comme indiqué dans le décret présidentiel 97.951. En outre, il ne comporte aucune mention indiquant qu'il s'agit d'un formulaire de remplacement du certificat d'exemption ST-10 de Virginia.
Je crois savoir que le contribuable a été informé, à l'issue du contrôle précédent, qu'il devait cesser d'utiliser son certificat d'exemption de revente de substitution et utiliser le formulaire ST-10 délivré par le ministère. Étant donné que le formulaire de remplacement ne contient pas certaines informations essentielles, j'estime que le contribuable a été informé à juste titre de ne plus l'utiliser. Toutefois, étant donné que les certificats d'exemption de revente de substitution du contribuable ont été honorés lors de contrôles antérieurs, qu'ils concernent des clients de longue date et qu'ils ont été conservés dans le dossier depuis le contrôle antérieur, j'autoriserai un ajustement du contrôle actuel afin de supprimer les ventes à la revente qui peuvent être justifiées par ces certificats d'exemption de revente de substitution.
Toutefois, le contribuable ne peut pas utiliser un formulaire de remplacement pour les nouveaux clients ou les clients pour lesquels il n'a pas encore d'attestation d'exonération de revente, à moins qu'il ne soit modifié. Si le contribuable souhaite toujours utiliser un certificat d'exemption de revente de substitution, il doit soumettre un formulaire de substitution modifié au département pour approbation et ce formulaire doit contenir les informations prescrites comme indiqué dans le P. D. 97-95.
Fac-similés. Conformément à l'arrêté royal 88-292 (10/31/88), je voudrais noter que les concessionnaires sont autorisés à utiliser des microfilms ou des microfiches pour la tenue officielle des registres de la taxe sur les ventes et l'utilisation, à condition qu'ils remplissent certaines conditions stipulées dans cet arrêté et dans l'arrêté royal 88-237 (8/18/88). Ainsi, la conservation sur microfilm ou microfiche des attestations d'exonération remises par les clients est également autorisée. Étant donné qu'il est satisfaisant de conserver des copies, il est également acceptable que les concessionnaires acceptent de bonne foi un fac-similé d'une attestation d'exonération transmise par voie électronique, à condition qu'elle soit parfaitement lisible, datée, signée et remplie à tous égards conformément à 23 VAC 10-210-280. À des fins d'archivage, l'attestation d'exonération en fac-similé doit être conservée sous forme de copie papier (imprimée) ou sur microfilm ou microfiche.
Sur la base de ce qui précède, l'audit sera révisé afin de supprimer les ventes évaluées pour lesquelles il existe un certificat d'exonération valide et rempli qui a été reçu par des moyens électroniques, c'est-à-dire un fac-similé du certificat d'exonération, à condition que la copie imprimée soit suffisamment lisible.
Les écoles. Les écoles primaires et secondaires privées et publiques à but non lucratif peuvent utiliser le formulaire ST-13 pour effectuer des achats en franchise de taxe.2. En outre, la vente doit être payée directement par l'association ou l'école publique sur ses fonds. Ainsi, les ventes payées par les fonctionnaires des écoles publiques (par exemple, un directeur, un enseignant ou un membre du conseil scolaire) à partir de leurs fonds personnels (c'est-à-dire en espèces, avec une carte de crédit personnelle ou un compte chèque personnel) sont imposables, même si elles sont remboursées par l'école.
Si le contribuable dispose d'un certificat d'exonération en bonne et due forme ou s'il en obtient un par la suite auprès des écoles concernées, le département supprimera ces ventes de l'audit, à condition qu'il soit suffisamment établi que les ventes ont été payées directement par les écoles à des fins exonérées (par exemple, pour être vendues par l'école ou dans le cadre de déjeuners scolaires ou d'activités de collecte de fonds de l'école). Dans le cas contraire, la vente est imposable.
Pénalité. L'application de pénalités en cas d'insuffisance fiscale est imposée par la loi. Toutefois, le département a le pouvoir discrétionnaire de renoncer à la pénalité. Dans le cas des contrôles de la taxe sur les ventes et l'utilisation effectués auprès des entreprises, le département a mis au point et utilise depuis longtemps un test de conformité qui permet de renoncer à la pénalité lorsqu'un niveau suffisant de conformité est atteint. Sans ce test de conformité, la sanction ne pourrait être annulée qu'en cas de circonstances atténuantes exceptionnelles. Ainsi, sans le test de conformité du département, la pénalité s'appliquerait aux insuffisances fiscales constatées lors d'un audit.
