Type d'impôt
Taxe de vente au détail et taxe d'utilisation
Description
Tenue de registres pour les transactions par carte d'achat de l'entreprise
Sujet
Retours/paiements/enregistrements
Date d'émission
08-11-1999
Août 11, 1999
Chère ****
Il s'agit d'une réponse à votre lettre dans laquelle vous demandez une décision concernant les exigences en matière de tenue de registres, aux fins de la taxe sur les ventes et l'utilisation, pour les utilisateurs de cartes de crédit d'entreprise. Je vous prie de bien vouloir excuser le retard de notre réponse.
FAITS
ans le but de réduire les coûts et la documentation papier, de nombreuses entreprises mettent en place des programmes de cartes d'achat. Ces programmes permettent d'améliorer l'efficacité et de réduire les coûts des fonctions d'approvisionnement. Afin de fournir à ses clients les informations appropriées, ***** (le "contribuable") demande une décision concernant les exigences de Virginia en matière de tenue de registres dans le cadre de différents scénarios, qui seront tous abordés séparément ci-dessous.
ARRÊT
Code de Virginie Sec. 58.1-633 La loi prévoit des exigences en matière de tenue de registres pour les concessionnaires et stipule ce qui suit :
Compte tenu de ce qui précède, je vais aborder séparément chacun des scénarios présentés dans votre lettre.
I. Adéquation des données de niveau II pour la documentation de l'impôt payé
Le niveau II fournit des données d'enregistrement améliorées pour les transactions par carte d'achat de l'entreprise. Lorsqu'une carte d'achat d'entreprise est utilisée avec un fournisseur de niveau II, ce dernier est invité, au point de vente, à saisir des informations supplémentaires concernant la transaction. Le niveau II exige que le fournisseur saisisse le montant de la taxe payée sur le total de la transaction. Le niveau II n'indique pas séparément chaque achat pour la transaction totale.
Question
Les données fiscales de niveau II figurant sur le relevé du titulaire de la carte fournissent-elles une documentation adéquate sur la taxe de vente ou d'utilisation au lieu d'un reçu détaillé ? Si ce n'est pas le cas, quelle est la documentation supplémentaire requise ?
Réponse
Les données fiscales de niveau II sont suffisantes pour autant qu'il n'y ait pas de ventes ou d'achats exonérés inclus dans la transaction totale. Si des ventes exonérées sont incluses dans la transaction totale, le vendeur et l'acheteur doivent tenir des registres internes détaillés pour justifier toutes les ventes et tous les achats exonérés inclus dans la transaction totale.
II. Calcul de la régularisation de la taxe d'utilisation sur la base du modèle fiscal des meilleures pratiques
Le modèle fiscal des meilleures pratiques est un système permettant d'identifier les régularisations de la taxe d'utilisation sur les transactions de cartes d'achat des entreprises. Le système élimine automatiquement les transactions dont le statut fiscal est définitif, c'est-à-dire les transactions entre vendeurs et acheteurs situés dans le même État, les achats/ventes exonérés identifiables, les ventes dans le cadre du commerce interétatique pour lesquelles le vendeur n'a pas de lien avec l'État de l'acheteur, etc. Le modèle classe toutes les transactions selon qu'elles sont i) exonérées, ii) taxées par un concessionnaire ou iii) soumises à la taxe d'utilisation. Toutes les transactions effectuées sur "seront totalisées et le montant de la taxe d'utilisation sera calculé pour la commodité de l'acheteur.
Question
Le modèle fiscal des meilleures pratiques répond-il aux exigences en matière de tenue de registres et de déclaration pour la taxe sur les ventes et l'utilisation en Virginia ?
Réponse
Le modèle fiscal des meilleures pratiques fournit à un acheteur utilisant une carte d'achat d'entreprise le total de toutes les transactions non identifiables pour lesquelles le statut fiscal ne peut être déterminé. Ce modèle calcule également la taxe d'utilisation due sur ces transactions en fonction de la localisation de l'acheteur. Le modèle fiscal des meilleures pratiques répond aux exigences en matière de tenue de registres et de déclaration pour la taxe sur les ventes et l'utilisation en Virginia. Toutefois, les vendeurs et les acheteurs doivent tenir des registres internes adéquats pour justifier tous les achats et ventes non taxés.
III. Programme d'audit de la régularisation de la taxe d'utilisation calculée par InfoSpan
Le logiciel InfoSpan est un programme conçu pour aider à gérer le programme de cartes d'achat de l'entreprise à des fins d'audit. Ce programme filtre les différentes transactions de cartes d'achat taxables et exonérées afin de déterminer si l'application de la taxe est correcte ou non. Il s'agit notamment des transactions de niveau II, des régularisations de la taxe d'utilisation, des vendeurs hors de l'État, des ventes exonérées, des transactions associées à divers numéros de compte imposables ou exonérés, des transactions à montant élevé examinées manuellement, etc.
