Mai 4, 2021
Re : § 58.1-1821 Application : Impôt sur le revenu des personnes physiques
Chère ***** :
La présente répond à votre lettre dans laquelle vous demandez la correction de la cotisation d'impôt sur le revenu des personnes physiques émise à l'égard de ***** (le "contribuable") pour l'exercice fiscal clos le 31 décembre 31, 2017.
FAITS
Le contribuable a rempli une déclaration d'impôt sur le revenu en tant que résident de Virginia pour l'année d'imposition 2017 en demandant des déductions commerciales et des déductions détaillées. Lors de l'audit, le département a demandé des informations pour justifier les déductions demandées. Après avoir examiné les informations fournies par le contribuable, le département a refusé les déductions de l'annexe A pour les dépenses salariales non remboursées et les déductions de l'annexe C pour les dépenses liées à son activité indépendante en tant que chauffeur et arbitre de covoiturage. Le département a rectifié la déclaration et établi une cotisation. Le contribuable fait appel en soutenant que les informations fournies étaient suffisantes pour justifier les déductions demandées.
DÉTERMINATION
Le Virginia Code § 58.1-301 prévoit que la terminologie et les références utilisées dans le titre 58.1 du Virginia Code ont la même signification que celle prévue dans le Internal Revenue Code (IRC), sauf si une signification différente est clairement requise. En ce qui concerne l'impôt sur le revenu des personnes physiques, la Virginia se conforme à la législation fédérale en ce sens qu'elle commence le calcul du revenu imposable en Virginia par le revenu brut ajusté fédéral (FAGI). Voir Virginia Code § 58.1-322 A.
En règle générale, le département s'appuie sur l'exactitude des informations et des calculs figurant dans la déclaration fédérale de revenus lorsqu'il examine les déclarations de revenus des particuliers de Virginia. Si les informations fournies dans la déclaration fédérale semblent raisonnables, il n'y a généralement pas de raison de regarder derrière ces calculs. Le ministère conserve toutefois le pouvoir d'ajuster le FAGI et les déductions détaillées lorsqu'il existe des preuves évidentes que les montants déclarés dans la déclaration de revenus fédérale ou de Virginia ne sont pas conformes à l'IRC. Voir le Virginia Code § 58.1-219.
Virginia Code § 58.1-322 D 1 a permet à un particulier de déduire de son revenu brut ajusté de Virginia certains montants autorisés pour les déductions détaillées dans le cadre de l'impôt fédéral sur le revenu. Ces déductions comprennent les frais médicaux, les contributions caritatives et les frais professionnels, à condition qu'elles soient demandées conformément à l'IRC et à ses règlements.
Frais professionnels non remboursés - Annexe A
Pour l'année fiscale en question, l'article 67 de l'IRC permet à un particulier de déduire les dépenses professionnelles non remboursées, ainsi que certaines autres déductions diverses, dans la mesure où elles dépassent collectivement 2% du FAGI, communément appelé le "plancher2% ". Le contribuable a déduit des frais professionnels non remboursés pour des frais de déplacement, d'hébergement et de repas dans le cadre de son activité de consultant en entreprise.
Frais de voyage
Le contribuable a déduit sur son annexe A les frais de voiture pour des déplacements professionnels non remboursés. Les frais de fonctionnement et d'entretien d'une voiture utilisée à des fins professionnelles sont déductibles. Les contribuables peuvent utiliser les coûts d'exploitation réels ou le taux kilométrique standard de l'entreprise pour calculer les coûts déductibles. Voir Rev. Proc. 2010-51 (12/3/2010). Dans l'affaire PLR 8023052 (3/12/1980), l'Internal Revenue Service (IRS) a décidé qu'une personne occupant plusieurs emplois dans la même localité pouvait déduire les frais de transport encourus pour se rendre d'un emploi à l'autre. En revanche, les frais de déplacement entre le domicile et le premier emploi et entre le dernier emploi et le domicile ne sont généralement pas déductibles.
Les dépenses peuvent être justifiées par l'établissement d'un journal ou d'un registre quotidien des dépenses, tenu de manière suffisamment détaillée pour permettre au contribuable d'identifier facilement le montant et la nature de toute dépense, et par la conservation des pièces justificatives, en particulier en ce qui concerne les dépenses importantes ou exceptionnelles. Voir Treas. Reg. § 1.162-17(d)(2). La méthode d'enregistrement des frais professionnels est décrite plus en détail dans la publication de l'Internal Revenue Service (IRS) 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses (frais de voyage, de divertissement, de cadeau et de voiture).
Le contribuable a fourni les reçus d'une entreprise de vidange qui ont enregistré le nombre de kilomètres parcourus par son véhicule entre deux vidanges. Ce registre n'est pas un registre quotidien du kilométrage parcouru. Elle ne distingue pas si le kilométrage a été effectué à des fins de conseil professionnel, d'arbitrage, de covoiturage, de déplacement domicile-travail ou d'utilisation personnelle.
