Avis du procureur général

FISCALITÉ : DISPOSITIONS GÉNÉRALES.

L'ADMINISTRATION DU GOUVERNEMENT : COLLECTE DE DONNÉES & DIFFUSION

La conception, la mise en place et la maintenance d'un système de traitement de données sécurisé contenant des informations confidentielles sur les contribuables constituent principalement une question de fait pour le commissaire local au revenu ; le commissaire doit trouver un équilibre entre son pouvoir discrétionnaire et la loi régissant le secret de certaines informations obtenues dans l'exercice de ses fonctions et la loi sur les pratiques de collecte et de diffusion des données gouvernementales (Government Data Collection and Dissemination Practices Act). Les informations contenues dans ce système et l'accès à celui-ci sont soumis au secret. La conception et la construction d'un système sans accès à des données confidentielles ne sont pas nécessairement soumises aux dispositions relatives au secret qui interdisent au commissaire de divulguer certaines informations.

L'honorable Ray Ergenbright
Commissaire aux recettes de la ville de Staunton
14 juin 2005

Lorsque la loi le permet, le commissaire peut partager certaines informations avec d'autres services de l'administration locale.² et avec des membres du grand public et d'autres personnes.³ Outre les exigences du § 58.1-3,⁴ Le § 2.2-3801(2) de la loi sur les pratiques de collecte et de diffusion des données gouvernementales définit "les informations personnelles."⁵ La loi stipule que "[l]a procédure doit être clairement définie afin d'éviter que les informations personnelles collectées à une fin donnée ne soient utilisées à une autre fin."⁶ Bien qu'il puisse y avoir des questions concernant l'interaction de ces statuts avec les exigences de divulgation de The Virginia Freedom of Information Act,⁷ les exigences de divulgation de la loi sur l'information sont généralement remplacées par les dispositions relatives au secret de l'article 58.1-3.⁸

Ainsi, l'interaction entre ces lois et la nature des informations contenues dans les dossiers du commissaire exige que le système de données soit adapté pour répondre aux exigences légales pour chaque catégorie d'informations placées dans le système de données. En outre, l'administration d'un système de données doit être conforme à la loi sur les pratiques de collecte et de diffusion des données gouvernementales, en particulier aux articles 2.2-3803. Je note cependant que le § 2.2-3803(A)-(B) ne précise pas les méthodes de mise en conformité, mais laisse la méthode à la discrétion de l'agence "."⁹ Un amendement à la loi 2003,¹⁰ modifie la définition du terme "agence" pour y inclure "fonctionnaires constitutionnels."¹¹ La situation devient donc une "faits et circonstances" décision à prendre par chaque commissaire.¹² Les commissaires, en tant que fonctionnaires constitutionnels, sont investis de l'autorité et du pouvoir d'administrer les opérations de leurs bureaux de la manière et dans la mesure qu'ils jugent appropriées.¹³ Pour ces raisons, il est pratiquement impossible d'établir des règles générales pour guider les commissaires. Par conséquent, la conception et la maintenance d'un système de données est une décision factuelle qui incombe au commissaire.¹⁴

Il peut toutefois être instructif d'observer les paramètres juridiques dans lesquels ces décisions factuelles doivent être prises. La section 58.1-3 établit un principe général selon lequel les fonctionnaires constitutionnels et les autres fonctionnaires locaux chargés des impôts et des recettes doivent s'abstenir de divulguer des informations sur les transactions, les biens, les revenus ou les activités d'un contribuable.¹⁵ Cette règle générale a été adoptée à l'origine par la session de l'Assemblée générale ( 1926 ),¹⁶ et son application se poursuit, "[e]xcepté en vertu d'une décision judiciaire appropriée ou dans les cas prévus par la loi."¹⁷ Les avis antérieurs du procureur général ont toutefois interprété ces exceptions de manière restrictive et ont conclu de manière cohérente que la plupart des informations concernant les contribuables individuels ne peuvent pas être divulguées à d'autres fonctionnaires de la localité à des fins non liées à la collecte des impôts.¹⁸

Dans la première situation que vous présentez, le commissaire, ou tout autre responsable local des impôts ou des recettes, dispose des ressources internes nécessaires pour concevoir, établir et maintenir son propre système de données. Il n'y a donc pas d'objection à ce que des informations confidentielles soient stockées dans un système de données qui a été saisi par le personnel de l'administration fiscale locale et dont l'accès est limité à ce dernier.¹⁹ Un avertissement écrit à ces employés leur rappelant leurs obligations en vertu du § 58.1-3 est certainement autorisé.²⁰