Question
Le système InfoSpan répond-il aux exigences du ministère en matière de tenue de registres et de rapports afin de fournir suffisamment d'informations sur la piste d'audit dans le cadre des contrôles par sondage de la taxe sur les ventes et l'utilisation ?
Réponse
Le système InfoSpan constitue un outil d'audit utile pour isoler les transactions par carte d'achat de l'entreprise au cours du processus d'audit. Des registres internes doivent également être tenus pour justifier les différentes catégories de transactions. Par exemple, une carte d'achat d'entreprise peut classer toutes les transactions attribuées à un certain numéro de compte comme exemptées de la taxe sur les ventes. Des registres internes doivent être tenus pour prouver que seuls les articles exonérés de taxe sont affectés à ce compte.
IV. Audit des transactions par carte d'achat
Quelles sont les procédures d'audit et les exigences en matière de production de documents imposées par le service lors de l'audit des transactions par carte d'achat de l'entreprise ?
Réponse
Voir la réponse au scénario III. L'acheteur et le vendeur doivent tenir des registres internes détaillant les comptes et les transactions individuels à des fins d'audit.
V. Accords avec les États concernant les utilisateurs de cartes d'achat
Virginia est-elle habilitée par la loi à mettre en place "des programmes d'audit gérés" pour les entreprises qui utilisent le système d'accumulation de la taxe sur l'utilisation des cartes d'achat ?
Réponse
Oui. Chaque programme d'audit géré utilisé en Virginia est spécifiquement adapté à l'entreprise qui l'utilise. Chaque programme est approuvé par le département avant d'être mis en œuvre, et les régularisations sont basées sur les tendances historiques de la société en matière de déclaration de la taxe d'utilisation.
J'espère avoir répondu à toutes les questions relatives au programme de cartes d'achat de votre client. Si vous avez des questions supplémentaires, veuillez contacter ***** Office of Tax Policy, à l'adresse suivante : *****.
Chère ****
Il s'agit d'une réponse à votre lettre dans laquelle vous demandez une décision concernant les exigences en matière de tenue de registres, aux fins de la taxe sur les ventes et l'utilisation, pour les utilisateurs de cartes de crédit d'entreprise. Je vous prie de bien vouloir excuser le retard de notre réponse.
FAITS
ans le but de réduire les coûts et la documentation papier, de nombreuses entreprises mettent en place des programmes de cartes d'achat. Ces programmes permettent d'améliorer l'efficacité et de réduire les coûts des fonctions d'approvisionnement. Afin de fournir à ses clients les informations appropriées, ***** (le "contribuable") demande une décision concernant les exigences de Virginia en matière de tenue de registres dans le cadre de différents scénarios, qui seront tous abordés séparément ci-dessous.
ARRÊT
Code de Virginie Sec. 58.1-633 La loi prévoit des exigences en matière de tenue de registres pour les concessionnaires et stipule ce qui suit :
-
- Tout commerçant tenu de faire une déclaration et de payer ou de percevoir une taxe en vertu du présent chapitre doit tenir et conserver des registres appropriés des ventes, locations ou achats, selon le cas, imposables en vertu du présent chapitre, ainsi que tout autre livre de comptes nécessaire pour déterminer le montant de la taxe due en vertu du présent chapitre, et toute autre information pertinente pouvant être exigée par le commissaire aux impôts.
Compte tenu de ce qui précède, je vais aborder séparément chacun des scénarios présentés dans votre lettre.
I. Adéquation des données de niveau II pour la documentation de l'impôt payé
Le niveau II fournit des données d'enregistrement améliorées pour les transactions par carte d'achat de l'entreprise. Lorsqu'une carte d'achat d'entreprise est utilisée avec un fournisseur de niveau II, ce dernier est invité, au point de vente, à saisir des informations supplémentaires concernant la transaction. Le niveau II exige que le fournisseur saisisse le montant de la taxe payée sur le total de la transaction. Le niveau II n'indique pas séparément chaque achat pour la transaction totale.
Question
Les données fiscales de niveau II figurant sur le relevé du titulaire de la carte fournissent-elles une documentation adéquate sur la taxe de vente ou d'utilisation au lieu d'un reçu détaillé ? Si ce n'est pas le cas, quelle est la documentation supplémentaire requise ?
