Mai 23, 2017
Re : § 58.1-1821 Application : Retenue à la source
Chère ***** :
Nous répondons à votre lettre soumise au nom de votre client, ***** (le "contribuable"), dans laquelle vous demandez la correction des cotisations de précompte mobilier émises à l'encontre du contribuable pour les périodes imposables allant de janvier 2013 à décembre 2015. Je vous prie de m'excuser pour le retard pris dans la réponse à votre appel.
FAITS
Dans le cadre d'un contrôle, le contribuable s'est vu imposer un impôt, des pénalités et des intérêts pour n'avoir pas prélevé de retenue sur les salaires des employés au cours des périodes imposables en question. Le contribuable fait appel du contrôle en soutenant que l'impôt aurait dû être retenu à un taux inférieur.
ANAYLYS
Obligation de retenue
Le Virginia Code § 58.1-461 exige que tout employeur qui verse un salaire à des employés retienne l'impôt sur le revenu de Virginie sur le salaire de ces employés. Le Virginia Code § 58.1-460 définit le "salaire" aux fins de Virginia comme étant le salaire tel que défini dans l'Internal Revenue Code (IRC) §§ 3401(a), 3402 et 3405. Le Virginia Code § 58.1-460 définit le terme "employé" comme "une personne physique, qu'elle soit résidente ou non du Commonwealth, qui effectue ou a effectué un service dans le Commonwealth en échange d'un salaire".
Certificats d'exemption
Le contribuable affirme que ses employés à temps partiel ne souhaitaient qu'une retenue minimale sur leur rémunération. En vertu du Va. Code § 58.1-470, chaque employé est tenu de fournir à son employeur, au moment où il commence à travailler, un certificat signé d'exemption de retenue à la source (actuellement le formulaire VA-4), relatif aux exemptions de retenue à la source auxquelles il prétend. En outre, le Va. Code § 58.1-461 permet à un employeur d'effectuer une déduction à des fins de retenue à la source uniquement pour une déduction standard ou un crédit d'impôt hors de l'État.
Au cours du contrôle, le contribuable a indiqué que tous les certificats de retenue avaient été détruits. Dans l'affaire Public Document (P.D.) 02-107 (6/28/2002), le ministère a déclaré qu'en l'absence d'un formulaire VA-4 dûment rempli pour un employé, l'auditeur peut ajuster la retenue à la source de l'employé pour permettre une seule exemption. Toutefois, au cours de l'audit, aucun crédit n'a été accordé.
Le Virginia Code § 58.1-467 prévoit également que si un employeur omet de retenir l'impôt, mais que l'employé paie l'impôt sur son salaire, l'employeur ne sera redevable que des pénalités et des intérêts sur l'impôt qu'il a omis de retenir. L'examen des dossiers du département montre que chaque employé a rempli sa déclaration d'impôt sur le revenu en Virginia et a payé sa dette fiscale en Virginia avant l'audit du département. Dans plusieurs cas, les employés n'étaient pas tenus de remplir une déclaration d'impôt sur le revenu en Virginia parce que leur revenu ne dépassait pas l'obligation de déclaration prescrite par le Va. Code § 58.1-321.
Sanction
Le département a imposé une pénalité pour fraude de 100% dans le cadre de l'audit. Selon le rapport d'audit, le contribuable n'a conservé aucun document justifiant la retenue de l'impôt sur le revenu de Virginia pour les employés. En outre, le vérificateur a constaté que le contribuable avait connaissance de l'obligation de déclaration car les retenues à la source ont été versées à l'adresse 2015.
Le Virginia Code § 58.1-475 prévoit que tout employeur qui ne retient pas correctement les impôts est passible d'une pénalité égale à six pour cent du montant qui aurait dû être correctement retenu pour chaque mois au cours duquel le défaut de retenue se poursuit, sans dépasser trente pour cent au total. Va. Code § 58.1-308 prévoit que si le défaut de paiement de l'impôt est faux ou frauduleux dans l'intention de se soustraire à cet impôt, une pénalité de 100% avec intérêts sera ajoutée ainsi que des intérêts sur l'impôt.
Le contribuable affirme qu'il s'agissait d'une première opération commerciale et qu'il n'a pas bien compris toutes les exigences en matière de retenue à la source. Les éléments de preuve n'attestent pas de l'intention du contribuable de se soustraire à l'impôt. Il s'agit plutôt d'un manque de documentation à l'appui des exemptions accordées aux employés. Comme indiqué précédemment, tous les employés ont rempli une déclaration d'impôt sur le revenu en Virginia et ont déclaré leurs revenus de source Virginia.
Bien que le Département ne constate pas de fraude, le contribuable a néanmoins omis de retenir ou de sous-retenir l'impôt sur le revenu pour les périodes concernées. Le Virginia Code § 58.1-475 prévoit que tout employeur qui ne retient pas correctement les impôts est soumis à une pénalité égale à 6% du montant qui aurait dû être correctement retenu pour chaque mois au cours duquel le manquement à l'obligation de retenue se poursuit, sans dépasser 30% au total. En outre, l'application d'intérêts sur les impôts non payés est obligatoire en vertu du Va. Code § 58.1-1812, et il ne peut y être renoncé que si l'impôt correspondant est ajusté.
CONCLUSION
Sur la base des informations fournies, la taxe imposée pour chaque année fiscale a été payée par les employés du contribuable et ne devrait pas être imposée au contribuable. Étant donné que l'évaluation était basée sur les dossiers réels du contribuable et que tous les employés ont déclaré leur obligation fiscale en Virginia, le contribuable ne sera pas tenu responsable de la retenue à la source pour les périodes imposables allant de janvier 2013 à décembre 2015.
Le contribuable est informé par la présente qu'il lui incombe de déduire correctement les retenues sur les salaires perçus par les employés et de les verser en temps voulu au ministère. Si, à l'avenir, les registres de retenue ne sont pas tenus correctement, des pénalités pour fraude pourraient être imposées.
Comme le prévoit le Va. Code § 58.1-475 le contribuable restera redevable de toutes les pénalités et intérêts de retard pour défaut de paiement de la retenue à la source. L'évaluation sera renvoyée à l'auditeur pour être ajustée en fonction de cette décision.
Le Code of Virginia et les documents publics cités sont disponibles en ligne sur www.tax.virginia.gov dans la section « Lois, règles et décisions » du site web du ministère. Si vous avez des questions concernant cette décision, vous pouvez contacter le bureau de la politique fiscale, des appels et des décisions (Office of Tax Policy, Appeals and Rulings) à l'adresse suivante : *****.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
Craig M. Burns
Commissaire à la fiscalité
AR/736.D