En outre, en ce qui concerne le deuxième scénario dans lequel un commissaire doit s'appuyer sur le système général de traitement des données de l'administration locale, le Bureau a précédemment estimé que l'utilisation d'un tel système est autorisée lorsque le personnel chargé de la saisie des données est employés du commissaire,²¹ même lorsque ces informations sont contenues dans un système de traitement de données appartenant à la municipalité. Toutefois, il ne peut y avoir "d'accès incontrôlé à la base de données qui comprend"²² des informations confidentielles sur les contribuables, ni aucun "accès illimité"²³ au système de la localité par le personnel non rémunéré de la localité.²⁴ Par nécessité, cela signifie que la localité peut concevoir, construire et maintenir un système de données. La question qui se pose alors est celle de la capacité du personnel de la localité qui n'est pas employé par le commissaire à saisir ces informations ou à y accéder, ce qui ne peut se faire qu'en vertu d'une exemption statutaire spécifique.²⁵ Elle n'autoriserait certainement jamais "un accès illimité" au personnel d'une localité qui n'est pas employé par le commissaire.²⁶

Dans des circonstances appropriées, le personnel d'une localité qui n'est pas employé par le commissaire peut être autorisé à concevoir, construire et maintenir un système de données qui comprend la saisie d'informations confidentielles, en partant du principe que ces informations peuvent être ou devenir accessibles par ces employés conformément à l'exception de divulgation "line of duty" du § 58.1-3.²⁷ L'exception "dans l'exercice de ses fonctions" au § 58.1-3(A)(2) permet aux agents des impôts ou des recettes locales de divulguer des informations sur les contribuables aux personnes suivantes d'autres fonctionnaires ou employés des impôts ou des recettes locales nécessaires à l'exercice des fonctions des dirigeants ou des employés.²⁸ Ainsi, lorsque les fonctions du personnel de la localité qui n'est pas employé par le commissaire sont accessoires ou complémentaires aux fonctions du commissaire, cet accès peut être autorisé dans certaines circonstances prescrites.²⁹ Les employés non commissaires sont toutefois tenus de protéger la confidentialité des informations dans la même mesure que s'ils étaient des employés de l'administration fiscale locale.³⁰

En résumé, il faut tenir compte à la fois du contenu et des restrictions d'accès aux informations en question par le personnel local qui n'est pas employé par le commissaire. Il ne s'agit toutefois pas d'une question de conception, de mise en œuvre et de maintenance du système de données lorsque les informations protégées ne sont pas facilement accessibles au personnel de la localité qui n'est pas employé par le commissaire. Par exemple, les employés d'un commissaire peuvent saisir toutes les informations confidentielles après que le système de données a été conçu et construit ; ou les employés du commissaire peuvent télécharger directement les informations confidentielles à partir d'autres systèmes. Par conséquent, il s'agit de questions qui doivent être laissées à la discrétion du commissaire local, qui doit décider en fonction de tous les faits et circonstances présents dans sa localité.

