21 février 2024
Re : § 58.1-1821 Appel : Taxe de vente au détail et taxe d'utilisation
Cher ***** :
La présente répond à votre lettre soumise au nom de *****, Inc. (le "contribuable") dans laquelle vous contestez le refus d'un remboursement de la taxe sur les ventes au détail et de la taxe d'utilisation pour la période allant de janvier 2018 à décembre 2018. Je vous prie de m'excuser pour le retard pris dans la réponse à votre appel.
FAITS
Le contribuable, fournisseur régional de services de télécommunications en Virginia et filiale à 100 % de ***** (la "société mère"), a déposé une demande de remboursement pour la période imposable en question, affirmant avoir comptabilisé et payé à tort la taxe sur les équipements Internet exonérés. La demande est accompagnée d'une feuille de calcul contenant les bons de commande et les données associées à chaque transaction. Un rapprochement de la taxe d'utilisation a également été fourni pour montrer que la taxe d'utilisation a été versée pour chaque transaction. Le contribuable a également acheté du matériel à la société mère et les factures n'ont pas été émises parce que les transactions ont eu lieu entre des entités liées.
À la suite d'un audit de la demande, le département a accordé une partie du remboursement demandé et a refusé le solde au motif que le contribuable n'avait pas fourni de factures pour justifier les achats. Le contribuable a introduit une demande de correction pour le refus de la demande de remboursement, en soutenant que les informations qu'il avait soumises sur les feuilles de calcul validaient le montant total de la demande.
DÉTERMINATION
Virginia Code § 58.1-602 définit le terme "vente" comme "tout transfert de titre ou de possession, ou les deux, échange, troc, bail ou location, de quelque manière ou par quelque moyen que ce soit, de biens meubles corporels pour une contrepartie". Le ministère a déjà statué, dans plusieurs documents publics, que les écritures comptables intersociétés destinées à enregistrer les transactions entre des entités liées mais distinctes constituent une contrepartie aux fins de la taxe sur les ventes et les utilisations. Ainsi, l'échange d'un bien meuble corporel à titre onéreux entre deux entités liées est une vente. Voir le document public 04-134 (9/16/2004), le document public 12-159 (10/12/2012), et le document public 16-84 (5/17/2016).
Virginia Code § 58.1-633 A stipule que tout revendeur tenu de déposer une déclaration de taxe sur les ventes au détail et l'utilisation et de payer ou de percevoir cette taxe doit tenir et conserver des registres appropriés des ventes, locations ou achats, selon le cas, soumis à la taxe sur les ventes au détail et l'utilisation. Le concessionnaire doit également tenir les autres livres de comptes nécessaires pour déterminer le montant de la taxe due et "toute autre information pertinente pouvant être exigée par le commissaire fiscal". Cette obligation d'archivage est expliquée plus en détail au titre 23 du code administratif de Virginia (VAC) 10-210-470:
Toute personne tenue de percevoir la taxe sur les ventes ou de verser la taxe sur l'utilisation, ou les deux, doit tenir et conserver pendant trois ans des registres adéquats et complets permettant de déterminer le montant de la taxe due. Ces registres doivent comprendre
a) Un relevé quotidien de toutes les ventes au comptant et à crédit, y compris les ventes effectuées dans le cadre de tout type de financement ou de plan de paiement à tempérament ;
b) Un relevé du montant de toutes les marchandises achetées, y compris un connaissement, une facture, un bon de commande ou toute autre preuve permettant de justifier chaque achat ;
c) Un registre de toutes les déductions et exonérations demandées lors de la déclaration de la taxe sur les ventes ou l'utilisation, y compris les certificats d'exonération et de revente, les biens retournés ou repris, et les créances irrécouvrables ;
d) Un registre de tous les biens corporels utilisés ou consommés dans le cadre de l'activité de l'entreprise ;
e) Un inventaire fidèle et complet du stock disponible et de sa valeur, effectué au moins une fois par an.
