Décisions du commissaire fiscal

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Ces règles relatives à la retenue à la source de l'impôt sur le revenu en Virginie sont publiées en vertu de l'autorité conférée au commissaire aux impôts de l'État en vertu du Virginia Code § 58-48.6 (§ 58.1-203 en vigueur à partir de janvier 1, 1985) et sont susceptibles d'être modifiés, révisés et complétés par d'autres règlements si nécessaire ou approprié.

Les amendements, révisions et mises à jour du présent règlement seront publiés sous forme de pages de remplacement, chaque page de remplacement portant la date de révision.

Chaque section du règlement est numérotée pour faire référence à la section du titre 58.1 du règlement. Code de Virginie qu'il interprète. Les trois premiers chiffres, 630, identifient ces réglementations, aux fins du Registre des réglementations de Virginie, comme des réglementations du Département de la fiscalité. Les chiffres qui suivent le premier trait d'union indiquent le type d'impôt et les chiffres qui suivent le deuxième trait d'union indiquent la section du titre 58.1 qui est interprétée. Par exemple, le numéro de section 630-6-460 identifie l'agence (630), la retenue à la source de l'impôt sur le revenu (6) et la section du titre 58.1, Code de Virginiece qui est interprété (460).


W. H. Forst
Commissaire aux impôts de l'État
Département de la fiscalité de Virginie
P. Boîte postale 6-L
Richmond, Virginia 23282



DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : janvier 1, 1985, avec effet rétroactif conformément aux § 58-48.6 de la loi sur la protection de l'environnement. Code de Virginie (recodifié en tant que § 58.1-203)

DATE D'EXPIRATION : N/A

REMPLACE : Tous les documents antérieurs et toutes les directives orales en contradiction avec le présent document.

Références : Code de Virginie Les §§ 58.1-460 à 58.1-486 sont
réglementé dans le présent document.

AUTORITÉ : § 58-48.6, Code de Virginieet § 58.1-203 sur
et après le mois de janvier 1, 1985.

CHAMP D'APPLICATION : Applicable à toutes les personnes soumises à la retenue à la source de l'impôt sur le revenu.

RESUME : Il s'agit de règlements initiaux interprétant le fax sur les revenus retenus en Virginia, composé des §§ 630-6-460 à 630-6-486. Ces règlements énoncent les exigences et les procédures relatives à la retenue de l'impôt sur le revenu auprès des salariés, à la déclaration et au paiement des impôts retenus, ainsi que les conséquences du non-respect de ces exigences. Ils servent également à rassembler dans un seul document les dispositions statutaires applicables et leurs explications et illustrations.

DATE D'ADOPTION : septembre 19, 1984



Réglementation
Section Sujet Page

630-6-460 DÉFINITIONS

• • • • • • Salaires
            Période de paie
            Période de paie diverse
            Employé
            Employeur
            Commissaire

630-6-461 OBLIGATION DE RETENUE

630-6-462 TABLEAUX DES RETENUES À LA SOURCE

630-6-463 AUTRES MÉTHODES DE RETENUE

630-6-464 PÉRIODE DE PAIE DIVERSE APPLICABLE
À LA RETENUE EN PAIEMENT DE CERTAINS SALAIRES ;
RETENUE SUR LA BASE DES SALAIRES MOYENS
Salaires payés au titre de la période
Qui n'est pas une période de paie
Salaires payés sans tenir compte d'une période
Retenue sur la base du salaire moyen

630-6-465 LE CHEVAUCHEMENT DES PÉRIODES DE PAIE ET LE PAIEMENT

• • • • PAR UN AGENT OU UN FIDUCIAIRE

Paiements de salaires supplémentaires
Allocations de vacances

630-6-466 RETENUE SUPPLÉMENTAIRE

630-6-467 MANQUEMENT DE L'EMPLOYEUR À L'OBLIGATION DE RETENIR L'IMPÔT ;

• • • • PAIEMENT DES SALAIRES PAR LE DESTINATAIRE

630-6-468 NON-PAIEMENT PAR L'EMPLOYEUR DE LA TAX RETENUE

630-6-469 SALAIRES INCLUS ET EXCLUS

630-6-470 CERTIFICATS D'EXONÉRATION DE RETENUE

• • • • • • En général
            Au début de l'emploi
            Date d'entrée en vigueur du certificat
            Changement de statut qui affecte
            • • Année civile suivante
            Changement de statut qui affecte
            • • Année civile en cours
            Certificat de l'employé
            • • Exemption de retenue à la source
            Formulaire de certificat

630-6-471 CERTIFICAT D'EXEMPTION DE RETENUE FRAUDULEUSE

• • • • • • OU LE MANQUEMENT À L'OBLIGATION DE FOURNIR DES INFORMATIONS
            

630-6-472 DÉCLARATIONS DE L'EMPLOYEUR ET PAIEMENTS DES RETENUES À LA SOURCE

• • • • • • TAXES

630-6-473 ÉVALUATIONS JEOPARDY

630-6-474 RESPONSABILITÉ DE L'EMPLOYEUR EN CAS DE DÉFAUT DE

• • • • • • RETENIR

630-6-475 PÉNALITÉ POUR DÉFAUT DE RETENUE

630-6-476 MAINTIEN DE LA RESPONSABILITÉ DE L'EMPLOYEUR JUSQU'À

• • • • • • [ÑÓTÍ~CÉ]

630-6-477 EXTENSIONS

630-6-478 DÉCLARATIONS D'IMPÔT À LA SOURCE POUR LES SALARIÉS ;

• • • • • • LES EMPLOYEURS DOIVENT DÉPOSER DES DÉCLARATIONS ANNUELLES AUPRÈS DE
            COMMISSAIRE

630-6-479 REMBOURSEMENT À L'EMPLOYEUR ; DÉLAI

• • • • • • LIMITATION ; PROCÉDURE

630-6-480 MONTANTS RETENUS CRÉDITÉS À L'INDIVIDU

• • • • • • CONTRIBUABLE ; LA DÉCLARATION DE RETENUE DOIT ÊTRE
            DÉPOSÉ AVEC LA DÉCLARATION

630-6-481 IMPÔTS RETENUS NON DÉDUCTIBLES DANS LE CALCUL

• • • • • • REVENU IMPOSABLE

630-6-482 CERTAINS NON-RÉSIDENTS ; RÉCIPROCITÉ AVEC

• • • • AUTRES ÉTATS

630-6-483 RETENUE DE L'IMPÔT SUR LE REVENU DE L'ÉTAT FÉDÉRAL

• • EMPLOYÉS PAR LES AGENCES FÉDÉRALES

630-6-484 RESPONSABILITÉ DE L'EMPLOYEUR POUR LE PAIEMENT DE LA TAXE

• • À RETENIR

630-6-485 MANQUEMENT DÉLIBÉRÉ DE L'EMPLOYEUR À L'OBLIGATION DE DÉCLARATION,

• • DE RETENIR L'IMPÔT, DE LE PAYER OU DE
    FOURNIR À L'EMPLOYÉ LA RETENUE À LA SOURCE
    DÉCLARATION ; SANCTION
    

630-6-486 CHÈQUES SANS PROVISION



630-6-460. DÉFINITIONS. Aux fins du présent règlement et à moins que le contexte ne s'y oppose :

"Salaires" désigne l'ensemble de la rémunération des services rendus par un salarié à son employeur, y compris la valeur en espèces de toute rémunération versée sous une forme autre qu'en espèces. Les salaires payés sous une forme autre que l'argent sont évalués à la juste valeur des biens, du logement, des repas ou de toute autre contrepartie donnée en paiement des services. "Salaires ne comprend pas la rémunération payés comme suit :

1. En tant qu'honoraires d'un fonctionnaire.

2. Pour la main-d'œuvre agricole, lorsqu'une rémunération est versée aux travailleurs employés sur l'exploitation pour les services rendus sur l'exploitation dans le cadre de la production, de la récolte et du transport des produits agricoles vers le marché pour l'agriculteur-employeur.