¹Va. Code Ann. §§ 2.2-3800 à 2.2-3809 (LexisNexis Repl. Vol. 2001 & Supp. 2004). Section 2.2-3808.2 expire en juillet 1, 2005. Voir 2003 Va. Actes ch. 988, cl. 2, à l'adresse suivante : 1564, 1564. La section 2.2-3808.3 n'est pas reprise dans le Code et "n'entreront en vigueur que si elles sont réadoptées par la session de l'assemblée générale 2005." Voir 2004 Va. Actes ch. 736, cl. 2, à l'adresse suivante : 1066, 1067. La session 2005 de l'Assemblée générale n'a pas réadopté cette disposition.
²Voir, par exemple[, Vá. Có~dé Áñ~ñ. § 58.1-3(D) (Lé~xísÑ~éxís~ Répl~. Vól. 2004).]
³Voir, par exemple[, § 58.1-3(Á)(1), (3)-(4), (B), (D) (L~éxís~Ñéxí~s Rép~l. Vól~. 2004); § 58.1-3.1 (Léxí~sÑéx~ís Ré~pl. Vó~l. 2004);] Voir aussi § 58.1-3934 (LexisNexis Repl. Vol. 2004) (prévoyant que "[s]uch governing body shall then have power to employ other delinquent tax collectors").
⁴Les commissaires des recettes "ne peuvent divulguer les informations qu'ils obtiennent dans l'exercice de leurs fonctions sur les transactions, les biens, y compris les biens personnels, les revenus ou les affaires d'une personne, d'une entreprise ou d'une société. Cette interdiction s'applique spécifiquement à toute copie d'une déclaration fédérale ou d'une information de la déclaration fédérale que la loi de Virginie exige de joindre ou d'inclure dans la déclaration de Virginie." Section 58.1-3(A).
⁵"Informations personnelles désigne toutes les informations qui décrivent, localisent ou indexent quoi que ce soit au sujet d'une personne, y compris les biens immobiliers ou personnels qu'elle possède et qui proviennent de déclarations fiscales ... [ou] de transactions financières. .... Les "informations personnelles" ne comprennent pas les informations de routine conservées à des fins d'administration interne du bureau et dont l'utilisation n'est pas de nature à porter préjudice à une personne concernée, ni les informations relatives à l'évaluation des biens immobiliers." Section 2.2-3801(2) (LexisNexis Supp.2004).
⁶Section 2.2-3800(C)(9) (LexisNexis Supp. 2004).
⁷Voir §§ 2.2-3700 through 2.2-3714 (LexisNexis Repl. Vol. 2001 & Supp. 2004).
⁸Voir 1993 Op. Va. Att'y Gen. 221, 223 et les avis qui y sont cités (notant que la loi sur la liberté de l'information n'oblige pas les fonctionnaires du fisc à révéler des informations dont la divulgation est interdite par le § 58.1-3).
⁹Voir § 2.2-3803(A) et (B) (LexisNexis Supp. 2004) ; voir généralement [2002 Óp. Vá~. Átt’ý~ Géñ. 3.]
¹⁰2003 Va. Actes ch. 272, à l'adresse 294, 294-95 (modifiant et réadoptant le § 2.2-3801, y compris les modifications apportées à la définition de l'agence "" ).
¹¹Section 2.2-3801(6).
¹²Voir 1997 Op. Va. Att'y Gen. 167, 171 n.28 (notant que les informations divulguées ne doivent pas dépasser ce qui est nécessaire ; la détermination de l'étendue ou du format de la divulgation dépend de faits et de circonstances particuliers).
¹³Voir, par exempleOp. Va. Att'y Gen. : 2002 at 58, 60; 1987-1988 at 161, 162 (concluant que le trésorier, en tant que fonctionnaire constitutionnel, est indépendant du contrôle de l'organe de gouvernement local et, sauf abrogation par la loi, conserve une discrétion totale dans les opérations quotidiennes du bureau, les questions de personnel et la manière dont les devoirs du bureau sont exécutés) ; Voir aussi Op. Va. Att'y Gen. : 2004 at 52, 55 (à paraître en juillet 2005) (notant que le shérif dispose généralement d'un pouvoir discrétionnaire dans le fonctionnement quotidien de son bureau), disponible à l'adresse suivante http://www.vaag.com/media %20centre/Opinions/ 2004opns/04-035w.htm ; 1997 60, 61 (notant que les avis antérieurs du procureur général concluent systématiquement qu'en l'absence de dispositions constitutionnelles ou légales contraires, le shérif a le contrôle exclusif des opérations quotidiennes de son bureau et de l'affectation de son personnel).
¹⁴Voir Op. Va. Att'y Gen. : 1987-1988 at 506, 507 (concluant que dans la mesure où l'accès illimité aux données confidentielles du commissaire pose problème, le commissaire devrait examiner les dispositions à prendre pour assurer une sécurité appropriée aux fichiers de données informatiques conservés par son bureau) ; 1982-1983 at 727, 728 (concluant que bien que la décision de compiler et de présenter ou non certaines données relève du pouvoir discrétionnaire du commissaire, une fois préparées, elles sont soumises aux exigences de la loi).
¹⁵Voir 1997 Op. VA. Att'y Gen, supra note 12, à l'adresse 168.
