Type d'impôt
Retenues à la source
Description
Méthode alternative de retenue à la source de l'impôt sur le revenu
Sujet
Retenue d'impôt
Date d'émission
08-16-2002
Août 16, 2002
Re : Demande de décision : Retenue à la source
Chère ***** :
La présente répond à votre lettre dans laquelle vous demandez au ministère d'envisager une autre méthode de retenue à la source de l'impôt sur le revenu pour le ***** (le "Contribuable"). Je vous prie de m'excuser pour le retard pris dans la réponse à votre lettre.
FAITS
Le contribuable, un employeur enregistré pour collecter et verser les impôts à la source de Virginie, fait appel aux services de plusieurs professionnels qui travaillent temporairement en Virginie. Ces personnes comprennent les résidents de Virginie, les non-résidents de Virginie qui sont citoyens des États-Unis et les non-résidents de Virginie qui sont citoyens de pays étrangers. Dans la plupart des cas, le revenu gagné par les non-résidents qui travaillent en Virginie ne dépasse pas4,000 pour une période de deux semaines.
Historiquement, le contribuable a versé chaque année un montant important de retenues à la source pour ces professionnels, dont 95% sont des non-résidents de Virginie. Dans la plupart des cas, l'impôt à payer indiqué dans la déclaration fiscale est inférieur à la retenue à la source calculée en utilisant le taux de retenue normal. En l'absence de circonstances très inhabituelles, un nombre important de salariés non résidents ne seraient pas redevables de l'impôt sur le revenu en Virginie, mais seraient tenus de remplir une déclaration d'impôt sur le revenu des personnes physiques en Virginie pour récupérer les impôts retenus.
Vous indiquez également que les personnes physiques non résidentes travaillant en Virginia sont payées une fois par an. Leur obligation fiscale réelle doit donc être calculée sur une base annuelle plutôt que sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle, mensuelle ou autre. Toutefois, étant donné qu'il n'existe pas de tableau annuel des retenues à la source, le département devrait envisager d'autoriser le contribuable à utiliser une autre méthode de calcul des retenues à la source qui se rapprocherait davantage de l'obligation fiscale réelle de ces personnes physiques non résidentes.
La charge administrative pesant sur le contribuable est importante. Une paperasserie excessive est associée à la retenue de montants insignifiants d'impôts pour un grand nombre d'employés temporaires. La collecte et le versement de ces taxes au ministère représentent une charge supplémentaire. Vous indiquez qu'il y a également une charge pour le département des impôts de traiter un nombre excessif de déclarations d'impôt sur le revenu des non-résidents, qui n'ont potentiellement pas d'obligation fiscale. Enfin, une charge est imposée aux personnes physiques non résidentes qui doivent subir des retenues fiscales excessives alors qu'elles n'ont pas d'autres revenus provenant de Virginie. Vous souhaitez alléger la charge administrative qui pèse sur le contribuable et le département en proposant une méthode de retenue alternative qui permet au contribuable de retenir l'impôt sur le revenu à un taux forfaitaire de 2% pour les non-résidents de Virginie qui sont des résidents d'États non bénéficiaires et qui indiquent qu'ils n'ont pas d'autres revenus de source virginienne.
ARRÊT
Code de Virginie Le § 58.1-463 prévoit que :
-
- Le commissaire aux impôts peut autoriser les employeurs qui ne souhaitent pas utiliser les tableaux de retenue à la source fournis conformément au § 58.1-462, à déterminer le montant de l'impôt à retenir en utilisant une méthode de retenue autre que les tableaux de retenue à la source, à condition que cette méthode permette de retenir auprès de chaque employé un montant d'impôt substantiellement identique à celui qui serait retenu en utilisant les tableaux de retenue à la source. Les employeurs qui souhaitent déterminer le montant de l'impôt à retenir par une méthode autre que l'utilisation des tables de retenue à la source doivent obtenir l'autorisation du commissaire fiscal avant le début d'une période de paie pour laquelle l'employeur souhaite retenir l'impôt par cette autre méthode. La demande d'utilisation de cette autre méthode doit être accompagnée de preuves établissant la nécessité d'utiliser cette méthode. (C'est nous qui soulignons).