3. Pour le service domestique dans une maison privée, un club universitaire local ou un chapitre local d'une fraternité ou d'une sororité universitaire.

4. Pour les services rendus par un employé au cours d'un trimestre civil et qui ne sont pas effectués dans le cadre de l'activité commerciale de l'employeur, sauf si la rémunération en espèces versée pour le service est égale ou supérieure à50 et que le service est rendu par une personne qui est régulièrement employée par l'employeur pour rendre le service en question. Le terme "service non fourni dans le cadre de l'activité commerciale de l'employeur" comprend les services qui ne favorisent pas ou ne font pas progresser l'activité commerciale de l'employeur. Au sens de la présente section, ce terme n'inclut pas les services qui ne sont pas rendus dans le cadre de l'activité commerciale de l'employeur et qui sont effectués dans une ferme exploitée à des fins lucratives, ni les services domestiques dans une maison privée, un club universitaire local ou un chapitre local d'une fraternité ou d'une sororité universitaire. La rémunération versée en contrepartie d'un service rendu à une société n'entre pas dans le champ de l'exception. Une personne est "régulièrement employée par un employeur au cours d'un trimestre civil" uniquement si

• • (i) L'individu effectue des services qui ne sont pas dans le cadre du commerce ou de l'entreprise de l'employeur pour cet employeur pendant une partie de la journée pendant au moins 24 jours (consécutifs ou non) au cours de ce trimestre civil ; ou
    
  • (ii) l'individu a été régulièrement employé (tel que déterminé conformément au sous-paragraphe
    
    (i) ci-dessus) par l'employeur dans l'exercice d'un service qui n'entre pas dans le cadre de l'activité commerciale de l'employeur au cours du trimestre civil précédent.

5. Pour les services rendus par un ministre dûment ordonné, commissionné ou agréé d'une église dans l'exercice de son ministère ou par un membre d'un ordre religieux dans l'exercice des fonctions requises par cet ordre.

6. Pour les services qui ne sont pas rendus dans le cadre de l'activité professionnelle de l'employeur, dans la mesure où ils sont payés autrement qu'en espèces.

7. À un employé ou à son bénéficiaire, ou en son nom, d'une fiducie décrite à l'article 401(a) de l'I.R.C. qui est exonérée d'impôt en vertu de l'article 501(a) de l'I.R.C. au moment du paiement, à moins que ce paiement ne soit effectué à un employé de la fiducie en rémunération de services rendus en tant qu'employé et non pas en tant que bénéficiaire de la fiducie. Un arrangement qualifié en espèces ou différé répondant aux exigences de l'I.R.C. § 401(k) est réputé être un trust décrit à l'I.R.C. § 401(a).

8. À un employé ou à son bénéficiaire, ou en son nom, dans le cadre d'un régime de rente qui, au moment du paiement, satisfait aux exigences de l'I.R.C. § 401(a)(3), (4), (5), et (6).

9. Pour le rôle ou le service en tant que membre de l'équipe d'un (i) long métrage cinématographique, (ii) série télévisée ou publicité, ou (iii) film promotionnel tourné totalement ou partiellement en Virginie par une personne ou une société qui exerce ses activités en Virginie pendant moins de 90 jours de l'année fiscale et lorsque ce film, cette série ou cette publicité est traité, édité et commercialisé en dehors de la Virginie. Ces personnes physiques ou morales doit, immédiatement après le tournage de la partie du film, de la série ou de la publicité filmée en Virginie, déposer auprès du commissaire, sur des formulaires fournis par le ministère, une liste des noms et des numéros de compte de sécurité sociale de chaque acteur ou membre de l'équipe qui réside en Virginie et qui est rémunéré par cette personne ou cette société. L'exclusion du salaire "" de la rémunération prévue aux articles 1 à 9 ci-dessus n'exonère pas le bénéficiaire de l'impôt sur le revenu pour cette rémunération.

"Période de paie" désigne une période pour laquelle un paiement de salaire est habituellement effectué à l'employé par son employeur.

Période de paie diverse" désigne une période de paie autre qu'une période de paie quotidienne, hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle.

"Employé" comprend une personne physique, résidente ou non de Virginie, qui effectue ou a effectué un service en Virginie contre rémunération, ou un résident de Virginie qui effectue ou a effectué un service en dehors de la Virginie contre rémunération. Le mot "employé" comprend également un fonctionnaire, un employé ou un représentant élu des États-Unis, de la Virginie ou de tout autre État ou territoire, ou de toute subdivision politique de ceux-ci, ou du district de Columbia, ou de toute agence ou instrument de l'une ou de plusieurs des entités susmentionnées, ou un fonctionnaire d'une société.

"Employeur" désigne le Commonwealth de Virginie, ou l'une de ses subdivisions politiques, les États-Unis, ou toute agence ou instrument de l'une ou de plusieurs de ces entités, ou la personne, qu'elle soit résidente ou non de Virginie, pour laquelle un individu effectue ou a effectué un service en tant qu'employé, à l'exception de ce qui suit :

1. Si la personne, l'unité gouvernementale ou l'agence de celle-ci, pour laquelle le particulier effectue ou a effectué le service n'a pas le contrôle du paiement des salaires pour ces services, le terme "Employeur" (sauf dans le cadre de la définition du salaire "" ) désigne la personne qui a le contrôle du paiement de ce salaire. Par exemple, lorsque des salaires, tels que certains types de pensions ou de retraites, sont versés par un trust et que la personne pour laquelle les services ont été rendus n'a aucun contrôle légal sur le paiement de ces salaires, le trust est l'employeur "."

2. Dans le cas d'une personne payant des salaires pour le compte d'une personne non résidente n'exerçant pas d'activité commerciale en Virginie ou pour le compte d'une unité gouvernementale ou d'une agence gouvernementale non située en Virginie, le terme "Employeur" (sauf dans le cadre de la définition des salaires "" dans le présent document) : cette personne. Pour les besoins de l'État de Virginie, la question de savoir si la relation entre l'employeur et l'employé existe est déterminée conformément au critère énoncé dans le règlement du Trésor américain (U.S. Treasury Reg.). § 31.3401(c)-1.

"Commissaire" désigne le commissaire fiscal.

§ 630-6-461. OBLIGATION DE RETENUE. -Tout employeur effectuant un paiement de salaire est tenu de déduire et de retenir, en ce qui concerne le salaire de chaque employé pour chaque période de paie, le montant suivant (et en supposant qu'un montant égal sera collecté pour chaque période de paie similaire en ce qui concerne un montant similaire de salaire pour chaque période de paie au cours d'une année civile entière) : Un montant approximativement égal à l'impôt sur le revenu de Virginia dû par cet employé après avoir pris en compte les exemptions personnelles et la déduction standard auxquelles cet employé pourrait avoir droit sur la base de son statut au cours de cette période de paie et après avoir pris en compte tout crédit disponible pour l'employé comme prévu par la loi Va. Code § 58.1-332, mais sans tenir compte des autres déductions. Pour déterminer le montant à déduire et à retenir en vertu de ce règlement, l'employeur est autorisé à calculer les salaires au dollar près.

Un employeur n'est pas tenu de déduire un montant lors du paiement d'un salaire à un employé si un certificat d'exemption de retenue, sous la forme et contenant les autres informations que le commissaire peut prescrire (actuellement le formulaire VA-4a), fourni par l'employé à l'employeur, certifie que l'employé : (i) n'a pas été assujetti à l'impôt sur le revenu de Virginie pour l'année fiscale précédente ; et (ii) prévoit qu'il ne sera pas assujetti à l'impôt sur le revenu de Virginie pour l'année fiscale en cours.

(Il s'agit d'un texte réglementaire. Aucune autre interprétation n'est nécessaire.)

§ 630-6-462. TABLEAUX DE RETENUE. Le montant de l'impôt à retenir pour chaque personne physique est basé sur des tableaux préparés et distribués par le commissaire.

