Décisions du commissaire fiscal

6 janvier 2023

Re : § 58.1-1821 Application : Retenue à la source

Chère ***** :

Nous répondons à votre lettre dans laquelle vous demandez la correction des avis d'imposition à la source adressés à ***** (le "contribuable"), pour les périodes imposables allant de janvier 2017 à décembre 2019.

FAITS

Le contribuable était une association sans but lucratif qui vendait des assurances-vie et des rentes à ses membres. Elle a délivré le formulaire W-2à certains vendeurs à temps plein qu'elle a classés à la fois comme employés statutaires et comme entrepreneurs indépendants. Le contribuable a également délivré le formulaire 1099à son personnel de vente à temps partiel. Certains vendeurs à temps plein ont également reçu le formulaire 1099pour la vente de produits d'assurance et de produits financiers par l'intermédiaire de deux entreprises affiliées au contribuable.  

Le département a contrôlé le contribuable pour les périodes allant de janvier 2017 à décembre 2019. Sur la base d'une décision concernant un travailleur qui avait déposé un formulaire SS-8 (Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding) auprès de l'Internal Revenue Service (IRS), le département a conclu que tous les vendeurs à temps plein ayant reçu des W-2auraient dû être considérés comme des employés et que l'impôt sur le revenu de Virginia aurait dû être retenu sur leurs commissions. En conséquence, des avis d'imposition ont été émis pour le prélèvement de l'impôt à la source dû. Le contribuable a fait appel, soutenant que les travailleurs en question étaient des entrepreneurs indépendants.  

DÉTERMINATION

Définition de l'employé

Virginia Code § 58.1-460 définit le terme "employé" comme "une personne physique, qu'elle soit résidente ou non du Commonwealth, qui effectue ou a effectué un service dans le Commonwealth en échange d'un salaire...". ." Le Code of Virginia ne définit pas le terme "entrepreneur indépendant" aux fins de la retenue à la source de l'impôt sur le revenu. En vertu du titre 23 du code administratif de Virginie (VAC) 10-140-10, la relation entre un employeur et un employé ou un entrepreneur indépendant est déterminée conformément au test énoncé dans le Treas. Reg. § 31.3401(c)-1. Ce règlement prévoit généralement qu'"un employé est soumis à la volonté et au contrôle de l'employeur, non seulement en ce qui concerne ce qu'il doit faire, mais aussi la manière dont il doit le faire".  

Dans l'affaire Public Document (P.D.) 21-56 (5/4/2021), le ministère a adopté l'analyse de la common law pour déterminer si une personne est un employé ou un entrepreneur indépendant. Conformément à l'IRS, le département prendra en considération toutes les informations relatives à la relation entre le travailleur et l'entreprise qui fournissent des preuves du degré de contrôle et du degré d'indépendance qui existaient. Voir Internal Revenue Code (IRC) § 3121(d)(2) et Treas. Reg. § 31.3121(d)-1. Dans sa publication 15-A, l'IRS explique que les faits fournissant cette preuve se répartissent en trois catégories : le contrôle comportemental, le contrôle financier et le type de relation entre les parties. Pour ce faire, le département examinera toutes les preuves concernant la classification d'un travailleur, y compris, mais sans s'y limiter, les contrats qui existaient entre le contribuable et les personnes en question, ainsi que les témoignages écrits ou oraux de personnes ayant connaissance des relations, y compris les membres de la direction ou les personnes elles-mêmes. Ces preuves peuvent également inclure les types de documents utilisés pour prouver la classification du travailleur dans le cadre du test du facteur 20 énuméré dans la Rev. Rul. 87-41.

Employé statutaire

Le terme "statutory employee" fait généralement référence aux personnes appartenant à certains groupes professionnels décrits dans l'IRC § 3121(d)(3) qui seraient normalement des entrepreneurs indépendants en vertu de la common law, mais qui sont des salariés aux fins de l'impôt fédéral sur l'emploi en vertu de la loi fédérale sur les cotisations d'assurance (FICA). Voir Rev. Rul. 90-93, 1990-2 CB 33. Les vendeurs d'assurance-vie à temps plein qui ne sont pas des employés de droit commun sont expressément considérés comme des employés statutaires en vertu de l'IRC § 3121(d)(3). Les personnes qui appartiennent à l'une des catégories énumérées à l'IRC § 3121(d)(3) ne sont des employés statutaires que pour certaines dispositions spécifiques de l'IRC. Ils peuvent toujours être considérés comme des entrepreneurs indépendants aux fins de la retenue à la source. Voir Rev. Rul. 90-93.

SS-8 Déterminations

Le formulaire SS-8 est une demande adressée par un travailleur ou une entreprise à l'IRS pour déterminer si les services fournis par le travailleur à l'entreprise sont ceux d'un employé ou d'un entrepreneur indépendant. La détermination SS-8 de l'IRS dans ce cas a été émise par l'IRS à la demande de l'un des vendeurs du contribuable.  

L'auditeur a conclu qu'étant donné que l'IRS a déterminé que le vendeur décrit dans le SS-8 était un employé de droit commun, tous les vendeurs du contribuable qui étaient des employés statutaires étaient également des employés de droit commun soumis à la retenue à la source. Le contribuable soutient que la détermination de SS-8 était incorrecte. Le contribuable déclare également qu'il conteste la décision de l'IRS.  