Par conséquent, le commissaire fiscal est habilité à permettre aux employeurs d'utiliser une méthode de retenue autre que celle prescrite par la loi sur les impôts. Code de Virginie § 58.1-462. Les employeurs qui souhaitent déterminer la retenue à la source par une autre méthode doivent obtenir l'autorisation du commissaire aux impôts. L'autorisation ne sera accordée que sur la base d'un besoin de changement établi.
Sur la base des preuves fournies, vous avez démontré la charge administrative que représente pour le contribuable le fait de retenir des montants substantiels d'impôts qui dépassent largement les obligations fiscales réelles des non-résidents. Par conséquent, le département acceptera la proposition du contribuable de soumettre les paiements de l'impôt à la source à un taux forfaitaire de 2% , à condition que les conditions spécifiques suivantes soient remplies :
1. Chaque employé doit être un non-résident de Virginie qui réside dans un État avec lequel le Commonwealth de Virginie ne pratique pas la réciprocité.
2. La rémunération de chaque employé par le contribuable ne doit pas dépasser4,000.
3. Chaque employé doit signer une déclaration indiquant qu'il ou elle n'a reçu aucun revenu de sources de Virginie autres que les revenus reçus de ce Contribuable, une copie de cette déclaration devant être conservée dans les registres du Contribuable.
4. Une déclaration annuelle ainsi que des relevés de retenue à la source doivent être déposés conformément aux dispositions suivantes Code de Virginie § 58.1-478.
5. La déclaration annuelle mentionnée à l'article 4 doit inclure une liste des employés pour lesquels cet accord s'applique et une déclaration vérifiant que le contribuable a reçu une certification signée de ces employés non-résidents indiquant qu'ils n'ont pas reçu de revenus de sources de Virginia autres que les revenus attribuables au contribuable.
6. Si l'employé quitte le contribuable au cours de l'année concernée, le contribuable reste responsable du versement de l'impôt à la source qui a été perçu.
7. Le contribuable doit déposer tout paiement de l'impôt à la source dû avant la période se terminant le 30, 2002, en utilisant les tableaux de retenue. Cet accord entrera en vigueur à compter du 1, 2002, sauf modification ou résiliation par le commissaire fiscal.
8. La retenue à la source pour tout salarié non inclus dans cet accord ou qui ne respecte pas cet accord sera calculée à l'aide des tableaux de retenue fournis par le département conformément à Code de Virginie § 58.1-462.
9. Le département se réserve le droit de retirer ou de modifier l'autorisation susmentionnée moyennant un préavis raisonnable au contribuable.
Si le contribuable accepte les conditions de cet accord, il peut commencer à produire les déclarations appropriées. Toute personne physique non résidente ayant un revenu imposable pour une année d'imposition est tenue de déposer une déclaration de non-résident de Virginie, à moins qu'elle ne réponde aux exceptions de dépôt décrites dans la rubrique Code de Virginie § 58.1-321. L'absence de déclaration d'un particulier non-résident peut entraîner des pénalités et des intérêts, qui ne peuvent être atténués par cet accord. En outre, un non-résident qui n'a pas d'obligation fiscale réelle à l'égard de la Virginie ne peut obtenir le remboursement des impôts retenus qu'en remplissant la déclaration de non-résident appropriée. Des copies de la Code de Virginie sont cités à titre de référence. Ces documents et d'autres documents de référence sont également disponibles en ligne dans la section Tax Policy Library du site web du département de la fiscalité, à l'adresse www.tax.state.va.us. Si vous avez des questions supplémentaires, veuillez contacter ***** Office of Policy and Administration, Policy Development, Department of Taxation, Post Office Box 1880, Richmond, Virginia 23218-1880. ***** peut également être contacté à l'adresse *****.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
Janie E. Bowen
Commissaire exécutif à la fiscalité
Office des politiques et de l'administration
PD/39422N
Décisions du commissaire fiscal