Exemple: L'employeur A paie ses employés tous les mois. Le salarié Z, qui est célibataire et a demandé une exemption personnelle sur le formulaire VA-4 déposé auprès de l'employeur A, perçoit un salaire brut annuel de12,000, payable1,000 par mois. Sur chaque paie mensuelle du salarié Z, l'employeur A retient l'impôt sur le revenu de Virginie d'un montant de34.90, sur la base du tableau de retenue mensuelle figurant dans les instructions relatives à la retenue de l'impôt sur le revenu par l'employeur publiées par le ministère des impôts.

§ 630-6-463. AUTRES MÉTHODES DE RETENUE. Le commissaire peut accorder une autorisation aux employeurs qui ne souhaitent pas utiliser les tableaux de retenue à la source fournis conformément à la loi Va. Regs. § 630-6-462, pour déterminer le montant de l'impôt à retenir par l'utilisation d'une méthode de retenue autre que les tables de retenue à la source, à condition que cette méthode permette de retenir auprès de chaque employé un montant d'impôt substantiellement identique à celui qui serait retenu par l'utilisation des tables de retenue à la source. Les employeurs qui souhaitent déterminer le montant de l'impôt à retenir par une méthode autre que l'utilisation des tables de retenue à la source doivent obtenir l'autorisation du commissaire avant le début d'une période de paie pour laquelle l'employeur souhaite retenir l'impôt par cette autre méthode. Les demandes d'utilisation de cette autre méthode doivent être accompagnées de preuves établissant la nécessité d'utiliser cette méthode.

La formule suivante a été approuvée pour calculer le montant de l'impôt sur le revenu de Virginie à retenir par les employeurs qui traitent leurs salaires à l'aide d'équipements de traitement électronique des données :

---

• • G = Rémunération brute pour la période de paie
    P = Périodes de paie par an

E = Total des exonérations personnelles demandées sur la VA-4
A = Revenu imposable annualisé
T = Impôt à retenir pour la période de paie
W = Impôt annualisé à retenir

• • Annuellement = 1 Semestriellement = 24

Semestriel = 2 Bi-hebdomadaire = 26
Trimestrielle = 4 Hebdomadaire = 52
Mensuel = 12 Quotidien = 300

(1). A = (G)P - [$650 + (600)E]
(2). Si A est : W est :

• • Pas plus de $3,000........................... 2% de A
    Plus de .... Mais pas d'excès
    • • • • plus plus :

[$ 3,000 $ 5,000 $ 60 + 3% $ 3,000]

[$ 5,000 $12,000 $120 + 5% $ 5,000]

[$12,000 ... $470 + 5-3/4% $12,000]

(3). T = W P

Exemple

John Q. Taxpayer déclare sa femme et ses trois enfants aux fins de la retenue en Virginie. Il a perçu un salaire brut de400 $ pour la période de paie SEMI-MONDIALE.

(1). A = (G)P - [$650 + (600)E]

• • A = (400) 24 - [650 + (600)5]

• • A = 9,600 - (650 + 3,000)

• • A = 9,600 - 3,650 = 5,950

[(2). W = 167.50]

(3). W P = T

• • [167.50 24 = 6.98]
    6.98 = T = impôt à retenir pour la période de paie

---

630-6-464. PÉRIODE DE PAIE DIVERSE APPLICABLE À LA RETENUE EN PAIEMENT DE CERTAINS SALAIRES ; RETENUE SUR LA BASE DU SALAIRE MOYEN.

A. Salaires payés au titre d'une période qui n'est pas une période de paie. Si les salaires sont payés au titre d'une période qui n'est pas une période de paie, le montant à déduire et à retenir est celui applicable dans le cas d'une période de paie diverse comprenant un nombre de jours, y compris les dimanches et les jours fériés, égal au nombre de jours de la période au titre de laquelle ces salaires sont payés.

Exemple: L'employeur B est un peintre qui paie l'employé C à la fin d'un travail particulier. La peinture de la maison de Mme R. a duré six jours sur une période de huit jours. Le salarié C (qui demande deux exemptions personnelles) a gagné75 $ pour chacun des six jours travaillés, soit450 $ pour l'emploi. Aux fins de la retenue à la source, le salarié C est réputé avoir gagné56.25 (450 divisé par huit) pour chaque jour de la période de huit jours. En utilisant le tableau des retenues à la source journalières ou diverses, $17.76 (ou2.22 pour chacun des huit jours) de l'impôt sur le revenu de Virginie a été retenu.

B. Marchandises payées sans tenir compte de la période. Dans tous les cas où les salaires sont payés par un employeur sans tenir compte d'une période de paie ou d'une autre période, le montant à déduire et à retenir est celui qui s'applique dans le cas d'une période de paie diverse comprenant un nombre de jours égal au nombre de jours, y compris les dimanches et les jours fériés, qui se sont écoulés depuis que la date du dernier paiement de ce salaire par cet employeur pendant l'année civile, ou la date de début d'emploi auprès de cet employeur au cours de cette année, ou le mois de janvier 1 de cette année, la date la plus tardive étant retenue.

Exemple: L'employeur D est un concessionnaire automobile qui verse une commission à l'employé E lorsqu'il vend des automobiles. L'employé E a reçu des commissions en mars 30, 1983 et en mai 17, 1983 pour plusieurs voitures vendues à 1983. La commission du mois de mai 17 était de $3,000. L'employé E, qui travaille depuis le mois de juin 15, 1982, demande deux exemptions personnelles. L'employeur D a retenu $123.36 de la commission de mai 17, calculée comme suit :

• • (1) Le salaire journalier moyen est calculé en divisant le montant total du paiement du salaire ($3,000) par le nombre de jours depuis mars 30, 1983 (48 jours) [mars 30, 1983 est utilisé comme date de départ parce qu'il s'agit de la date la plus tardive entre mars 30, 1983, juin 15, 1982 ou janvier 1, 1983] . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62.50

• • (2) Montant de la retenue sur la table journalière ou diverse sur les salaires de
    62.50 pour deux exemptions ($2.57) multiplié par 48 jours ......................................... 123.36

C. Retenue sur la base du salaire moyen. Un employeur peut déterminer le montant de l'impôt à déduire et à retenir lors du paiement d'un salaire à un employé sur la base du salaire moyen estimé de l'employé, avec les ajustements nécessaires, pour un trimestre donné.

§ 630-6-465. LE CHEVAUCHEMENT DES PÉRIODES DE PAIE ET LE PAIEMENT PAR UN AGENT OU UN FIDUCIAIRE.

A. Paiements complémentaires de salaire. (1) La rémunération d'un employé peut être constituée de salaires versés pour une période de paie et de salaires supplémentaires, tels que les primes, les commissions et la rémunération des heures supplémentaires, versés pour la même période ou une période différente, ou sans tenir compte d'une période particulière. Lorsque ce salaire complémentaire est payé (que ce soit ou non en même temps que le salaire normal), le montant de l'impôt à retenir en vertu du présent règlement est déterminé conformément à la présente section.

(2) Les salaires supplémentaires, s'ils sont payés en même temps que les salaires pour une période de paie, sont cumulés avec les salaires payés pour cette période de paie. S'il n'est pas versé simultanément, le salaire complémentaire est cumulé avec les salaires versés ou à verser au cours de la même année civile pour la dernière période de paie précédente ou pour la période de paie en cours. Le montant de l'impôt à retenir est déterminé comme si l'ensemble du salaire complémentaire et du salaire normal constituait un seul paiement de salaire pour la période de paie normale.

Exemple 1: A est employé comme vendeur pour un salaire mensuel de130 plus des commissions sur les ventes réalisées au cours du mois. Il demande une dispense de retenue à la source. Au cours du mois de mai 1982, A perçoit des commissions d'un montant de300, qui, ajoutées au salaire de130, sont payées le mois de juin 10, 1982. Selon la méthode des tranches de salaires, le montant de l'impôt à retenir est indiqué dans le tableau applicable à une période de paie mensuelle. Selon ce tableau, un impôt de7.42 doit être prélevé sur un salaire de430 avec une exemption personnelle.

