Type d'impôt
Dispositions générales
Impôt foncier
Description
Inspection publique du registre des biens personnels ; loi sur la liberté de l'information
Sujet
Discussion sur les impôts locaux
Date d'émission
06-01-1999
| L'honorable Joyce A. Fuller Commissaire aux recettes du comté de Franklin |
Vous demandez si la loi sur la liberté d'information de The Virginia Freedom of Information Act, §§ 2.1-340 à 2.1-346.1 du code de Virginia, exige que vous fournissiez au demandeur, en plus du registre des biens personnels disponible pour inspection, des copies du registre si un programme de traitement des données capable de produire de telles copies n'est pas actuellement en cours d'exploitation.
Section 2.1-342(A) exige que, "[e]xcepté si la loi en dispose autrement, les documents officiels soient ouverts à l'inspection et à la copie par tout citoyen du Commonwealth pendant les heures normales d'ouverture du bureau du dépositaire des documents. Les avis antérieurs de l'Attorney General concluent que le registre des biens personnels est un "public assessment book' qui n'est pas couvert par les dispositions relatives au secret de l'article 58.1-3 et qu'il est donc soumis à la divulgation en vertu de l'article 2.1-342(A).1
Si les documents sont soumis à divulgation, le dépositaire doit fournir les documents demandés au citoyen dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la réception de la demande, à moins qu'un délai supplémentaire ne soit nécessaire.2 § 2.1-342(A) autorise également "des frais raisonnables pour les copies, le temps de recherche et le temps d'utilisation de l'ordinateur consacrés à la fourniture de ces documents.3 Les organismes publics ne sont toutefois pas tenus de "créer ou préparer un document particulier demandé s'il n'existe pas déjà" ou de "convertir un document officiel disponible sous une forme donnée en une autre forme à la demande du citoyen".4
Je suis d'avis que, si l'article 2.1-342 permet à votre bureau de copier le registre des biens personnels et de facturer la copie et, si nécessaire, de prolonger le délai de cinq jours pour répondre à la demande, l'article n'exige pas que votre bureau fasse effectivement les copies. Au contraire, en déclarant que les documents officiels doivent être "ouverts à l'inspection et à la copie par tous les citoyens du Commonwealth,'5 la loi suggère que le dépositaire des documents peut faire peser la charge de la copie des documents sur le citoyen qui en fait la demande si le dépositaire ne dispose pas d'un système ou d'une base de données informatique capable de produire les copies.6
La loi The Virginia Freedom of Information Act ne vous autorise toutefois pas à refuser une demande de "copies" du registre des biens personnels au motif que cette demande vous obligerait "à créer ou à préparer un document particulier demandé7 qui n'existe pas encore. Le document demandé en l'espèce est le registre des biens personnels, un document qui existe bel et bien. § 2.1-342(A) accorde expressément aux citoyens non seulement le droit d'inspecter les documents officiels, mais aussi le droit de les copier. Le fait qu'il n'existe pas de système électronique de production de copies du livre n'empêche pas les personnes de votre service ou le demandeur lui-même de faire des copies du livre.8
Vous demandez également si le § 2.1-378(9), une partie de la loi sur la protection de la vie privée de 1976,9 vous interdirait de fournir des copies du registre des biens personnels, même s'il existait un programme permettant de fournir ces copies. § 2.1-378(9) indique que l'Assemblée générale a estimé qu'il devait y avoir "une procédure clairement prescrite pour empêcher que les informations personnelles collectées dans un but donné ne soient utilisées dans un autre but. Vous exprimez votre préoccupation quant au fait que les informations contenues dans le livre des biens personnels sont collectées à des fins fiscales et qu'une distribution au public pour d'autres usages serait incompatible avec ce résultat législatif.
La loi sur la protection de la vie privée exige que les agences qui gèrent des systèmes contenant des informations personnelles "[c]ollectent, conservent, utilisent et diffusent uniquement les informations personnelles dont la collecte, la conservation, l'utilisation ou la diffusion est autorisée ou exigée par la loi.10 Les avis antérieurs du procureur général concluent que le législateur n'a manifestement pas l'intention d'interdire, par la loi sur la protection de la vie privée, la divulgation d'informations personnelles dont la loi exige la divulgation en vertu de la loi sur la liberté d'information (Freedom of Information Act).11 La distribution de copies du livre des biens personnels n'est donc pas incompatible avec la conclusion du législateur énoncée au § 2.1-378(9).12
Enfin, vous demandez si les documents de votre bureau contenant des informations qui seront finalement incluses dans le livre des biens personnels, tels que les formulaires de biens personnels, peuvent être divulgués en vertu de la loi sur la liberté de l'information (Freedom of Information Act) sans enfreindre les dispositions relatives au secret de l'article 58.1-3.13 Si le formulaire est une déclaration d'impôt sur les biens personnels, il est spécifiquement exempté de divulgation en vertu du § 2.1-342(B)(3). En ce qui concerne les autres documents relatifs aux biens personnels que vous pourriez avoir en votre possession, je suis d'avis que si les documents ne contiennent que "[m]atters required by law to be entered" (informations dont la loi exige l'inscription).14 dans le livre des biens personnels, elles ne sont pas protégées par l'obligation de secret prévue à l'article 58.1-3, même si l'information n'a pas encore été transférée dans le livre.