En outre, le contribuable affirme que le scénario présenté dans le SS-8 ne s'appliquait pas à l'ensemble de son personnel de vente inclus dans l'audit. Les vendeurs à temps plein ont reçu le formulaire W-2en tant qu'employés statutaires. Les vendeurs à temps partiel ont reçu le formulaire 1099en tant qu'entrepreneurs indépendants. Le contribuable explique que certains vendeurs à temps plein ont été transférés à temps partiel et que certains vendeurs à temps partiel ont été transférés à temps plein. En outre, elle indique qu'une partie de son personnel de vente a été promue à des postes de direction et que des cadres ont été réaffectés à la force de vente. En outre, le contribuable déclare que certains membres du personnel ont effectué des travaux pour des sociétés affiliées pour lesquels ils ont reçu le formulaire 1099.  

L'IRS attribue les demandes de formulaire SS-8 à des techniciens qui examinent les faits, appliquent la loi et rendent une décision. Une décision formelle est généralement adressée au payeur et au travailleur. La procédure de détermination du SS-8 n'est pas considérée comme un audit et les droits d'appel qui peuvent être disponibles dans le cadre d'un examen ne s'appliquent pas. Une partie qui n'est pas d'accord avec une détermination officielle de SS-8 peut toutefois demander un réexamen à l'IRS.  

En outre, une détermination officielle de SS-8 ne s'applique qu'au travailleur ou à la catégorie de travailleurs qui en fait la demande, et la décision n'est contraignante que pour l'IRS. Bien qu'elles puissent être informatives, les déterminations SS-8 ne sont pas juridiquement contraignantes pour le Département ou même pour l'entreprise qui fait l'objet d'une détermination SS-8.  

Audits des retenues à la source

En vertu des dispositions du Virginia Code § 58.1-205, l'évaluation d'une taxe par le département est considérée comme correcte à première vue. Il incombe donc au contribuable de prouver que l'évaluation du département est incorrecte.  

La réglementation du ministère exige toutefois une évaluation des registres de l'employeur afin de déterminer si ses travailleurs sont des salariés ou des entrepreneurs indépendants, conformément aux facteurs énumérés dans la loi Treas. Reg. § 31.3121(d)-1 et comme décrit plus en détail dans la Rev. Rul. 87-41 et, plus récemment, dans la publication de l'IRS 15-A. Voir P.D. 18-107 (6/6/2018), P.D. 20-170 (9/22/2020), P.D. 21-56, P.D. 21-81 (7/6/2021) et P.D. 22-39 (3/8/2022).  

Le personnel de contrôle du ministère doit donc donner aux contribuables la possibilité de présenter des informations et des preuves concernant leurs relations avec les travailleurs. Ces preuves peuvent prendre la forme de documents écrits, y compris, mais sans s'y limiter, les contrats qui existaient entre le contribuable et les personnes en question. Les preuves peuvent également inclure, mais sans s'y limiter, des témoignages écrits ou oraux de personnes ayant connaissance des relations, y compris des membres de la direction ou les personnes elles-mêmes dont le département tente de déterminer si elles étaient des employés ou des entrepreneurs indépendants. Une fois que le contribuable a eu la possibilité de présenter ces informations, l'équipe d'audit doit procéder à une évaluation complète de ces éléments de preuve et documenter intégralement son analyse pour parvenir à ses conclusions d'audit.

Dans ce cas, le personnel d'audit du ministère s'est appuyé sur une détermination SS-8 émise par l'IRS qui concernait un vendeur. L'auditeur a alors conclu que chaque vendeur était un employé et a émis des évaluations en conséquence.  

CONCLUSION

Le personnel d'audit n'ayant pas évalué les registres du contribuable afin de déterminer si certains de ses vendeurs étaient des employés ou des entrepreneurs indépendants, le dossier sera renvoyé au personnel d'audit afin qu'il procède à un examen complet des relations en question conformément aux procédures décrites ci-dessus. Le contribuable, quant à lui, doit fournir des informations suffisantes pour étayer son affirmation selon laquelle ses travailleurs étaient des entrepreneurs indépendants au cours des périodes fiscales en question. En particulier, le contribuable et le personnel d'audit doivent examiner la publication de l'IRS 15-A pour une discussion sur les différentes catégories de facteurs en question.  

Une fois l'examen terminé, l'équipe d'audit est chargée de préparer un rapport d'audit révisé et de communiquer les résultats de l'examen au contribuable par écrit. Le rapport doit analyser en détail toutes les informations que le contribuable est en mesure de fournir concernant les facteurs décrits ci-dessus. Si le contribuable souhaite faire appel du résultat du contrôle révisé, il disposera de 90 jours à compter de la date à laquelle l'équipe de contrôle a communiqué par écrit le résultat du contrôle pour faire appel.

Les articles du Code of Virginia, les règlements et les documents publics cités sont disponibles en ligne à l'adresse www.tax.virginia.gov dans la section "Laws, Rules & Decisions" du site web du ministère. Si vous avez des questions concernant cette décision, vous pouvez contacter le bureau de la politique fiscale, des appels et des décisions (Office of Tax Policy, Appeals and Rulings) à l'adresse suivante : *****.

Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,

Craig M. Burns
Commissaire à la fiscalité

AR/4056.B