Hébergement
Les frais d'hébergement encourus lors d'un voyage d'affaires sont généralement déductibles en vertu de l'article 162(a) de l'IRC. Conformément à l'IRC § 274(d), la déduction des frais d'hébergement est toutefois refusée lorsque le contribuable ne justifie pas (1) le montant de la dépense, (2) la date et le lieu du voyage, et (3) l'objectif commercial de la dépense. Le contribuable a déduit des frais professionnels non remboursés pour des séjours à l'hôtel. Ces dépenses doivent être justifiées par des documents appropriés. La seule documentation fournie pour les frais d'hôtel non remboursés des employés était des notes du consultant en affaires à côté des frais d'hôtel sur les relevés bancaires du contribuable.
Frais de repas
Un contribuable peut déduire les dépenses raisonnables et nécessaires pour les repas pris en dehors de son domicile dans le cadre de l'exercice d'une activité professionnelle. Voir IRC § 162(a). La seule documentation fournie pour les frais de repas non remboursés des employés était des notes du consultant en affaires à côté des frais de restaurant sur les relevés bancaires du contribuable. Sur la base de cette documentation, l'auditeur du département a refusé les frais de repas déclarés sur l'annexe A en tant que dépenses professionnelles non remboursées.
Dépenses professionnelles ordinaires et nécessaires - Annexe C
En vertu de l'IRC § 162, les contribuables sont autorisés à déduire toutes les dépenses commerciales ordinaires et nécessaires payées ou encourues au cours de l'année d'imposition dans le cadre de l'exercice d'un commerce ou d'une entreprise. Ces dépenses doivent être directement liées ou se rapporter au commerce ou à l'entreprise du contribuable. Voir Treas. Reg. § 1.162-1. Le contribuable a déduit des frais professionnels ordinaires et nécessaires pour les déplacements, l'hébergement, les repas et l'utilisation du bureau à domicile pour ses activités de covoiturage et d'arbitrage.
Frais de voyage
Le contribuable a déduit les frais de déplacement ordinaires et nécessaires pour ses activités de covoiturage et d'arbitrage sur son annexe C. Les frais de fonctionnement et d'entretien d'une voiture utilisée dans le cadre d'une activité professionnelle sont déductibles. Comme indiqué ci-dessus, les contribuables peuvent utiliser les coûts d'exploitation réels ou le taux kilométrique standard de l'entreprise pour calculer les coûts déductibles. Les dépenses doivent être justifiées par l'établissement d'un journal ou d'un registre quotidien des dépenses, tenu de manière suffisamment détaillée pour permettre au contribuable d'identifier facilement le montant et la nature de toute dépense, et par la conservation des pièces justificatives, en particulier pour les dépenses importantes ou exceptionnelles. Voir Treas. Reg. § 1.162-¬17(d)(2).
Les reçus fournis par le contribuable dans le cadre d'une entreprise de vidange d'huile ne constituent pas un relevé quotidien du kilométrage parcouru.
Hébergement
Les frais d'hébergement encourus lors d'un voyage d'affaires sont généralement déductibles en vertu de l'IRC 162(a). Comme indiqué ci-dessus, les frais d'hébergement à des fins professionnelles doivent être justifiés conformément à l'IRC 274(d). Le contribuable a déduit des frais professionnels non remboursés pour des séjours à l'hôtel. La seule documentation fournie pour les frais d'hôtel non remboursés des employés était des notes du consultant en affaires à côté des frais d'hôtel sur les relevés bancaires du contribuable. Aucune des dépenses d'hébergement identifiées comme des frais d'arbitrage ou de covoiturage n'a été déclarée sur l'annexe C.
Frais de repas
Les repas, qui sont considérés comme des frais professionnels, sont déductibles jusqu'à concurrence de 50% de leur coût. Voir IRC § 274(n)(1). Une dépense doit être directement liée à la conduite de l'activité commerciale du contribuable ou associée à la conduite active de l'activité commerciale du contribuable. Voir IRC § 274(a)(1)(A). Une dépense est considérée comme associée à la conduite active de l'activité commerciale des contribuables si ces derniers établissent qu'ils avaient un objectif commercial clair en effectuant la dépense, tel que l'obtention de nouvelles affaires ou l'encouragement de la poursuite d'une relation commerciale existante. Voir Treas. Reg. § 1.274-2(d)(2). Les personnes exerçant une activité professionnelle ne peuvent pas déduire les frais de repas pour les repas pris en solitaire.
Trésor. Reg. § 1.274-5A exige des preuves documentaires pour justifier les repas d'affaires. Sur la base des documents fournis, l'auditeur du département a refusé les frais de repas déclarés sur l'annexe A en tant que frais professionnels non remboursés et sur l'annexe C pour son entreprise de covoiturage. Le vérificateur a toutefois admis une partie des frais de repas déclarés sur l'annexe C pour l'activité d'arbitre du contribuable.
