Juillet 29, 2019
Re : § 58.1-1821 Application : Retenue à la source
Chère ***** :
Nous répondons à votre lettre dans laquelle vous demandez la correction des avis d'imposition à la source émis à l'encontre de ***** (le "contribuable") pour les périodes imposables allant du mois d'août 2017 au mois de septembre 2018.
FAITS
Le contribuable n'a pas déposé de déclaration de retenue à la source pour les périodes concernées. Dans le cadre de l'examen, le département a demandé au contribuable de présenter les déclarations de retenue à la source requises et tous les paiements applicables. En l'absence de réponse, le département a établi des évaluations sur la base des meilleures informations disponibles. Le contribuable fait appel, soutenant que l'entreprise a fermé en décembre 2017 et que les cotisations sont surévaluées.
DÉTERMINATION
Fermeture de l'entreprise
Le contribuable fait valoir que les cotisations pour les périodes imposables 2018 ont été émises pour des périodes postérieures à la cessation de ses activités commerciales. Lors de la fermeture d'une entreprise, il incombe aux responsables de cette entité d'informer le département de son changement de statut fiscal. En l'absence d'une telle notification, un délai important peut s'écouler avant que le département n'ait connaissance de la modification des obligations de déclaration du contribuable.
En général, une simple notification suffit. Toutefois, lorsqu'une entité n'informe pas le département en temps voulu, des documents supplémentaires peuvent être exigés. Les documents peuvent inclure des relevés de clôture de compte bancaire, la cessation des contrats de location, la vérification d'une entité remplaçante ou une date de cessation émanant de la State Corporation Commission (SCC). En l'espèce, le contribuable n'a fourni aucune preuve de la cessation de ses activités.
Retenue à la source par l'employeur
Tout employeur qui verse des salaires à des employés doit retenir l'impôt sur le revenu de Virginie sur les salaires de ces employés, à moins qu'un certificat d'exemption de retenue, sous la forme et contenant les autres informations prescrites par le ministère, ne soit fourni par l'employé à l'employeur. Voir le Virginia Code § 58.1-461. En outre, tout employeur tenu de déduire et de retenir sur le salaire d'un employé doit déposer une déclaration et verser au ministère le montant à retenir. Voir le Virginia Code § 58.1-472.
Le contribuable affirme que les cotisations en question sont incorrectes sur la base des tableaux de retenue, du nombre d'employés et de la rémunération brute. Comme le contribuable n'a pas répondu à la demande du département concernant les déclarations requises et les paiements applicables, le département a été autorisé à faire une approximation raisonnable de la retenue à la source due par le contribuable. Voir le Virginia Code § 58.1-111.
CONCLUSION
Si le contribuable continue de penser que les cotisations sont erronées, il doit déposer les déclarations de retenue à la source requises. Le contribuable est invité à fournir des documents attestant de la date à laquelle il a cessé ses activités. En outre, les déclarations pour les périodes imposables d'août 2017 à décembre 2017, ainsi qu'un formulaire de rapprochement annuel des retenues à la source (VA-16) avec les formulaires W-2, doivent être déposés dans les 30 jours suivant la date de cette lettre. Dès réception, les documents seront examinés et les évaluations seront ajustées si nécessaire. Si les formulaires ne sont pas soumis dans les délais impartis, les cotisations seront considérées comme correctes et les mesures de recouvrement pourront reprendre.
Les sections du code de Virginie citées sont disponibles en ligne à l'adresse www.tax.virginia.gov dans la section Lois, règles & Décisions du site web du ministère. Si vous avez des questions concernant cette décision, vous pouvez contacter le bureau de la politique fiscale, des appels et des décisions (Office of Tax Policy, Appeals and Rulings) à l'adresse suivante : *****.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
Craig M. Burns
Commissaire à la fiscalité
AR/1988C