15 septembre 2020
Re : § 58.1-1821 Demande de remboursement : Taxe de vente au détail et taxe d'utilisation
Chère ***** :
La présente fait suite à vos lettres soumises au nom de ***** (le "contribuable") dans lesquelles vous contestez le refus des demandes de remboursement de la taxe sur les ventes et de la taxe d'utilisation pour la période allant de janvier 2013 à décembre 2014. Je vous prie de m'excuser pour le retard pris dans la réponse à votre appel.
FAITS
Dans une lettre datée de décembre 9, 2015, le contribuable, par l'intermédiaire de son représentant, a présenté deux demandes de remboursement pour la période en question. Les documents reçus par le département contenaient un CD pour chaque demande de remboursement. Le Département n'est pas en mesure d'exclure les médias externes et, conformément à la politique du Département, les demandes de remboursement ont été renvoyées à l'adresse du représentant du contribuable en décembre 2015. En outre, une lettre de soumission de données a été envoyée par le département au siège du contribuable, indiquant qu'en raison de la réception de la documentation sous la forme d'un CD, le département n'était pas en mesure de traiter les demandes de remboursement conformément à la politique de sécurité du département. La lettre demandait au contribuable de soumettre à nouveau les demandes de remboursement par courrier électronique sécurisé ou sur papier. En août 2018, le vérificateur du département a informé le contribuable que ses demandes de remboursement pour la période en question avaient été renvoyées au contribuable et n'avaient pas été examinées par le département. Le contribuable a réintroduit les demandes de remboursement et a ensuite été informé par l'auditeur du département que les demandes de remboursement n'avaient pas été déposées dans les délais et qu'elles avaient été refusées.
Le contribuable conteste le refus des demandes de remboursement. Le contribuable maintient que les demandes de remboursement soumises en décembre 2015 ont été déposées dans les délais. Le contribuable déclare que chaque demande comprenait une lettre d'accompagnement indiquant la soumission d'une demande de remboursement de la taxe sur les ventes correspondante, un tableau répartissant le remboursement demandé sur la base des revenus du contribuable provenant de la fourniture de services Internet, des copies de factures et d'autres documents papier. Le contribuable déclare en outre qu'il a fourni un CD avec chaque demande de remboursement, contenant une copie des tableaux qui avaient été fournis sur papier. Le contribuable maintient que les informations figurant sur les CD venaient compléter la documentation papier et n'étaient pas censées constituer la seule source de documentation pour justifier les demandes de remboursement. Le contribuable soutient que la documentation papier aurait pu être utilisée par le département pour prendre une décision concernant les demandes de remboursement, et que les CDs ne contenaient aucune information vitale pour le traitement des remboursements. Le contribuable demande que la documentation papier déposée précédemment soit utilisée par le département pour examiner les demandes de remboursement. Le contribuable soutient que les demandes de remboursement n'ont pas été renvoyées à lui-même ou à son représentant. Le contribuable soutient en outre que ni lui ni son représentant n'ont reçu la lettre de soumission de données du ministère avant qu'elle ne soit fournie en août 2018 par l'auditeur du ministère.
DÉTERMINATION
Conformément au Virginia Code § 58.1-1823, une demande de remboursement doit être faite par un contribuable dans un délai de "trois ans à compter du dernier jour prescrit par la loi pour le dépôt d'une déclaration dans les délais impartis...." Le titre 23 du code administratif de Virginie 10-210-3040 stipule que "les remboursements ne peuvent être autorisés que si la demande est faite dans les trois ans suivant la date d'échéance de la déclaration".
Sur la base des informations dont je dispose, je crois comprendre que le ministère a reçu les demandes de remboursement en question en décembre 2015. Toutefois, les demandes de remboursement n'ont pas été traitées ni examinées parce qu'elles contenaient des CDs. Les dossiers du département montrent que les demandes de remboursement originales ont été renvoyées par courrier au représentant du contribuable et que la lettre de soumission des données a été envoyée au contribuable. Les demandes de remboursement soumises à nouveau ont été rejetées par le département en août 2018 parce que le délai de prescription avait expiré.
La lettre de transmission des données accuse réception des demandes de remboursement pour la période concernée. En outre, la lettre de soumission des données ne fixe pas de date limite pour la remise des documents papier ou la soumission par courrier électronique sécurisé. En conséquence, j'estime que les demandes de remboursement ont été déposées dans les délais par le contribuable en décembre 2015, et que le contribuable est autorisé à soumettre à nouveau les demandes de remboursement pour la période en question. Les demandes de remboursement doivent être adressées au Département dans un délai de 60 jours à compter de la date de la présente lettre. Le vérificateur du département prendra contact avec le contribuable pour coordonner l'envoi des demandes. La documentation fournie par le contribuable en août 2018 est appropriée pour l'examen des demandes de remboursement et doit être fournie à nouveau. Si les demandes de remboursement soumises à nouveau ne sont pas reçues dans le délai imparti, le refus des demandes de remboursement sera maintenu.
Si vous avez des questions concernant la documentation à fournir, veuillez contacter l'auditeur du département. Si, au cours de l'examen, le vérificateur du département détermine qu'une documentation supplémentaire est nécessaire, le contribuable doit fournir cette documentation dans le délai fixé par le vérificateur pour qu'elle soit prise en compte dans l'examen des demandes de remboursement.
L'article et le règlement du code de Virginie cités sont disponibles en ligne à l'adresse www.tax.virginia.gov dans la section "Lois, règles et décisions" du site web du ministère. Si vous avez des questions concernant cette réponse, vous pouvez contacter ***** au bureau de la politique fiscale, des appels et des décisions (Office of Tax Policy, Appeals and Rulings) du ministère, à l'adresse suivante : *****.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
Craig M. Burns
Commissaire à la fiscalité
AR/2142P