Frais de bureau à domicile
Le contribuable a déduit les frais d'assurance, de loyer et de services publics de ses revenus déclarés pour ses activités de covoiturage et d'arbitrage sur son annexe C, en tant que frais de bureau à domicile. En vertu de l'article 280A de l'IRC, les dépenses peuvent être déduites pour l'utilisation professionnelle d'une résidence si l'espace est utilisé exclusivement et régulièrement comme lieu principal d'activité et si l'utilisation se fait à la convenance de l'employeur. Les dépenses qui profitent à la fois à l'usage résidentiel et à l'usage professionnel du logement doivent être réparties et seule la partie attribuable à l'usage professionnel peut être déduite. Les dépenses directement imputables à l'entreprise ne doivent pas être réparties. Les dépenses qui ne profitent en aucune façon à l'entreprise ne sont pas déductibles.
Dans l'affaire Comm. v. Soliman, 506 U.S. 168 (1993), la Cour suprême des États-Unis a décidé qu'un anesthésiste qui traitait ses patients dans des hôpitaux, mais qui effectuait son travail administratif à son domicile, ne pouvait pas déduire ses frais de bureau à domicile parce que son domicile n'était pas un lieu principal d'activité. La Cour a estimé que l'établissement principal doit être déterminé en comparant l'importance relative des activités exercées et du temps passé dans chaque établissement. Ainsi, les hôpitaux dans lesquels l'anesthésiste effectuait ses prestations médicales constituaient l'établissement principal, car son bureau à domicile n'était utilisé que pour l'administration.
En l'espèce, la partie la plus importante de l'activité du contribuable en tant que conducteur de véhicules de covoiturage a lieu lorsqu'il conduit son véhicule, et non dans sa résidence. De même, la partie la plus importante de l'activité du contribuable consiste à arbitrer des matchs, et le temps consacré à cette activité se déroule dans les lieux où il arbitre. Dans les deux cas, le contribuable peut avoir utilisé sa résidence pour des fonctions administratives et non comme activité principale.
Autres dépenses professionnelles
L'auditeur a refusé ou réduit le montant des dépenses déduites sur l'annexe C pour la publicité, les services juridiques et professionnels, les fournitures de bureau, les commissions et les frais bancaires afin de tenir compte de la documentation fournie. Comme indiqué ci-dessus, toutes les dépenses professionnelles doivent être justifiées pour être déductibles. Voir Treas. Reg. § 1.6001-1. L'article 274(d) de l'IRC exige que le contribuable justifie ses dépenses professionnelles "par des registres adéquats ou par des preuves suffisantes corroborant sa propre déclaration". Les registres doivent indiquer le montant de la dépense, la date et le lieu du voyage, l'objectif commercial de la dépense et la relation commerciale du contribuable avec la dépense encourue.
CONCLUSION
L'auditeur du département a demandé au contribuable de fournir une description détaillée de son travail et des pièces justificatives telles que des carnets kilométriques, des reçus et des chèques annulés. Sur la base des documents fournis, l'auditeur a rejeté toutes les dépenses professionnelles non remboursées déclarées et les dépenses attribuées à l'entreprise de covoiturage. En outre, le vérificateur a ajusté les dépenses déclarées pour les déplacements, les repas et les frais de bureau liés à l'activité d'arbitre du contribuable. Toutes les autres déductions de frais professionnels ont été refusées.
Les reçus indiquant le kilométrage parcouru entre les vidanges d'huile et les relevés bancaires avec des transactions individuelles notées comme dépenses professionnelles ne justifient pas suffisamment les dépenses professionnelles déclarées, comme l'exigent l'IRC et ses réglementations connexes. Je donnerai toutefois au contribuable la possibilité de fournir une documentation adéquate sur les déductions qui ont été refusées ou ajustées. Ces preuves doivent être envoyées à l'auditeur, ***** dans les 30 jours suivant la date de cette lettre. Vous pouvez contacter ***** à l'adresse suivante : *****. Le contribuable devra contacter l'auditeur pour obtenir des instructions sur la manière de fournir les documents requis pour justifier ses déductions. Si la preuve n'est pas reçue dans le délai imparti, une facture actualisée avec les intérêts courus sera envoyée au contribuable.
Les articles du code de Virginia et les documents publics cités sont disponibles en ligne à l'adresse www.tax.virginia.gov dans la section "Laws, Rules & Decisions" du site web du ministère. Si vous avez des questions concernant cette décision, vous pouvez contacter le bureau de la politique fiscale, des appels et des décisions (Office of Tax Policy, Appeals and Rulings) à l'adresse suivante : *****.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
Craig M. Burns
Commissaire à la fiscalité
AR/3613.B