Exemple 2: B est employé pour un salaire annuel de12,000 qui est payé semestriellement à hauteur de500 le 15e jour et le dernier jour de chaque mois. Il reçoit également un bonus et une commission déterminés à la fin de chaque période de 3-mois. Le bonus et la commission pour la période de 3mois se terminant en septembre 30, 1982, s'élèvent à250, qui sont payés en octobre 10, 1982. B a demandé quatre exonérations de retenue à la source. Selon la méthode de la fourchette salariale, le montant de l'impôt à retenir sur750, qui est la somme de la prime de250 et du dernier paiement de salaire semestriel précédent de500 (qui a été payé en septembre 30, 1982), est indiqué dans le tableau applicable à une période de paie semestrielle comme étant de27.29. Toutefois, étant donné que l'impôt d'un montant de13.60 a été retenu sur le paiement de salaire semestriel (septembre 30, 1982) de $500, le montant à retenir sur le paiement d'octobre 10, 1982, est de $13.69 ($27.29 moins $13.60).

Toutefois, si un salaire complémentaire est versé et que l'impôt a été retenu sur le salaire normal de l'employé, l'employeur peut déterminer l'impôt à retenir en utilisant un taux forfaitaire de 5.75, sans tenir compte de l'exonération et sans se référer à un paiement régulier du salaire.

B. Allocations de vacances. Les montants des indemnités de vacances dites "" sont soumis à la retenue à la source comme s'il s'agissait de salaires réguliers versés pour la période couverte par les vacances. Si l'allocation de vacances est versée en plus du salaire normal pour cette période, les règles applicables aux paiements de salaires supplémentaires s'appliquent à cette allocation de vacances.

C. Période de paie de plus d'un an. Si un salaire est versé à un employé pour une période de paie de plus d'un an, le montant de l'impôt à déduire et à retenir au titre de ce salaire est déterminé comme suit, aux fins de la détermination du montant de l'impôt à déduire et à retenir au titre de ce salaire. si cette période de paie constitue une période de paie diverse de 365 jours.

D. Paiement par un agent ou un fiduciaire. Si un paiement de salaire est effectué à un employé par un employeur par l'intermédiaire d'un agent, d'un fiduciaire ou d'une autre personne qui a également le contrôle, la réception, la garde ou la disposition du salaire payable par un autre employeur à cet employé, ou qui paie ce salaire, le montant de l'impôt à retenir sur chaque paiement de salaire effectué par l'intermédiaire de cet agent, Le montant de l'impôt à retenir sur chaque paiement de salaire effectué par l'intermédiaire de cet agent, fiduciaire ou personne, que les salaires soient payés séparément pour le compte de chaque employeur ou payés en une seule fois pour le compte de tous ces employeurs, est déterminé sur le montant global de ce ou ces paiements de salaire de la même manière que si ce montant global avait été payé par un seul employeur. Par conséquent, l'impôt est déterminé sur le montant global du paiement des salaires. Dans ce cas, chaque employeur est responsable de la déclaration et du paiement d'une partie proportionnelle de l'impôt ainsi déterminé, cette partie étant déterminée en fonction du rapport entre le montant versé par l'employeur en question et le total de ces salaires.

Exemple: Trois entreprises disposent d'une agence de gestion centrale qui assure le travail administratif des différentes entreprises. L'organisation de l'agence centrale consiste en un personnel de commis, de comptables, de sténographes, etc. qui sont les employés des trois sociétés. Les dépenses de l'agence centrale, y compris les salaires versés aux employés susmentionnés, sont supportées par les différentes sociétés dans certaines proportions convenues. L'entreprise X paie 45% , l'entreprise Y paie 35% et l'entreprise Z paie 20% de ces dépenses. Le montant de l'impôt à retenir sur les salaires versés aux personnes employées par l'agence centrale doit être déterminé conformément aux dispositions de la présente section. Dans ce cas, l'entreprise X est responsable, en tant qu'employeur, de la déclaration et du paiement de 45% de l'impôt à retenir, l'entreprise Y est responsable de la déclaration et du paiement de 35% de l'impôt et l'entreprise Z est responsable de la déclaration et le paiement de 20% de la taxe.

§ 630-6-466. RETENUE SUPPLÉMENTAIRE. -A. En plus de l'impôt qui doit être déduit et retenu conformément aux dispositions de ce règlement, l'employeur et l'employé peuvent convenir qu'un montant supplémentaire d'impôt sur le revenu de Virginie sera retenu sur le salaire de l'employé. L'accord est écrit et se présente sous la forme prescrite par l'employeur. L'accord est valable pour la période convenue entre l'employeur et l'employé. Toutefois, à moins que l'accord ne prévoie une résiliation anticipée, l'employeur ou l'employé peut, moyennant une notification écrite à l'autre, résilier l'accord pour le premier paiement de salaire effectué à partir de la première date de détermination du statut, janvier 1 ou juillet 1, qui survient au moins 30 jours après la date à laquelle cette notification est fournie.

B. Le montant déduit et retenu en vertu d'un accord entre l'employeur et l'employé est indiqué sur le certificat d'exemption de retenue à la source de l'employé (actuellement le formulaire VA-4) et est considéré comme l'impôt à déduire et à retenir en vertu de la présente réglementation. Toutes les dispositions légales et réglementaires applicables à l'impôt à déduire et à retenir en vertu de ces règlements s'appliquent à tout montant déduit et retenu en vertu de l'accord.

§ 630-6-467. DÉFAUT DE RETENUE D'IMPÔT PAR L'EMPLOYEUR ; PAIEMENT DU SALAIRE PAR LE BÉNÉFICIAIRE. Si un employeur omet de déduire et de retenir l'impôt en vertu de ces règlements et que, par la suite, l'impôt sur le revenu sur lequel le précompte mobilier peut être imputé est payé, l'employeur ne sera pas redevable du précompte mobilier. Toutefois, malgré le paiement de la retenue à la source, l'employeur reste redevable de toute pénalité ou majoration de l'impôt applicable en cas de défaut de déduction et de retenue à la source par l'employeur.

(Il s'agit d'un texte réglementaire. Aucune autre interprétation n'est nécessaire.)

§ 630-6-468. DÉFAUT DE PAIEMENT PAR L'EMPLOYEUR DE L'IMPÔT RETENU. Si un employeur déduit et retient des impôts sur la rémunération d'un employé mais ne verse pas les sommes ainsi déduites et retenues à la Virginia, cet employé ne sera pas tenu responsable du paiement de ces impôts mais aura droit à un crédit pour les sommes ainsi déduites et retenues comme si elles avaient été versées par l'employeur comme l'exige la loi. La charge de la preuve qu'un tel employeur a déduit et retenu légalement l'impôt sur le revenu de Virginie incombe à l'employé.

(Il s'agit d'un texte réglementaire. Aucune autre interprétation n'est nécessaire.)

630-6-469. LES SALAIRES INCLUS ET EXCLUS. A. Si une partie de la rémunération versée par un employeur à son employé pour des services rendus au cours d'une période de paie ne dépassant pas 31 jours consécutifs constitue un salaire "" en vertu de la loi Va. Regs. § 630-6-460 (c'est-à-dire la rémunération de services sur laquelle l'impôt doit être retenu), et que le reste ne constitue pas "un salaire," toute la rémunération versée à l'employé pour les services rendus au cours de cette période sont, aux fins de la retenue, traités de la même manière, c'est-à-dire qu'ils sont tous inclus en tant que salaires ou exclus. Le temps pendant lequel le salarié fournit des services dont la rémunération constitue un salaire au sens de la loi Va. Regs § 630-6-460, et la période pendant laquelle l'employé fournit des services dont la rémunération ne constitue pas un salaire en vertu de cet article, déterminent si la totalité de la rémunération des services fournis pendant la période de paie doit être considérée comme incluse ou exclue.

B. Si, au cours d'une période de paie, la moitié ou plus du temps passé par un salarié au service d'un employeur donné est consacrée à la prestation de services dont la rémunération constitue un salaire, toute la rémunération versée au salarié pour les services rendus au cours de cette période de paie est considérée comme un salaire.

