Type d'impôt
Taxe de vente au détail et taxe d'utilisation
Description
Évaluation des ventes, des dépenses et des achats d'actifs du contribuable.
Sujet
Pertinence de la méthodologie d'audit,
Exemptions,
Dossiers/retours/paiements
Date d'émission
10-16-2009
16 octobre 2009
Re : § 58.1-1821 Application : Taxe sur les ventes au détail et la taxe d'utilisation
Chère ***** :
Nous répondons à votre lettre dans laquelle vous demandez la correction d'un avis d'imposition sur les ventes au détail et la taxe d'utilisation délivré à ***** (le contribuable "" ) pour la période allant d'avril 2001 à décembre 2006. Je vous prie de m'excuser pour le retard pris dans la réponse à votre lettre.
FAITS
Le contribuable est une boulangerie et un restaurant de gros qui a fait l'objet d'un contrôle de la part du ministère. Les ventes, les dépenses et les achats d'actifs du contribuable ont fait l'objet d'une évaluation. En raison de l'absence de registres adéquats, le département a utilisé des estimations pour déterminer une partie de la responsabilité du contribuable. Le contribuable affirme que les estimations ont donné lieu à une évaluation erronée. Le contribuable conteste la validité de deux renonciations signées avec le département pour prolonger le délai de prescription de l'évaluation. Le contribuable reconnaît que l'évaluation de ses ventes de restaurants pour l'année 2004 est correcte.
DÉTERMINATION
Exigences en matière d'archivage
Code de Virginie § 58.1-633 A prévoit que :
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- Tout commerçant tenu de faire une déclaration et de payer ou de percevoir une taxe en vertu du présent chapitre doit tenir et conserver des registres appropriés des ventes, locations ou achats, selon le cas, imposables en vertu du présent chapitre, ainsi que tout autre livre de comptes nécessaire pour déterminer le montant de la taxe due en vertu du présent chapitre, et toute autre information pertinente pouvant être exigée par le commissaire aux impôts.
- Tout commerçant tenu de faire une déclaration et de payer ou de percevoir une taxe en vertu du présent chapitre doit tenir et conserver des registres appropriés des ventes, locations ou achats, selon le cas, imposables en vertu du présent chapitre, ainsi que tout autre livre de comptes nécessaire pour déterminer le montant de la taxe due en vertu du présent chapitre, et toute autre information pertinente pouvant être exigée par le commissaire aux impôts.
Au cours de l'audit, le contribuable n'a pas été en mesure de fournir à l'auditeur des registres détaillés et des informations permettant de vérifier les ventes pour les parties boulangerie et restaurant de l'entreprise. Les pièces justificatives de certaines dépenses et de certains achats d'actifs effectués dans le cadre de l'audit n'étaient pas non plus disponibles. Le contribuable a eu la possibilité de fournir des documents à l'appui des ajustements apportés à l'audit. L'audit a été ajusté dans les cas où la documentation fournie justifiait les ajustements. Par exemple, l'auditeur a constaté des différences entre les dépôts bancaires et les ventes déclarées dans les déclarations d'impôt fédéral sur le revenu pour les ventes de boulangerie du contribuable. Le contribuable a été en mesure de fournir une certaine documentation pour les différences et le contrôle a été ajusté en conséquence. Toutefois, certaines divergences dans ce domaine et dans d'autres domaines sont restées dans l'audit.
En outre, je ne peux pas accepter qu'un ajustement du passif de l'actif immobilisé soit justifié sur la base de la facture manuscrite révisée fournie par le contribuable. La facture originale des biens en question ne comportait pas de ligne pour la taxe sur les ventes ou les frais d'expédition. Bien qu'une deuxième facture ait été présentée à l'auditeur, indiquant les montants de la taxe sur les ventes et des frais d'expédition, il semble qu'il s'agisse d'une version modifiée de la facture originale, dont l'authenticité est sujette à caution. Cette facture n'est acceptable que si le contribuable obtient une lettre ou une déclaration signée du vendeur certifiant que les frais figurant sur la facture sont exacts et que le vendeur a versé au ministère la taxe sur les ventes figurant sur la facture. Le vendeur doit également fournir un numéro d'enregistrement valide de Virginia sous lequel la taxe a été déclarée.