¹⁶Voir 1926 Actes de l'Assemblée ch. 147Item 6, at 252, 255 (promulgation d'une loi rendant "illégal pour tout membre ou ex-membre de la commission [fiscale de l'État], ou pour tout assesseur ou commissaire du revenu, ou pour tout employé ou agent de la commission, de divulguer toute information acquise par lui en ce qui concerne les transactions, les biens, les revenus ou les affaires de toute personne, entreprise ou société dans l'exercice de ses fonctions en vertu de la présente loi").
¹⁷Section 58.1-3(A).
¹⁸Voir, par exemple[, Óp. Vá~. Átt’ý~ Géñ.: 1997,] supra note 12, at 169 (concluant que les trésoriers de la région charbonnière du sud-ouest de la Virginie peuvent communiquer à la Virginia Coalfield Economic Development Authority les noms des producteurs de charbon, de pétrole et de gaz, ainsi que le montant de leurs contributions respectives, afin de permettre à l'Autorité de déterminer la composition de son conseil d'administration) ; 1993 at 59, 64-65 (concluant que § 15.1-163(B), qui exige que le commissaire au revenu fournisse les informations demandées par l'organe directeur, n'est pas en conflit avec § 58.1-3; s'il y a conflit, la formulation de la loi modifiant § 15.1-163 ferait prévaloir cette section) ; 1987-1988, supra note 14, at 507-08 (concluant que le commissaire au revenu n'a pas le droit d'accorder au département des services sociaux un accès direct aux fichiers de données informatiques pour vérifier les informations sur les demandes d'aide publique parce que les services sociaux ne sont pas autorisés à consulter certaines informations sur le système) ; 1985-1986 at 311, 312 (concluant que le commissaire au revenu ne peut pas accorder à l'administrateur du comté ou aux employés du bureau de l'administrateur l'accès, qui n'est pas autorisé par la loi, aux données relatives à la propriété et au revenu contenues dans ses dossiers) ; 1973-1974 at 412 (concluant qu'en vertu de § 58-46, prédécesseur de § 58.1-3, l'évaluateur du comté et le directeur financier ne peuvent donner à la commission des services publics du comté des informations sur les biens des contribuables, à l'exception des informations inscrites sur les rôles ou livres d'évaluation publics) ; 1970-1971 at 18, 19 (concluant que malgré la disposition de la charte autorisant le conseil municipal à enquêter sur la conduite d'un bureau ou d'un service municipal, ni le conseil ni le directeur municipal n'ont le droit d'examiner les dossiers de l'évaluateur de la ville rendus confidentiels par § 58-46, prédécesseur de § 58.1-3) ; 1963-1964 at 17, 18 (concluant qu'en vertu des § 58-46, le commissaire au revenu ne peut divulguer au conseil des superviseurs les informations figurant sur les déclarations d'impôts sur les biens personnels des particuliers).
¹⁹Voir 1974-1975 Op. Va. Att'y Gen. 524, 525 (concluant que "line of duty" exemption contained in § 58-46, predecessor to § 58.1-3, does not prohibit dissemination of gross receipts reported by licensed businesses to local tax or revenue employees, provided that furnishing such information is for performance of their public duties). Dans l'avis 1974, les employés de la Division du traitement des données étaient des employés du ministère des Finances. Id. Par conséquent, l'avis conclut qu'en tant qu'employés d'un agent des recettes, le commissaire peut leur fournir les informations nécessaires pour rendre l'informatisation opérationnelle. Id. Les employés de la Division n'avaient cependant pas le droit de divulguer des informations concernant les licenciés. Id.
²⁰Id.
²¹Voir Op. VA. Att'y Gen. : 1985-1986, supra note 18, at 311; 1974-1975, supra note 19, à l'adresse 525.
²²Voir 1985-1986 Op. VA. Att'y Gen, supra note 18, à l'adresse 312.
²³Aux fins du présent avis, l'expression "accès illimité" signifie que les données auxquelles il est possible d'accéder ne font l'objet d'aucune restriction ni d'aucune mesure de protection. Voir 1987-1988 Op. VA. Att'y Gen, supra note 14, à l'adresse 508 n.1.
²⁴Voir 1985-1986 Op. VA. Att'y Gen, supra note 18, à l'adresse 311; Voir aussi 1987-1988 Op. VA. Att'y Gen, supra note 14, à l'adresse 506.
²⁵Voir 1985-1986 Op. VA. Att'y Gen, supra note 18, à l'adresse 312.
²⁶Voir Op. VA. Att'y Gen. : 1987-1988, supra note 14, at 507; 1985-1986, supra note 18, à l'adresse 312.
²⁷Voir, par exempleOp. Va. Att'y Gen. : 1999 at 185, 186; 1974-1975 at 523, 524 (interprétation de "line of duty" provision in § 58-46, predecessor to § 58.1-3) ; id. 524, 525 (interprétation des articles 58-46).
²⁸Voir 1999 Op. VA. Att'y Gen, supra note 27, à l'adresse 186.
²⁹Id.
³⁰Id. 187 n.5; Voir aussi § 58.1-3(F).
³¹Voir supra note 1.