C. Si moins de la moitié du temps passé par un salarié au service d'un employeur donné au cours d'une période de paie est consacrée à la prestation de services dont la rémunération constitue un salaire, aucune des rémunérations versées au salarié pour les services rendus au cours de cette période de paie n'est considérée comme un salaire.

D. L'application des dispositions des sous-sections A, B et C peut être illustrée par les exemples suivants :

Exemple 1: L'employeur B, qui exploite un magasin et une ferme, emploie A pour effectuer des services dans le cadre de ces deux activités. La rémunération versée à A pour les services rendus dans l'exploitation est une rémunération du travail agricole et n'est pas soumise à la retenue à la source, et la rémunération pour les services rendus dans le magasin constitue un salaire et est soumise à la retenue à la source. Le salarié A est payé sur une base mensuelle. Au cours d'un mois donné, A travaille 120 heures à la ferme et 80 heures au magasin. Aucune des rémunérations versées par B à A pour les services rendus au cours du mois n'est considérée comme un salaire, car les rémunérations versées pour moins de la moitié des services rendus au cours du mois constituent des salaires. Au cours d'un autre mois, A travaille 75 heures à la ferme et 120 heures au magasin. La totalité de la rémunération versée par B à A pour les services rendus au cours du mois est considérée comme un salaire car la rémunération versée pour la moitié ou plus des services rendus au cours du mois constitue un salaire.

Exemple 2: La salariée C est employée comme femme de ménage par D, médecin, dont le domicile et le cabinet sont situés dans le même immeuble. La rémunération versée à C pour ses services à domicile est une rémunération pour service domestique et n'est pas soumise à la retenue à la source, et la rémunération versée pour ses services au bureau constitue un salaire et est soumise à la retenue à la source. C est payé sur une base hebdomadaire. Au cours d'une semaine donnée, C travaille 20 heures à la maison et 20 heures au bureau. La totalité de la rémunération versée [par] D à C pour les services rendus au cours de cette semaine est considérée comme un salaire, parce que le la rémunération versée pour la moitié ou plus des services rendus au cours de la semaine constitue un salaire. Au cours d'une autre semaine, C travaille 22 heures à la maison et 15 heures au bureau. Aucune des rémunérations versées par D à C pour les services rendus au cours de cette semaine n'est considérée comme un salaire, car les rémunérations versées pour moins de la moitié des services rendus au cours de la semaine constituent des salaires.

E. Les règles énoncées dans la présente section ne s'appliquent pas (1) à toute rémunération payés pour des services rendus par un employé à son employeur si les périodes pour lesquelles la rémunération est payée par l'employeur varient dans la mesure où il n'y a pas de période qui constitue une période de paie au sens de la Va. Regs. § 630-6-460, ou (2) en ce qui concerne toute rémunération versée pour des services rendus par un employé à son employeur si la période de paie pour laquelle la rémunération est versée dépasse 31 jours consécutifs. Dans ce cas, la retenue à la source s'applique à la partie de cette rémunération qui constitue un salaire.

§ 630-6-470. CERTIFICATS D'EXEMPTION DE RETENUE.

A. En général. Un employé recevant un salaire a droit au nombre d'exemptions auxquelles il a droit en vertu des lois des États-Unis relatives à l'impôt fédéral sur le revenu. Toutefois, le commissaire, sur demande écrite, peut autoriser des abattements supplémentaires lorsque le montant retenu conformément aux tables de retenue de l'impôt sur le revenu de Virginie entraînera un surpaiement substantiel de l'impôt sur le revenu de l'employé. Voir Va. Regs. § 630-6-463.

B. Au début de l'emploi. Au moment où il commence à travailler, tout employé doit fournir à son employeur un certificat signé d'exonération de retenue à la source concernant les exonérations de retenue à la source auxquelles l'employé prétend, qui ne peuvent en aucun cas dépasser la somme des exonérations auxquelles l'employé a droit. Si un employé ne fournit pas d'attestation, l'employeur est tenu de retenir l'impôt comme si l'employé n'avait pas demandé de dispense de retenue.

C. Date de prise d'effet du certificat[. (1)] Premier certificat fourni. Les certificats d'exemption de retenue à la source prennent effet à compter du début de la première période de paie se terminant, ou du premier paiement de salaire effectué sans tenir compte d'une période de paie, à compter de la date à laquelle ce certificat est fourni, étant entendu que les certificats fournis avant le 1, 1983 sont considérés comme fournis à cette date.

(2) Meublé pour remplacer le certificat existant. Un certificat d'exonération de retenue à la source qui prend effet en vertu du présent règlement reste en vigueur à l'égard de l'employeur jusqu'à ce qu'un autre certificat de ce type prenne effet en vertu de la présente section. Si un certificat d'exonération de retenue à la source est fourni pour remplacer un certificat existant, l'employeur peut, à son choix, maintenir l'ancien certificat en vigueur pour tous les salaires payés au plus tard à la première date de détermination du statut, janvier 1 ou juillet 1, qui survient au moins 30 jours après la date à laquelle ce nouveau certificat est fourni.

D. Changement de statut ayant une incidence sur l'année civile suivante. Si, un jour quelconque de l'année civile, le nombre d'exemptions à la retenue à la source auquel l'employé aura droit, ou peut raisonnablement s'attendre à avoir droit, au début de sa prochaine année d'imposition est inférieur au nombre d'exemptions auquel l'employé a droit ce jour-là, l'employé doit, au plus tard le 1 décembre de l'année au cours de laquelle le changement se produit, à moins que ce changement n'intervienne en décembre, fournir à l'employeur un certificat d'exemption de retenue à la source reflétant la diminution du nombre d'exemptions auxquelles l'employé prétend pour cette prochaine année d'imposition, qui ne doit en aucun cas excéder la somme des exemptions auxquelles l'employé aura droit ou dont on peut raisonnablement s'attendre à ce qu'il ait droit. Si le changement intervient en décembre, le nouveau certificat doit être fourni dans les 10 jours suivant le changement. Le nombre d'exemptions de retenue à la source à qu'un salarié a le droit de diminuer, par exemple en raison du décès d'un conjoint ou d'une personne à charge du salarié. Si, un jour quelconque de l'année civile, le nombre d'exonérations de retenue à la source auquel l'employé aura droit, ou peut raisonnablement s'attendre à avoir droit, au début de sa prochaine année d'imposition est supérieur au nombre d'exonérations de retenue à la source déclaré par l'employé sur un certificat d'exonération de retenue à la source en vigueur ce jour-là, l'employé peut, au plus tard le 1 de l'année au cours de laquelle ce changement se produit, à moins que ce changement ne se produise en décembre, fournir à son employeur un nouveau certificat d'exonération de retenue à la source reflétant l'augmentation du nombre d'exonérations de retenue à la source. Si le changement intervient en décembre, le certificat peut être fourni à partir de la date à laquelle le changement intervient. Les certificats d'exemption fournis conformément au présent paragraphe ne prennent pas effet pour tout paiement de salaire effectué au cours de l'année civile pendant laquelle le certificat est fourni.

E. Changement de statut qui affecte l'état actuell'année dernière. Si, un jour quelconque de l'année civile, le nombre d'exonérations de retenue auxquelles l'employé a droit est inférieur au nombre d'exonérations de retenue qu'il fait valoir sur son certificat d'exonération de retenue alors en vigueur, l'employé doit, dans les 10 jours suivant le changement, fournir à l'employeur un nouveau certificat d'exonération de retenue relatif aux exonérations de retenue que l'employé fait valoir, qui ne doit en aucun cas dépasser le nombre d'exonérations auxquelles il a droit ce jour-là. Le nombre d'exonérations de retenue à la source auxquelles un salarié a droit diminue, par exemple, pour l'une des raisons suivantes :

(1) Le conjoint du salarié pour lequel le salarié demandait une exonération de retenue est divorcé ou séparé légalement, ou demande sa propre exonération sur un certificat séparé.

