Août 27, 2019
Re : § 58.1-1821 Application : Impôt sur le revenu des personnes physiques
Chère ***** :
Nous répondons à votre lettre dans laquelle vous demandez la correction des cotisations d'impôt sur le revenu des personnes physiques émises à l'égard de ***** (les "contribuables") pour les exercices fiscaux terminés les décembre 31, 2015 et 2017.
FAITS
Les contribuables, un mari et sa femme, ont rempli des déclarations d'impôt sur le revenu de résidents de Virginie pour les années fiscales 2015 à 2017 en demandant des déductions détaillées. Lors de l'audit, le département a refusé les déductions pour les dépenses non remboursées des employés pour le kilométrage, les vêtements de travail, la blanchisserie, le téléphone portable et l'internet. Le département a rectifié les déclarations et établi des cotisations. Le contribuable fait appel, soutenant que les informations fournies étaient suffisantes pour justifier les déductions refusées et demande au département d'autoriser les déductions telles qu'elles ont été demandées dans leurs déclarations initiales.
DÉTERMINATION
Conformité
Le Virginia Code § 58.1-301 prévoit, à quelques exceptions près, que la terminologie et les références utilisées dans le titre 58.1 du Virginia Code ont la même signification que celle prévue dans l'IRC, à moins qu'une signification différente ne soit clairement requise. La conformité ne s'étend pas aux termes, concepts ou principes qui ne sont pas spécifiquement prévus dans le code de la Virginia. En ce qui concerne l'impôt sur le revenu des personnes physiques, la Virginie se conforme à la législation fédérale, en ce sens qu'elle prévoit le calcul du revenu imposable en Virginie sur la base du revenu brut ajusté fédéral (Federal adjusted gross income - FAGI). Les revenus correctement inclus dans le FAGI d'un résident de Virginie sont soumis à l'impôt de la Virginie, à moins qu'ils ne soient spécifiquement exonérés en tant que modification de la Virginie conformément au Virginia Code § 58.1-322.01 par § 58.1-322.04.
En règle générale, le département s'appuie sur l'exactitude des informations et des calculs figurant dans la déclaration fédérale de revenus lorsqu'il examine les déclarations de revenus des particuliers de Virginia. Si les informations fournies dans la déclaration fédérale semblent raisonnables, il n'y a généralement pas de raison de regarder derrière ces calculs. Toutefois, le ministère conserve le pouvoir d'ajuster le FAGI et les déductions détaillées lorsqu'il existe des preuves évidentes que les montants déclarés dans la déclaration de revenus fédérale ou de Virginia ne sont pas conformes à l'IRC. Voir le Virginia Code § 58.1-219.
Virginia Code § 58.1-322.03 1 permet à un particulier de déduire de son revenu brut ajusté de Virginia certains montants autorisés pour les déductions détaillées dans le cadre de l'impôt fédéral sur le revenu. Ces déductions comprennent les frais médicaux, les contributions caritatives et les frais professionnels, à condition qu'elles soient demandées conformément à l'IRC et à ses règlements.
Dépenses professionnelles non remboursées
En vertu de l'IRC § 162, les contribuables sont autorisés à déduire toutes les dépenses commerciales ordinaires et nécessaires payées ou encourues au cours de l'année d'imposition dans le cadre de l'exercice d'un commerce ou d'une entreprise. Ces dépenses doivent être directement liées ou se rapporter au commerce ou à l'entreprise du contribuable. Voir Treas. Reg. § 1.162-1. En vertu de l'article 67 de l'IRC, un particulier ne peut déduire les frais professionnels non remboursés, ainsi que certaines autres déductions diverses, que dans la mesure où ils dépassent collectivement 2% du FAGI, communément appelé "2% floor".
Frais de transport
Les frais de fonctionnement et d'entretien d'une voiture utilisée à des fins professionnelles sont déductibles. Les contribuables peuvent utiliser les coûts d'exploitation réels ou le taux kilométrique standard de l'entreprise pour calculer les coûts déductibles. Voir Rev. Proc. 2010-51 (12/3/2010). Dans l'affaire PLR 8023052 (3/12/1980), l'Internal Revenue Service (IRS) a décidé qu'une personne occupant plusieurs emplois dans la même localité pouvait déduire les frais de transport encourus pour se rendre d'un emploi à l'autre. Toutefois, les frais de déplacement du domicile au premier emploi et du dernier emploi au domicile sont généralement des frais de déplacement non déductibles.
Les dépenses peuvent être justifiées par l'établissement d'un journal ou d'un registre quotidien des dépenses, tenu de manière suffisamment détaillée pour permettre au contribuable d'identifier facilement le montant et la nature de toute dépense, et par la conservation des pièces justificatives, en particulier en ce qui concerne les dépenses importantes ou exceptionnelles. Voir Treas. Reg. § 1.162-17(d)(2). La méthode d'enregistrement des frais professionnels est décrite plus en détail dans la publication de l'IRS 463, Travel, Entertainment, Gift and Car Expense (frais de voyage, de divertissement, de cadeau et de voiture).