Les achats ont été examinés par l'auditeur sur la base des informations relatives aux déductions de dépenses figurant dans les déclarations d'impôt fédéral sur le revenu du contribuable. Le contribuable n'a pas été en mesure de fournir des factures pour un grand nombre des achats de dépenses figurant sur la liste des exceptions de l'audit. Conformément aux exigences en matière de tenue de registres précédemment abordées dans la présente lettre, les éléments sont restés dans l'audit parce que le contribuable n'a pas pu fournir la preuve que des taxes sur les ventes ou sur l'utilisation ont été payées sur ces dépenses.P. D. 09-152
Conformément à la Va. Code § 58.1-205, un avis d'imposition émis par le département est considéré comme étant à première vue Il incombe au contribuable de prouver que l'évaluation est correcte et qu'elle est incorrecte. Sur la base des exigences en matière de tenue de registres mentionnées ci-dessus, il n'existe actuellement aucune base pour ajuster l'audit en l'absence de registres et de documentation adéquats pour étayer ces ajustements. J'accepte cependant d'accorder au contribuable 45 jours pour fournir au département des documents supplémentaires à examiner en vue d'éventuels ajustements de l'audit.
Certificats d'exemption
Le titre 23 VAC 10-210-280 A stipule :
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- Toutes les ventes, tous les baux et toutes les locations de biens meubles corporels sont soumis à la taxe jusqu'à preuve du contraire. La charge de la preuve de l'inapplication de la taxe incombe au concessionnaire, sauf s'il recueille, de bonne foi, auprès de l'acquéreur ou du locataire, une attestation d'exonération indiquant que le bien est exonéré en vertu de la loi. .... Un certificat incomplet, invalide, infirme ou incohérent n'est jamais acceptable, que ce soit avant ou après la notification.
Le contribuable ne collectait pas les certificats d'exonération au moment de la vente pour justifier les ventes exonérées à ses clients. Le contribuable a fourni quelques certificats d'exonération au vérificateur au cours du contrôle. Certaines ventes ont été retirées de l'audit parce que l'auditeur a déterminé que les certificats d'exemption de ces clients étaient valides. D'autres certificats ont été jugés non valables et les ventes à ces clients n'ont pas été retirées de l'audit.
Dans le document public 98-29 (2/20/98), le Département a décidé que les certificats d'exemption reçus par un contribuable pendant ou après un audit font l'objet d'un examen plus approfondi par le Département et ne peuvent être acceptés que si le Département est en mesure de confirmer que l'utilisation du certificat par le client est valable et appropriée pour la transaction spécifique en question. L'absence de certificat d'exonération lors d'une vente indique que le certificat n'a pas été accepté de bonne foi par le vendeur. L'examen des certificats d'exemption fournis révèle que certains ne comportent pas de signature, de numéro de compte ou d'autres informations requises. Comme l'indique le P.D. 97-95 (2/21/97), les certificats d'exemption doivent contenir certaines informations pour être valables. Je suis également préoccupé par le fait que les certificats semblent avoir été préparés par la même personne et non par chaque client, comme cela devrait normalement être le cas. Conformément à la politique du département, les certificats d'exemption ont été correctement refusés par l'auditeur et l'évaluation est correcte en ce qui concerne cette question.
Période d'audit et renonciation à la prescription
Aux fins de la taxe sur les ventes et l'utilisation, Va. Code § 58.1-634 stipule, en partie, que "les impôts imposés par le présent chapitre doivent être établis dans un délai de trois ans à compter de la date à laquelle ces impôts sont devenus exigibles et payables." La loi stipule également que dans les cas où les déclarations n'ont pas été déposées, le département peut procéder à une évaluation à tout moment dans un délai de six ans à compter de la date à laquelle les impôts sont devenus exigibles et payables. Si le département a besoin d'un délai supplémentaire pour mener à bien un audit et établir un avis d'imposition supplémentaire, Va. Code § 58.1-220 autorise le commissaire fiscal et le contribuable à prolonger le délai légal pour procéder à l'évaluation. Le formulaire DT-36, Renonciation à la prescription de l'imposition, est utilisé par le Département à cette fin.
Le contribuable et le ministère ont initialement signé un formulaire DT-36 pour la période de contrôle allant de novembre 1, 2000 à octobre 31, 2006, qui prolongeait la période d'imposition jusqu'à novembre 30, 2007. Un deuxième formulaire DT-36 a été signé ultérieurement pour la période d'audit allant de novembre 1, 2000 à mai 31, 2007, prolongeant la période d'imposition jusqu'à avril 30, 2008. Un troisième formulaire DT-36 a été signé par les deux parties pour la période d'audit allant de novembre 1, 2000 à novembre 1, 2006, qui prolongeait la période d'imposition jusqu'à juillet 31, 2008. Le contribuable a modifié la date de fin de la période de contrôle d'octobre 31, 2006 à novembre 1, 2006 sur le troisième formulaire DT-36. L'avis d'imposition du ministère a été adressé au contribuable le 28, 2008. Le contribuable affirme que la deuxième renonciation n'est pas valable parce que la période de contrôle a été modifiée sans son autorisation. Le contribuable soutient également que la troisième renonciation n'est pas valable parce qu'elle n'a jamais été signée par un représentant du département et renvoyée au contribuable.