(2) L'entretien d'une personne à charge pour laquelle le salarié a demandé une exemption est pris en charge par une autre personne de sorte que le salarié ne s'attend plus à fournir plus de la moitié de l'entretien pour l'année.

(3) L'employé constate qu'une personne à charge pour laquelle il a demandé une exemption ne remplit plus les conditions requises parce qu'elle a un revenu brut supérieur à1,000.

Si, un jour quelconque de l'année civile, le nombre d'exonérations de retenue auxquelles le salarié a droit est supérieur au nombre d'exonérations de retenue qu'il demande, le salarié peut fournir à l'employeur un nouveau certificat d'exonération de retenue relatif aux exonérations de retenue qu'il demande alors, qui ne doit en aucun cas dépasser le nombre d'exonérations auquel il a droit ce jour-là.

F. Attestation d'exemption de retenue à la source de l'employé. Un employé qui a en vigueur le certificat d'exemption de retenue à la source énoncé dans Va. Représentants. § 630-6-461 (le certificat "d'exemption de retenue") doit révoquer cette exemption dans un délai de 10 jours à compter du moment où il prévoit d'être redevable de l'impôt sur le revenu pour l'année. Pour révoquer cette exemption, l'employé doit fournir à son employeur un certificat d'exemption de retenue à la source signé, comme indiqué dans la loi Va. Représentants. 630-6-470B ci-dessus. L'attestation de dispense de retenue d'un salarié expire le 1 de l'année suivante, sauf si, avant cette date, le salarié a déposé auprès de son employeur une nouvelle attestation de dispense de retenue. Un salarié ne peut pas produire une attestation de dispense de retenue si sa déclaration commune ou séparée fait apparaître une dette fiscale avant l'octroi d'un crédit pour l'impôt sur le revenu retenu.

G. Formulaire de certificat. Les certificats d'exonération de retenue se présentent sous la forme et contiennent les informations que le commissaire peut prescrire.

630-6-471. CERTIFICAT D'EXEMPTION DE RETENUE FRAUDULEUX OU DÉFAUT D'INFORMATION. Non réglementé.

630-6-472. DÉCLARATIONS DE L'EMPLOYEUR ET PAIEMENT DES RETENUES À LA SOURCE.

Statut de l'employeur. Tout employeur tenu de déduire et de retenir sur le salaire d'un employé en vertu du présent règlement doit déposer une déclaration et verser au commissaire, sur la base de l'année civile (sans tenir compte de l'année d'imposition de l'employeur ou de l'employé aux fins de l'impôt sur le revenu), le montant devant être retenu en vertu du présent règlement, comme suit :

1. Déclarant trimestriel tout employeur dont l'obligation mensuelle est inférieure à100 doit déposer une déclaration et payer les impôts retenus, au plus tard en avril 30 pour le premier trimestre, en juillet 31 pour le deuxième trimestre, en octobre 31 pour le troisième trimestre et en janvier 31 pour le quatrième trimestre.

2. Déclarant mensuel tout employeur dont on peut raisonnablement s'attendre à ce que l'obligation mensuelle moyenne soit égale ou supérieure à100 doit déposer une déclaration et verser les impôts retenus mensuellement, au plus tard le 20e jour du mois suivant pour chaque mois qui ne clôt pas une période trimestrielle et, pour les mois qui clôturent un trimestre (mars, juin, septembre et décembre), au plus tard le dernier jour du mois suivant.

3. Déclarant trimestriel et mensuel tout employeur dont on peut raisonnablement s'attendre à ce que l'obligation mensuelle moyenne soit égale ou supérieure à1,000, est tenu de déposer une déclaration et de verser les impôts retenus conformément au paragraphe précédent 2. En outre, si le 7e, le 15e, le 22e ou le dernier jour d'un mois, le montant total à retenir dépasse500$, l'employeur doit déposer un formulaire auprès du commissaire dans les trois jours ouvrables suivant la clôture de ce trimestre et payer le montant ainsi retenu. Toutefois, lorsqu'un paiement trimestriel est dû dans les trois jours suivant la date d'échéance du dépôt de la mensuel le paiement doit être effectué en même temps que le retour. Tout employeur effectuant un paiement en vertu du présent paragraphe 3 sera réputé avoir satisfait aux exigences du présent paragraphe si au moins 90% de l'obligation fiscale réelle pour cette période est payée. Lorsqu'un paiement trimestriel est dû dans les trois jours suivant la date d'échéance du dépôt de la trimestrielle le paiement peut être effectué dans un délai maximum de trois jours bancaires après la date d'échéance des déclarations trimestrielles.

Exemple: L'employeur X a un passif de400 $ pour le trimestre se terminant en janvier 7. Comme sa responsabilité n'excède pas500 $, aucun paiement n'est requis pour cette période. Son passif pour la période trimestrielle se terminant en janvier 15 est également de $400. Comme le passif accumulé pour les deux périodes trimestrielles (800$) dépasse500$, l'employeur X doit payer800 $ dans les trois jours ouvrables du mois de janvier 15.

(4) Classeur saisonnier les employeurs qui exploitent des entreprises saisonnières peuvent demander l'autorisation de ne déposer des déclarations que pour les mois au cours desquels l'impôt sur le revenu de Virginie est retenu. La demande doit être faite par écrit et, pour les employeurs qui remplissent les conditions requises, les déclarations doivent être déposées au plus tard le 20e jour du mois suivant qui ne clôt pas une période trimestrielle et, pour les mois qui clôturent un trimestre (mars, juin, septembre et décembre), au plus tard le dernier jour du mois suivant. Les déclarations et les formulaires déposés en vertu de la présente section sont présentés sous la forme et contiennent les informations prescrites par le commissaire.

§ 630-6-473. ÉVALUATIONS DU RISQUE.

Si le commissaire a des raisons de croire que la perception des sommes devant être retenues par l'employeur est compromise, il peut demander à l'employeur de faire cette déclaration et de verser au commissaire les montants devant être retenus à tout moment que le commissaire peut désigner à cet effet après la date à laquelle ces montants auraient dû être déduits des salaires et retenus.

(Il s'agit d'un texte réglementaire. Aucune autre interprétation n'est nécessaire.)

§ 630-6-474. RESPONSABILITÉ DE L'EMPLOYEUR POUR DÉFAUT DE RETENUE.

L'employeur est personnellement et individuellement responsable des sommes qu'il est tenu de retenir et de verser au commissaire et qu'il omet de retenir ou de verser. Toute somme ou tout montant retenu conformément aux dispositions du présent règlement est réputé être détenu en fiducie pour le Commonwealth.

(Il s'agit d'un texte réglementaire. Aucune autre interprétation n'est nécessaire.)

§ 630-6-475. PÉNALITÉ POUR DÉFAUT DE RETENUE.

A. Tout employeur tenu, en vertu des dispositions du présent règlement, de déduire et de retenir les salaires et de faire des déclarations et des paiements des montants retenus au commissaire, qui omet de retenir ces montants ou de faire ces déclarations, ou qui omet de remettre les montants perçus au commissaire, ou qui omet de toute autre manière de remettre les montants au commissaire comme l'exige le présent règlement, sera assujetti à une pénalité égale à 5% du montant qui aurait dû être correctement retenu et versé au commissaire pour chaque mois ou fraction de mois, jusqu'à ce qu'il soit payé, sans excéder 25% . La pénalité ne peut en aucun cas être inférieure à10, même si aucun impôt n'est dû pour la période pour laquelle la déclaration devait être déposée. Intérêts à un taux déterminé conformément à la Va. Code § 58.1-15, s'accumulent sur la taxe jusqu'à ce qu'elle soit payée, ou jusqu'à ce qu'une évaluation soit faite, après quoi les intérêts s'accumulent comme le prévoit la loi Va. Code § 58.1-15. Cette pénalité et ces intérêts sont évalués par le commissaire et sont recouvrés par lui de la même manière que le recouvrement des impôts peut être effectué en vertu du titre 58.1, Code de la Virginia.