Les contribuables ont demandé la déduction pour le kilométrage standard pour les trois années d'imposition en question. Au cours de l'audit, les contribuables ont fourni un carnet de voyage indiquant la semaine et les kilomètres parcourus, mais ils n'ont pas indiqué le point de départ des calculs, la destination, ni si le calcul incluait les kilomètres parcourus depuis leur domicile jusqu'au premier lieu. Les déclarations des contribuables concernant les politiques de remboursement des frais kilométriques de leurs employeurs respectifs n'ont pas non plus été fournies.
Vêtements de travail et frais de blanchissage
L'IRC § 162 permet aux employés de déduire le coût et les frais de nettoyage à sec de leurs vêtements de travail ou de leur uniforme, à condition que ces vêtements soient portés dans le cadre de l'emploi du contribuable et qu'ils ne soient pas adaptés à une utilisation quotidienne. Voir également la publication de l'IRS 529 (2014). Un simple vêtement distinctif ne répond pas aux exigences de cette section. Les exemples incluent, sans s'y limiter, les uniformes des pompiers, des services de santé et des forces de l'ordre. Les contribuables ont fourni une liste des vêtements achetés, notamment des chemises, des chaussures, des chaussettes et des vêtements d'extérieur professionnels. En l'absence de documentation supplémentaire sur les articles vestimentaires spécifiques et les exigences en matière de tenue vestimentaire, ces articles semblent pouvoir être portés tous les jours.
Frais de téléphone portable
En vertu de l'article 280A de l'IRC, les dépenses peuvent être déduites pour l'utilisation professionnelle des services publics, tels qu'une ligne de téléphone portable et l'accès à l'internet. Les dépenses qui profitent à la fois à l'usage personnel et professionnel du contribuable doivent être réparties et seule la partie attribuable à l'entreprise peut être déduite. Voir Document public (D.P.) 16-53 (4/11/2016). L'auditeur a refusé les dépenses liées au téléphone portable et à l'internet parce qu'ils étaient également utilisés à des fins personnelles par les contribuables. Un registre indiquant les paiements pour le téléphone portable et l'internet a été fourni. Cependant, il n'y avait pas de distinction identifiable entre la nature professionnelle et personnelle de l'utilisation. Les frais de téléphone portable et d'internet ne seraient déductibles que pour les appels et l'utilisation liés à l'activité professionnelle.
CONCLUSION
Les contribuables doivent tenir des registres suffisants pour permettre à l'IRS de déterminer l'impôt dont ils sont redevables. Voir Treas. Reg. § 1.6001-1(a). De même, le Virginia Code § 58.1-310 prévoit :
Lorsque le département estime qu'il est nécessaire d'examiner les déclarations fédérales de revenus ou une copie de ces déclarations pour une personne physique, une succession, une fiducie, une société de personnes ou une société de capitaux afin de vérifier correctement ces déclarations, le département ou le commissionnaire du revenu a le droit de demander à ce contribuable de fournir ces déclarations ou une copie de ces déclarations ainsi que tous les états, inventaires et tableaux à l'appui de ces déclarations.
En vertu des dispositions du Virginia Code § 58.1-205, dans toute procédure relative à l'interprétation des lois fiscales de la Virginia, une "évaluation d'un impôt par le département sera considérée comme correcte à première vue". Il incombe donc au contribuable de démontrer que les évaluations sont erronées.
Les contribuables ont fourni des documents attestant des totaux kilométriques hebdomadaires pour chaque année d'imposition. Cependant, les contribuables n'ont pas fourni suffisamment de détails sur les lieux de début et de fin des calculs, ni sur la politique de remboursement éventuellement mise en place par les employeurs des contribuables. Les contribuables ont également fourni une liste des vêtements pour lesquels ils ont bénéficié d'une déduction, à savoir des chemises, des pantalons, des chaussettes, des blazers et des costumes. Bien que le port de ces vêtements puisse être une condition d'emploi, ils semblent également convenir à une utilisation quotidienne. C'est pourquoi il n'est pas déductible en tant que dépense professionnelle. Tout comme les problèmes de spécificité de la documentation des contribuables concernant les frais de voyage, les preuves fournies pour étayer la déduction des frais de téléphone portable manquent des détails nécessaires. Sur la base de la législation applicable citée ci-dessus et des informations présentées, il n'y a aucune raison d'annuler les cotisations du ministère pour les années d'imposition 2015 à 2017.
Je donnerai toutefois aux contribuables une dernière occasion de fournir des documents adéquats concernant les frais de transport et d'utilisation des téléphones portables. La documentation doit être soumise dans un délai de 30 jours à compter de la date de la présente lettre à l'adresse suivante : Virginia Department of Taxation, Office of Tax Policy, Appeals and Rulings, P.O. Box 27203, Richmond, Virginia 23161-7203, Attention : *****, Tax Analyst. Dès réception, la documentation sera examinée et les évaluations pourront être ajustées, le cas échéant. Si la documentation n'est pas reçue dans le délai imparti, les évaluations seront considérées comme correctes.
Les articles du Code of Virginia et les documents publics cités sont disponibles en ligne à l'adresse www.tax.virginia.gov dans la section "Laws, Rules & Decisions" du site web du ministère. Si vous avez des questions concernant cette décision, vous pouvez contacter le bureau de la politique fiscale, des appels et des décisions (Office of Tax Policy, Appeals and Rulings) à l'adresse suivante : *****.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
Craig M. Burns
Commissaire à la fiscalité
AR/1983.A