Réponse
Les données fiscales de niveau II sont suffisantes pour autant qu'il n'y ait pas de ventes ou d'achats exonérés inclus dans la transaction totale. Si des ventes exonérées sont incluses dans la transaction totale, le vendeur et l'acheteur doivent tenir des registres internes détaillés pour justifier toutes les ventes et tous les achats exonérés inclus dans la transaction totale.
II. Calcul de la régularisation de la taxe d'utilisation sur la base du modèle fiscal des meilleures pratiques
Le modèle fiscal des meilleures pratiques est un système permettant d'identifier les régularisations de la taxe d'utilisation sur les transactions de cartes d'achat des entreprises. Le système élimine automatiquement les transactions dont le statut fiscal est définitif, c'est-à-dire les transactions entre vendeurs et acheteurs situés dans le même État, les achats/ventes exonérés identifiables, les ventes dans le cadre du commerce interétatique pour lesquelles le vendeur n'a pas de lien avec l'État de l'acheteur, etc. Le modèle classe toutes les transactions selon qu'elles sont i) exonérées, ii) taxées par un concessionnaire ou iii) soumises à la taxe d'utilisation. Toutes les transactions effectuées sur "seront totalisées et le montant de la taxe d'utilisation sera calculé pour la commodité de l'acheteur.
Question
Le modèle fiscal des meilleures pratiques répond-il aux exigences en matière de tenue de registres et de déclaration pour la taxe sur les ventes et l'utilisation en Virginia ?
Réponse
Le modèle fiscal des meilleures pratiques fournit à un acheteur utilisant une carte d'achat d'entreprise le total de toutes les transactions non identifiables pour lesquelles le statut fiscal ne peut être déterminé. Ce modèle calcule également la taxe d'utilisation due sur ces transactions en fonction de la localisation de l'acheteur. Le modèle fiscal des meilleures pratiques répond aux exigences en matière de tenue de registres et de déclaration pour la taxe sur les ventes et l'utilisation en Virginia. Toutefois, les vendeurs et les acheteurs doivent tenir des registres internes adéquats pour justifier tous les achats et ventes non taxés.
III. Programme d'audit de la régularisation de la taxe d'utilisation calculée par InfoSpan
Le logiciel InfoSpan est un programme conçu pour aider à gérer le programme de cartes d'achat de l'entreprise à des fins d'audit. Ce programme filtre les différentes transactions de cartes d'achat taxables et exonérées afin de déterminer si l'application de la taxe est correcte ou non. Il s'agit notamment des transactions de niveau II, des régularisations de la taxe d'utilisation, des vendeurs hors de l'État, des ventes exonérées, des transactions associées à divers numéros de compte imposables ou exonérés, des transactions à montant élevé examinées manuellement, etc.
Question
Le système InfoSpan répond-il aux exigences du ministère en matière de tenue de registres et de rapports afin de fournir suffisamment d'informations sur la piste d'audit dans le cadre des contrôles par sondage de la taxe sur les ventes et l'utilisation ?
Réponse
Le système InfoSpan constitue un outil d'audit utile pour isoler les transactions par carte d'achat de l'entreprise au cours du processus d'audit. Des registres internes doivent également être tenus pour justifier les différentes catégories de transactions. Par exemple, une carte d'achat d'entreprise peut classer toutes les transactions attribuées à un certain numéro de compte comme exemptées de la taxe sur les ventes. Des registres internes doivent être tenus pour prouver que seuls les articles exonérés de taxe sont affectés à ce compte.
IV. Audit des transactions par carte d'achat
Quelles sont les procédures d'audit et les exigences en matière de production de documents imposées par le service lors de l'audit des transactions par carte d'achat de l'entreprise ?
Réponse
Voir la réponse au scénario III. L'acheteur et le vendeur doivent tenir des registres internes détaillant les comptes et les transactions individuels à des fins d'audit.
V. Accords avec les États concernant les utilisateurs de cartes d'achat
Virginia est-elle habilitée par la loi à mettre en place "des programmes d'audit gérés" pour les entreprises qui utilisent le système d'accumulation de la taxe sur l'utilisation des cartes d'achat ?
Réponse
Oui. Chaque programme d'audit géré utilisé en Virginia est spécifiquement adapté à l'entreprise qui l'utilise. Chaque programme est approuvé par le département avant d'être mis en œuvre, et les régularisations sont basées sur les tendances historiques de la société en matière de déclaration de la taxe d'utilisation.
J'espère avoir répondu à toutes les questions relatives au programme de cartes d'achat de votre client. Si vous avez des questions supplémentaires, veuillez contacter ***** Office of Tax Policy, à l'adresse suivante : *****.
Décisions du commissaire fiscal