Exemple: L'employeur W est un déclarant mensuel et a une dette de $300 pour la période mensuelle se terminant en janvier 31, et de $0 pour la période mensuelle se terminant en février 28. Il ne remplit aucune déclaration avant avril 6. À ce moment-là, il est redevable d'une pénalité et d'intérêts (en supposant un taux d'intérêt annuel de 12% ) comme suit :

Période mensuelle se terminant en janvier 31
(date limite de dépôt de la déclaration : 20; déclaration déposée
Avril 6) - $300 passif

Pénalité - réputé être en retard de 2 mois,
à 5% par mois 10% X $300 = $30.00
Intérêts - sur une période de 45- jours entre
Février 20 et avril 6 1.5% X $300 = $ 4 . 50
34.50
Période mensuelle se terminant en février 28
(date limite de dépôt de la déclaration : 20; déclaration déposée
Avril 6) - $0 passif

Pénalité - considéré comme 1 mois de retard.
à 5% par mois, mais 5% x $0 = $0,
donc $10 la pénalité minimale s'applique $10.00

Intérêts - appliqués au passif $0 0.00
10.00

• • Total au mois d'avril 6: $44.50

B. Si un employeur ne verse pas les montants retenus ou devant être retenus par l'employeur en vertu du présent règlement, le commissaire peut procéder à des évaluations et imposer le recouvrement de ces montants, y compris les pénalités, par toute procédure légale prévue pour le recouvrement des impôts en vertu du titre 58.1, Code de la Virginie.

§ 630-6-476. MAINTIEN DE LA RESPONSABILITÉ DE L'EMPLOYEUR JUSQU'À LA NOTIFICATION.

Une fois qu'un employeur est tenu de déposer une déclaration de retenue, il doit continuer à le faire même si aucun impôt n'a été retenu, jusqu'à ce qu'il notifie par écrit au commissaire qu'il n'a plus de salariés ou qu'il n'est plus tenu de déposer de telles déclarations. Si un employeur demande par écrit qu'il soit autorisé à passer d'un statut à un autre au motif que le montant de sa retenue a été modifié pour satisfaire aux exigences d'un statut différent, ce changement n'est autorisé qu'au début d'une année civile postérieure à l'année civile au cours de laquelle la demande a été formulée.

§ 630-6-477. EXTENSIONS.

Le commissaire peut accorder à un employeur une prorogation raisonnable du délai de dépôt d'une déclaration en vertu du présent règlement s'il estime qu'il existe un motif valable. Si, aux termes d'une telle prorogation, le paiement d'une ou de plusieurs sommes d'argent au commissaire par l'employeur est reporté d'une période supérieure à 10 jours à compter de la date à laquelle cette somme serait normalement due et payable, l'employeur doit payer des intérêts sur cette ou ces sommes à un taux déterminé conformément à la loi sur la protection de l'environnement de la Virginie (Va. Code § 58.1-15, à partir du moment où ce ou ces montants étaient initialement dus et payables jusqu'à la date de paiement selon les termes de l'extension.

(Il s'agit d'un texte réglementaire. Aucune autre interprétation n'est nécessaire.)

§ 630-6-478. DÉCLARATIONS DE RETENUE À LA SOURCE POUR LES EMPLOYÉS ; LES EMPLOYEURS DOIVENT DÉPOSER DES DÉCLARATIONS ANNUELLES AUPRÈS DU COMMISSAIRE.

A. Toute personne tenue de déduire et de retenir sur le salaire d'un employé en vertu du présent règlement doit fournir à cet employé une déclaration écrite concernant la rémunération qu'elle lui a versée au cours de l'année civile, au plus tard le 31 de l'année suivante ou, si son emploi prend fin avant la fin de l'année civile, le jour où le dernier paiement de la rémunération a été effectué. La déclaration doit être établie en double exemplaire et comporter les éléments suivants (1) le nom, l'adresse et les numéros d'identification fédéral et d'État de cette personne ; (2) le nom de l'employé et son numéro de compte de sécurité sociale ; (3) le montant total des salaires ; (4) le montant total déduit et retenu en vertu de ces règlements par cet employeur ; (5) l'année civile pour laquelle les salaires ont été payés ; et (6) le nom de l'État pour lequel l'impôt a été retenu. L'employé doit signaler à l'employeur toute divergence dans la déclaration écrite. Si l'employeur constate qu'une erreur a été commise, il délivre rapidement au salarié une déclaration écrite modifiée et envoie également une copie de la déclaration modifiée au département, accompagnée d'une explication écrite.

B. Tout employeur doit déposer une déclaration annuelle, actuellement Employee's Annual Reconciliation of Virginia Income Tax Withheld, Form VA-6, auprès du commissaire, au plus tard le mois de janvier 31 de l'année civile suivant celle au cours de laquelle les salaires ont été retenus auprès des employés, ou si l'entreprise est dissoute au cours de l'année, dans les 30 jours suivant le dernier mois au cours duquel les salaires ont été versés. Cette déclaration annuelle doit être accompagnée d'une copie supplémentaire de chacune des déclarations écrites fournies à chaque employé en vertu de la sous-section A de la présente section, y compris toute modification, et d'une bande de machine à calculer (ou d'un autre type de liste) montrant comment le montant total de l'impôt sur le revenu de Virginie retenu a été calculé. Les employeurs qui souhaitent obtenir l'autorisation d'établir des rapports sur bande magnétique doivent en faire la demande par écrit au ministère.

§ 630-6-479. REMBOURSEMENT À L'EMPLOYEUR ; DÉLAI ; PROCÉDURE.

A. Ajustements. 1. Si l'employeur paie plus que le montant de la retenue à la source effectivement prélevée pour une période imposable, une régularisation doit être effectuée sur la première déclaration déposée après la découverte du trop-perçu et sur chacune des déclarations suivantes pour la même année civile, jusqu'à ce que le montant soit complet. le crédit pour le trop-perçu a été pris. Si un employeur paie moins que le montant de la retenue à la source effectivement prélevée pour une période imposable, un ajustement doit être effectué sur la première déclaration déposée après la découverte de l'insuffisance de paiement. La déclaration sur laquelle le trop-perçu ou le moins-perçu est déclaré doit contenir une explication détaillée de la correction. Si le trop-perçu est découvert lors du dépôt ou après le dépôt de la déclaration annuelle prévue par la loi Va. Regs. § 630-6-478B, un remboursement n'est autorisé que dans la mesure où le montant du trop-perçu n'a pas été déduit et retenu du salaire de l'employé. Si le ministère découvre un paiement insuffisant, il peut procéder à une évaluation dans les trois ans suivant la date à laquelle l'impôt est devenu exigible. Si aucune déclaration n'est déposée, une cotisation peut être établie dans un délai de six ans à compter de la date à laquelle l'impôt est devenu exigible. (Voir aussi Va. Regs. § 630-1-104.)

2. Si, au cours d'une année civile, un employeur ne retient pas l'impôt ou retient un montant inférieur au montant correct de l'impôt sur un salaire, l'employeur reste responsable du montant correct de l'impôt retenu et peut retenir le montant de la retenue insuffisante sur les salaires versés au cours de l'année civile en cours à l'employé concerné après avoir découvert la retenue insuffisante. Le remboursement est une question à régler entre l'employeur et l'employé.

3. Si, au cours d'une année civile, l'employeur retient plus que le montant correct de l'impôt sur un salaire, il doit rembourser le trop-perçu à l'employé. L'employeur doit conserver le reçu écrit de l'employé indiquant la date et le montant du remboursement. Toute perception excédentaire pour laquelle le salarié ne donne pas de reçu doit être déclarée et payée avec la déclaration annuelle pour l'année civile au cours de laquelle l'employeur a effectué la perception excédentaire. À titre subsidiaire, l'employeur peut réduire la retenue ultérieure sur les paiements de salaires effectués pendant l'année civile en cours. Si le trop-perçu est découvert au moment ou après le dépôt de la déclaration annuelle prévue par la loi Va. Regs. § 630-6-478B, le trop-perçu doit être déclaré sur la déclaration écrite de l'employé exigée par la loi Va. Regs. § 630-6-478A. Le remboursement est disponible lorsque l'employé remplit sa déclaration d'impôt sur le revenu.