Pour le troisième audit ou les audits suivants, la pénalité est automatiquement annulée si les ratios de conformité atteignent ou dépassent 85% pour la taxe sur les ventes et 85% pour la taxe sur l'utilisation. Si ce niveau de conformité n'est pas atteint, une sanction s'applique, à moins qu'il n'y ait des circonstances atténuantes exceptionnelles à l'origine de la faible conformité. Bien que le contribuable ait pu être victime d'oublis, d'une formation insuffisante des employés, d'un manque de personnel ou d'une rotation des employés, je ne considère pas ces causes comme des circonstances atténuantes exceptionnelles.
Par conséquent, le département doit s'appuyer sur les tests de conformité pour cet audit. Lors de ce huitième audit, le taux de conformité du contribuable en matière de taxe sur les ventes est actuellement calculé comme suit : 55% . Comme ce montant est inférieur à la norme 85% , la pénalité s'applique. Toutefois, le taux de conformité de la taxe sur les ventes sera recalculé une fois que les révisions fiscales prévues dans la présente décision auront été menées à bien. Si le ratio révisé de conformité à la taxe sur les ventes est égal ou supérieur à 85% , la pénalité ne sera pas appliquée. Dans le cas contraire, une pénalité s'appliquera à l'insuffisance de la taxe de vente révisée.
Dans le cadre de cet audit, le taux de conformité de la taxe d'utilisation est de 84.59% . Si l'on arrondit, cela donne 85% . En conséquence, j'accepte de renoncer à la pénalité imposée sur la partie de l'audit relative à la taxe d'utilisation.
Conclusion. L'auditeur prendra bientôt contact avec le contribuable pour organiser un examen final de toutes les attestations d'exonération relatives aux ventes en question. Si le contribuable a encore besoin d'un délai supplémentaire pour obtenir d'autres certificats d'exonération, je lui accorderai un délai supplémentaire de 60 jours à compter de la date de la présente lettre. L'audit sera révisé en fonction de cette décision. Une fois toutes les révisions effectuées, une facture révisée et un rapport d'audit seront envoyés au contribuable.
Pour l'avenir. Lorsqu'un certificat d'exonération n'est pas obtenu d'un client et que le contribuable ne facture pas et ne perçoit pas la taxe sur les ventes, la charge de la preuve qu'une exonération s'applique incombe uniquement au contribuable. Il est évident qu'en l'absence de certificat, il n'y a pas de déclaration d'intention de la part du client de certifier que l'achat est exonéré en vertu de la loi au moment de la vente. Par conséquent, un certificat d'exemption obtenu pendant ou après un contrôle pour justifier une vente antérieure non taxée est soumis à un examen plus approfondi de la part du département. Par précaution, il est impératif que le contribuable respecte les lois et règlements applicables à l'obtention et à la conservation des certificats d'exonération afin d'éviter qu'une telle situation ne se reproduise à l'avenir.
J'apprécie vos commentaires et vos préoccupations concernant l'instruction des contribuables sur l'utilisation correcte et le remplissage des certificats d'exemption. Bien que le contribuable doive faire preuve d'un soin et d'une prudence raisonnables dans l'obtention des certificats d'exemption de ses clients, n'hésitez pas à renvoyer vos clients vers le service lorsque des questions se posent sur ces sujets ou sur leur statut d'exemption. Ils peuvent contacter le bureau de district du département à l'adresse ***** ou l'Office of Customer Services au bureau central du département à Richmond à l'adresse (804) 367-8037.
Si vous avez des questions concernant cette réponse, veuillez contacter ***** de mon équipe chargée de la politique fiscale à l'adresse *****.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
Danny M. Payne
Commissaire à la fiscalité
1Bien que l'acheteur certifie le caractère de revente de l'achat, le formulaire de substitution ne contient pas de déclaration selon laquelle l'acheteur certifie qu'il est autorisé à signer le certificat, etc. Elle ne demande pas le "nom commercial" du client ( "). Il ne demande pas le type d'activité exercée par le client. Il ne précise pas non plus qui doit signer le formulaire lorsque l'acheteur est une société, une société de personnes, une association ou une entreprise individuelle.
2Le formulaire ST-12 peut également être utilisé par les écoles publiques, mais pas par les écoles privées à but lucratif ou non lucratif.
Décisions du commissaire fiscal