Le département examine les transactions sur la base de la documentation présentée pour chacune d'elles. Cela est conforme à la politique établie de longue date selon laquelle la taxe sur les ventes au détail et l'utilisation est une taxe transactionnelle et que la détermination de l'imposition d'une transaction spécifique est basée sur les documents sous-jacents qui soutiennent la transaction. Ainsi, des documents doivent être fournis pour prouver que la taxe a été payée lors de chaque transaction avec un vendeur.
Le contribuable soutient que le bon de commande qu'il a fourni dans la feuille de calcul était similaire à une facture dans la mesure où il fournissait une description des marchandises, la quantité achetée et les informations relatives à l'expédition. Ainsi, elle affirme que la documentation qu'elle a fournie était "l'autre preuve pour justifier chaque achat", comme l'exige le titre 23 VAC 10-210-470 b.
La feuille de calcul fournie avec la demande de remboursement contenait prétendument des liens hypertextes vers les factures d'achat. Le contribuable a fourni des factures à l'auditeur pour justifier certaines des transactions. L'auditeur du département a autorisé un crédit de remboursement pour les transactions pour lesquelles des factures ont été fournies ou liées. L'auditeur a refusé le crédit de remboursement pour les transactions dans lesquelles une facture ne pouvait pas être liée à une régularisation.
Conformément au Virginia Code § 58.1-205, toute évaluation de l'impôt par le département est correcte à première vue, ce qui signifie que la charge de la preuve incombe au contribuable qui doit démontrer que l'évaluation est erronée. Les directives du ministère concernant les procédures de demande de remboursement de la taxe sur les ventes au détail et de la taxe à l'utilisation (les "directives"), publiées sous le numéro P.D. 17-98 (6/12/2017), prévoient ce qui suit :
L'acheteur doit également soumettre des copies de toutes les factures et autres documents démontrant que les transactions peuvent bénéficier d'une exonération, intégrés dans la feuille de calcul par poste. Les documents que l'acheteur doit fournir comprennent, entre autres, les certificats d'exemption, les contrats, les bons de commande, les notes de crédit et les accords. Les documents fournis par l'acheteur doivent établir la validité de la demande et sont soumis à une vérification par audit des livres comptables de l'acheteur pour la période concernée. L'acheteur doit également avoir des chèques annulés à sa disposition pour prouver le paiement sur demande.
Il incombe au contribuable de fournir des documents adéquats pour justifier les transactions en question. Dans ce cas, le contribuable n'a pas fourni les documents nécessaires lors du contrôle ou dans le cadre de son recours.
Cependant, le contribuable continue d'insister sur le fait que ces documents sont disponibles et qu'ils démontrent que l'évaluation est erronée. Le contribuable se verra offrir une dernière possibilité de fournir les documents et les informations nécessaires au personnel de contrôle du département. Il peut s'agir de copies imprimées des bons de commande, des données relatives aux transactions et des preuves de paiement pour toutes les transactions encore en cause. Le contribuable disposera de 30 jours à compter de la date de la présente lettre pour contacter l'auditeur principal, *****, à l'adresse *****@tax.virginia.gov ou (804) *****, afin de convenir d'un rendez-vous pour l'examen des documents supplémentaires.
Après examen, l'auditeur du département peut demander des informations supplémentaires, ajuster l'audit et émettre un remboursement, si cela est justifié, sur la base des informations fournies. Le vérificateur enverra au contribuable une explication écrite des ajustements éventuels.
Les articles du code de Virginia , les règlements et les documents publics cités sont disponibles en ligne à l'adresse www.tax.virginia.gov dans la section "Laws, Rules & Decisions" du site web du ministère. Si vous avez des questions concernant cette décision, vous pouvez contacter ***** au bureau de la politique fiscale, des appels et des décisions, à l'adresse suivante : (804) *****.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
Craig M. Burns
Commissaire à la fiscalité
AR/4057.B