Toutefois, dans la mesure où les documents contiennent des informations concernant "les transactions, les biens, y compris les biens personnels, les revenus ou les activités d'une personne, d'une entreprise ou d'une société".15 qui ne doivent pas être inscrits dans le registre des biens personnels, les formulaires seraient protégés par l'obligation de secret prévue à l'article 58.1-3. Conformément au § 58.1-3115, le registre des biens personnels ne doit contenir que le nom, l'adresse et le montant de l'évaluation. En conséquence, comme l'ont conclu les avis antérieurs de l'Attorney General, les autres informations relatives aux biens personnels du contribuable sont soumises aux dispositions de secret du § 58.1-3, à moins qu'une autre autorité ne permette leur divulgation.16
1 Voir Op. Va. Att'y Gen. : 1993 at 221, 223; 1985-1986 at 312; 1973-1974 at 412; 1964-1965 at 282; 1951-1952 at 158. Bien que § 2.1-342(B)(22) exclut spécifiquement de la divulgation les documents "spécifiés au § 58.1-3,". § 58.1-3(A)(1) prévoit que cette exclusion ne s'applique pas à "[m]atters required by law to be entered on any public assessment roll or book".
2 Voir § 2.1-342(A) (accordant sept jours supplémentaires pour les demandes "pratiquement impossibles à satisfaire dans un délai de cinq jours (§ 2.1-
342(A)(4)), et autorisant le tribunal à accorder un délai supplémentaire en cas de volume extraordinaire de documents).
3 Voir aussi § 58.1-3122.1 (permettant au commissionnaire du revenu de ne pas facturer plus de 50 par page pour la photocopie de documents ou d'enregistrements à la demande du contribuable).
4 Section 2.1-342(A).
5 Section 2.1-342(A) (c'est nous qui soulignons).
6 \ Si une base de données informatique contenant les informations existe, elle doit être mise à la disposition du public à un coût raisonnable. Voir § 2.1-342(A). Si vous décidez de demander au demandeur de faire les copies, vous devez, bien entendu, disposer d'installations raisonnables dans votre bureau pour permettre au demandeur de copier le livre.
7 Section 2.1-342(A).
8 Le fait que vous ne soyez pas tenu de "convertir un document officiel disponible sous une forme donnée en une autre forme à la demande du citoyen" ne s'applique pas non plus aux demandes de copies de documents officiels. § 2.1-342(A). En outre, même dans les cas où le dépositaire n'est pas tenu par la loi de fournir les documents sous la forme demandée, The Virginia Freedom of Information Act exige que "[l]'organisme public fasse des efforts raisonnables pour parvenir à un accord avec le demandeur concernant la production des documents demandés. § 2.1-342(A).
9 Sections 2.1-377 à 2.1-386.
10 Section 2.1-380(1) (c'est nous qui soulignons).
11 [Séé Ó~p. Vá. Á~tt'ý~ Géñ.: 1983-]
1984 314; 1982-1983 at 727, 728; 1978-1979 at 313, 313; 1977-1978 at 309.
12 Vous indiquez que vous pensez que le demandeur a l'intention d'utiliser les informations pour solliciter des affaires auprès des propriétaires de biens personnels. Aucune disposition de The Virginia Freedom of Information Act n'autorise le dépositaire du registre des biens personnels à en refuser l'accès sur la base de l'utilisation prévue par un citoyen des informations contenues dans le registre.
13 Bien que vous ne décriviez pas le type de formulaires relatifs aux biens personnels que vous pourriez avoir en votre possession, je suppose, aux fins du présent avis, que les formulaires constitueraient "des "documents officiels" ouverts à l'inspection ou à la copie en vertu du § 2.1-342(A), sauf disposition contraire de la loi. § 2.1-
341 définit "official records' comme "tous les livres écrits ou imprimés, papiers, lettres, documents, cartes et bandes, photographies, films, enregistrements sonores, rapports ou autres matériels, indépendamment de leur forme physique ou de leurs caractéristiques, préparés, détenus ou en possession d'un organisme public ou de tout employé ou fonctionnaire d'un organisme public dans le cadre de l'exercice d'activités publiques.
14 Section 58.1-3(A)(1).
15 Section 58.1-3(A).
Avis du procureur général