La plupart des contribuables sont tenus de remplir une déclaration de taxe sur les ventes et l'utilisation sur la base d'une période de déclaration mensuelle. Le département effectue des contrôles de la taxe sur les ventes et l'utilisation qui couvrent une partie de ces périodes mensuelles. La dette relative à la taxe sur les ventes et l'utilisation est calculée séparément pour chaque période mensuelle incluse dans l'audit, car les déclarations de taxe sur les ventes et l'utilisation doivent être déposées sur une base mensuelle. Pour les audits de la taxe sur les ventes et l'utilisation, chaque période de déclaration mensuelle au cours de la période d'audit est soumise au délai de prescription applicable, tel qu'il est défini dans le document Va. Code § 58.1-634. Ainsi, les périodes mensuelles les plus anciennes de l'audit sont généralement les périodes protégées par la renonciation, car le délai d'évaluation de ces périodes expire en premier. Si la période d'audit du deuxième formulaire DT-36 a été modifiée, le début de la période d'audit, à savoir le mois de novembre 1, 2000, est resté inchangé. Dans le cas présent, les périodes mensuelles qui ont été modifiées dans le formulaire DT-36 ont été imposées à la date de juillet 28, 2008, ce qui est conforme au délai de prescription. Le fait que la période d'audit ait été modifiée sur le formulaire DT-36 n'a aucune incidence sur la validité de la cotisation, étant donné que le délai de prescription pour la cotisation des périodes en question n'a pas expiré. Je constate également que le contribuable a signé le deuxième formulaire DT-36, ce qui indique qu'il accepte les informations contenues dans les dérogations.
Le contribuable soutient que le dernier formulaire DT-36 n'a jamais été signé par un représentant du département et renvoyé. Cependant, le ministère a dans ses dossiers une copie de la renonciation signée par le contribuable en mars 28, 2008 et par le représentant du ministère en avril 2, 2008. L'original a été envoyé à l'adresse professionnelle du contribuable. Vous trouverez ci-joint une copie de la renonciation signée. Tout en m'excusant pour la confusion possible causée par les problèmes liés aux dérogations, l'évaluation de l'audit est correcte en ce qui concerne cette question.
CONCLUSION
Je comprends les préoccupations du contribuable concernant le recours par le département à un deuxième auditeur pour terminer l'audit. Malheureusement, le premier auditeur a quitté le département et le deuxième auditeur a été chargé de terminer l'audit. Les dossiers du département indiquent que le contribuable n'a pas reçu de rapport d'audit final de la part du premier auditeur. Ce changement d'auditeur a obligé le second à réexaminer certains documents du contribuable pour s'assurer que l'audit avait été effectué correctement. Je peux vous assurer qu'il n'était pas dans l'intention du personnel d'audit du ministère de traiter le contribuable de manière inappropriée.
Comme indiqué précédemment, le contribuable peut soumettre des documents en vue d'un examen et d'éventuels ajustements de l'audit dans un délai de 45 jours à compter de la date de la présente lettre. Le contrôle sera ajusté si nécessaire et une facture révisée, avec les intérêts courus à ce jour, sera envoyée au contribuable. Si les informations demandées ne sont pas reçues dans les 45 jours ou si les informations fournies ne sont pas suffisantes pour justifier d'autres ajustements de l'audit, l'évaluation sera considérée comme correcte. Une facture actualisée, avec les intérêts courus, sera alors envoyée au contribuable. Dans les deux cas, la facture doit être payée dans les 30 jours pour éviter l'accumulation d'intérêts supplémentaires.
Le service Code de Virginie Les articles, règlements et documents publics cités, ainsi que d'autres documents de référence, sont disponibles en ligne à l'adresse www.tax.virginia.gov dans la section Tax Policy Library du site web du ministère. Si vous avez des questions à ce sujet ou si vous souhaitez soumettre des documents supplémentaires pour l'audit, veuillez contacter le Bureau de la politique fiscale, des appels et des décisions à l'adresse suivante : *****.
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- Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
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- Janie E. Bowen
Commissaire à la fiscalité
- Janie E. Bowen
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AR/1-2646257926.S
Décisions du commissaire fiscal