Numéro du bulletin
VTB 81-11
Type d'impôt
Impôts locaux
Description
1981 Modifications législatives concernant les archives locales des trésoriers et des greffiers de justice
Sujet
Discussion sur les impôts locaux
Date d'émission
05-30-1981
OBJET : 1981 Changements législatifs concernant les registres locaux de
Trésoriers et greffiers
L'Assemblée générale 1981 a adopté le projet de loi 1476 qui modifie les articles 58-919.2. L'amendement prévoit que le trésorier d'un comté, d'une ville ou d'une commune peut détruire les documents, après audit, avec le consentement du vérificateur des comptes publics et de la bibliothèque d'État, conformément aux règles de conservation des documents conservés par le trésorier, telles qu'établies par la loi sur les documents publics de Virginie (Titre 42.1 ). Chapitre 7). La date d'entrée en vigueur de cette législation est fixée à juillet 1, 1981.
§ 58-919.2, avant modification, traitait de la destruction d'un groupe limité de documents avec des exigences de conservation spécifiques. Ces registres ne comprenaient que les doubles des mandats et les talons ou doubles des chèques émis par le trésorier, les doubles des reçus officiels pour les sommes perçues, ainsi que tous les relevés bancaires et les originaux des mandats payés par le trésorier ou des chèques émis et endossés.
Après juillet 1, 1981 § 58-919.2 s'applique à toutes les archives des trésoriers de comté, de ville ou de commune. L'amendement permet au trésorier d'un comté, d'une ville ou d'une commune de faire détruire des documents après un audit et exige que le trésorier ait l'accord de l'auditeur des comptes publics et de la bibliothèque d'État. La destruction des documents doit être conforme aux règles de conservation des documents conservés par le trésorier, telles qu'établies par la loi sur les documents publics de Virginie (Virginia Public Records Act).
H. B. 1823, de l'Assemblée générale 1981, révise diverses dispositions relatives au traitement et à la conservation des documents publics par les greffiers des tribunaux de Virginie. La date d'entrée en vigueur de cette législation est fixée à juillet 1, 1981.
Le projet de loi permet au greffier d'un tribunal de détruire tous les contrats de vente et les livres contenant les contrats qui ont été enregistrés pendant au moins dix ans au lieu de la période actuelle de vingt ans.
L'amendement exige que le greffier du tribunal détruise les livres d'impôts sur les biens personnels conservés dans le bureau du greffier après six ans à compter de la date à laquelle les pénalités se sont accumulées sur les impôts figurant dans les livres. (Note : H.B. 1108 a supprimé l'obligation pour le commissaire du revenu de déposer au bureau du greffier de la cour de circuit une copie du livre des biens personnels. Le changement est effectif à partir du mois de juillet 1, 1981.)
Le greffe d'une cour d'archives doit conserver les carnets de reçus, les chèques annulés et les relevés bancaires des fonds dont il a la garde ou qui appartiennent à la cour pendant trois ans au lieu des cinq ans actuels, après qu'ils ont été vérifiés par l'auditeur des comptes publics. Passé ce délai, le bureau du greffier peut détruire, conformément aux règles de conservation prévues par la loi sur les archives publiques de Virginie, les carnets de reçus officiels, les chèques annulés et les relevés bancaires dans lesquels sont déposés les fonds du compte du bureau du greffier.
Le projet de loi prévoit que le greffier d'une circuit court peut détruire, trois ans après la clôture des affaires juridiques, des affaires de chancellerie et des affaires pénales, tout ou partie des dossiers, papiers ou documents terminés s'ils n'ont plus de valeur administrative, fiscale, historique ou juridique justifiant leur conservation et s'ils ont été microfilmés. En outre, le projet de loi définit les documents d'archives et leur valeur administrative, juridique, fiscale et historique. Le processus et l'équipement de microfilmage doivent répondre aux normes d'archivage de l'État et les microfilms doivent être facilement accessibles pour être utilisés et examinés. Le greffier doit fournir une copie de sécurité sur microfilm négatif pour stockage à la division des archives et des dossiers de la bibliothèque de l'État de Virginie.
Le projet de loi prévoit que tous les documents créés avant la Constitution de 1902 et qui sont déclarés archives peuvent être transférés aux archives.
Le projet de loi impose également au greffier d'un tribunal compétent en matière d'adoption de conserver en permanence, sous forme d'original ou sur microfilm, le registre, le dossier et l'index des affaires d'adoption et d'assurer la sécurité des copies négatives des microfilms en vue de leur stockage dans la division des archives et des dossiers de la bibliothèque de l'État de Virginie.
Bulletins fiscaux