B. À moins que le commissaire ne reçoive une demande écrite de remboursement ou de crédit de la part de l'employeur conformément au délai de prescription et aux procédures de la Va. Code § 58.1-1823 et les règlements qui en découlent, aucun remboursement ou crédit ne sera accordé.

C. Tout employeur lésé par une mesure prise par le commissaire en vertu de la présente section peut intenter une action en justice en vertu de la Va. Code §§ 58.1-1825 through 58.1-1830 comme si l'affaire concernait une cotisation d'impôt sur le revenu, sauf que (i) la limitation est de deux ans à compter de la date à laquelle le paiement excédentaire présumé a été effectué, et (ii) le temps qui s'écoule entre le dépôt de la demande écrite auprès du Commissaire en vertu de la sous-section B et le moment où le Commissaire prend des mesures définitives concernant cette demande est exclue du calcul de la période de deux ans.

§ 630-6-480. LES MONTANTS RETENUS SONT CRÉDITÉS AU CONTRIBUABLE INDIVIDUEL ; LA DÉCLARATION DE RETENUE DOIT ÊTRE JOINTE À LA DÉCLARATION.

Le montant déduit et retenu en vertu du présent règlement au cours d'une année civile sur le salaire d'une personne physique est accordé au bénéficiaire du revenu à titre de crédit sur l'impôt sur le revenu des personnes physiques imposé pour l'année fiscale commençant au cours de cette année civile. Si plusieurs années d'imposition commencent au cours d'une année civile, ce montant est admis en déduction de la taxe pour la dernière année d'imposition commençant ainsi. Comme condition préalable à l'obtention de ce crédit, le contribuable individuel doit joindre à sa déclaration d'impôt sur le revenu une copie de la déclaration de retenue à la source prévue par la loi Va. Code § 58.1-478.

(Il s'agit d'un texte réglementaire. Aucune autre interprétation n'est nécessaire.)

§ 630-6-481. IMPÔTS RETENUS NON DÉDUCTIBLES DANS LE CALCUL DU REVENU IMPOSABLE.

L'impôt déduit et retenu en vertu du présent règlement ne peut être déduit ni par l'employeur ni par le bénéficiaire du revenu dans le calcul du revenu imposable en Virginie.

(Il s'agit d'un texte réglementaire. Aucune autre interprétation n'est nécessaire.)

§ 630-6-482. CERTAINS NON-RÉSIDENTS ; RÉCIPROCITÉ AVEC D'AUTRES ÉTATS.

-A. Certains non-résidents. Tout salarié résidant dans le Kentucky, le Maryland, la Virginie-Occidentale ou le District of Columbia, et se rend chaque jour de travail de l'une des juridictions susmentionnées à son lieu de travail en Virginie et perçoit des salaires pour service effectué en Virginie pour un employeur situé dans les limites géographiques de la Virginie, est tenu de déposer auprès de son employeur de Virginie un certificat de non-résidence dans le Commonwealth of Virginia, formulaire VA-3. L'employeur de Virginie, à la réception du certificat dûment signé par cette personne, ne retiendra pas l'impôt sur le revenu de Virginie sur le salaire de l'employé.

Si un non-résident qui a rempli ce certificat déménage ensuite en Virginia à tout moment au cours de l'année civile, ou perd son statut de navetteur quotidien entre l'une des juridictions susmentionnées et son lieu de travail en Virginia, il doit en informer son employeur en Virginia dans les 10 jours suivant le changement de statut et, dans ce cas, l'employeur en Virginia est tenu de retenir le montant total de l'impôt sur le revenu de Virginia sur les salaires de cet employé à partir du premier salaire payé à cet employé après que l'employeur a été informé du changement de statut. le changement de statut de cet employé.

B. Accord de Pennsylvanie.

En vertu d'un accord conclu conformément à la loi Va. Code § 58.1-342B, Les résidents de Virginie ne sont pas tenus de payer l'impôt sur le revenu ou de déposer une déclaration auprès de la Pennsylvanie, ni d'être soumis à une retenue à la source sur les rémunérations provenant de sources situées en Pennsylvanie. Les résidents de Pennsylvanie qui perçoivent un salaire en Virginie seront également exemptés des obligations de déclaration, de paiement et de retenue de l'impôt sur le revenu imposées par la Virginie. Les non-résidents doivent déposer un certificat de non-résidence auprès de leur employeur afin de les libérer de leur obligation fiscale envers l'État dans lequel ils sont employés.

L'accord élimine la nécessité de remplir deux déclarations lorsqu'un contribuable réside dans un État et travaille dans l'autre. Désormais, ces personnes n'ont plus qu'à déposer une déclaration d'impôt auprès de leur État de résidence. Selon les termes de l'accord, les employeurs de Pennsylvanie qui ne sont pas tenus par la loi d'effectuer des retenues à la source seront encouragés à retenir et à verser l'impôt de Virginie sur les salaires versés aux résidents de la Virginie. Les employeurs de Virginie sont également encouragés à retenir et à verser l'impôt de Pennsylvanie sur les salaires versés aux résidents de cet État.

L'accord ne s'applique qu'aux revenus du travail. Elle ne s'applique pas aux personnes qui résident dans les deux États pendant une partie de l'année. Ces personnes resteront redevables de l'impôt dans chaque État sur les revenus perçus pendant qu'elles résident dans l'État.

§ 630-6-483. RETENUE DE L'IMPÔT SUR LE REVENU DES EMPLOYÉS FÉDÉRAUX PAR LES AGENCES FÉDÉRALES.

À partir du mois de janvier, 1983, les retraités de la fonction publique fédérale qui résident en Virginie peuvent bénéficier de la retenue de l'impôt sur le revenu de la Virginie sur les rentes mensuelles régulières et récurrentes de la fonction publique. Le montant de la retenue doit être au moins égal à5.00 et doivent être exprimés en dollars entiers. Le retraité autorise le montant de la retenue en adressant une notification écrite au département des impôts de Virginie. Le montant retenu peut être modifié ou annulé à tout moment par l'envoi par le retraité d'une notification écrite au département.

Les impôts d'État ne peuvent être retenus que pour un seul État à la fois et les impôts ne peuvent être retenus pour plus de deux États au cours d'une même année civile. Pour passer d'un État à l'autre, le retraité doit d'abord contacter l'ancien État pour annuler son ancienne demande et contacter le nouvel État pour lui demander de commencer la retenue.

Les montants retenus en vertu de cette disposition sont traités de la même manière que toute autre retenue. Par exemple, tout excédent de retenue par rapport à l'obligation pour une année d'imposition ne peut être remboursé à un retraité que s'il dépose une déclaration d'impôt sur le revenu pour cette année d'imposition.

§ 630-6-484. RESPONSABILITÉ DE L'EMPLOYEUR POUR LE PAIEMENT DE L'IMPÔT À RETENIR.

L'employeur est tenu de verser au commissaire les montants à déduire et à retenir en vertu du présent règlement, qu'il les perçoive ou non auprès de l'employé. Un employeur qui a retenu et payé ces montants au commissaire est dégagé de toute responsabilité envers toute personne pour le montant de ce paiement, et tout excédent de retenue par rapport à la responsabilité pour une année d'imposition ne peut être remboursé à un employé que si ce dernier dépose une déclaration d'impôt sur le revenu pour cette année d'imposition.

§ 630-6-485. OMISSION DÉLIBÉRÉE PAR L'EMPLOYEUR DE FAIRE UNE DÉCLARATION, DE RETENIR L'IMPÔT, DE LE PAYER OU DE FOURNIR À L'EMPLOYÉ UN RELEVÉ DE RETENUE ; PÉNALITÉ. Non réglementé.

§ 630-6-486. MAUVAISES VÉRIFICATIONS. Non réglementé.

Décisions du commissaire fiscal